Een van de grootste pijnpunten van AFAS-gebruikers wordt nog voor de zomer opgelost, belooft Mark Pel, verantwoordelijk voor AFAS aan de RUG. Projectleiders krijgen straks eindelijk toegang tot een eenvoudig budgetoverzicht op één pagina.
Volgens Pel was het probleem dat de diverse mensen die aan een project werken verschillende behoeftes hadden. ‘Elk project heeft een projectcontroller die de balans in detail kan bekijken. Projectleiders willen gewoon zien wat er onder de streep staat.’
Deze zogeheten one-pager zou de kwestie eens en voor altijd moeten oplossen en is een nieuwe stap vooruit, zegt Pel. ‘Het eerste jaar was heel zwaar voor zowel de gebruikers als het AFAS-team, maar samen zijn we een heel eind gekomen. Nu hebben we een duidelijk beeld van elk budget, want dat is van fundamenteel belang voor de kwartaalrapporten. En we hebben volledig zicht op het financiële deel en de inkopen.’
Rekeningen
UKrant schreef vorige maand over de vele problemen die RUG-medewerkers nog hebben met AFAS, twee jaar nadat het systeem is ingevoerd. Zo werd er geklaagd dat je niet kan zien wie een aankoop heeft gedaan uit het budget, waardoor iemand makkelijk geld uit andermans budget kan besteden. Maar volgens Pel is dat verleden tijd.
Rekeningen worden meerdere keren gecheckt, zegt hij. ‘We vergelijken ze met eerdere rekeningen van hetzelfde bedrijf, we checken meermaals of er dubbele rekeningen zijn en we lopen ze ook nog eens door als ze weggegooid zijn, voor de zekerheid.’
De financiën van de RUG en het werk van AFAS-personeel aan de universiteit staan ook onder constant toezicht van een externe accountant. ‘We hebben complimenten gekregen van onze EY-auditor over de mate waarin we de financiën bewaken, en dat komt niet vaak voor’, zegt Pel. ‘Dat is een hele prestatie, mogelijk gemaakt door het werk van het AFAS-personeel en alle faculteiten.’
Delegeerknop
Over het ontbreken van een delegeerknop voor secretariaten, zegt voormalig projectmanager Erwin Boelens: ‘We hebben mogelijk gemaakt dat mensen andermans reiskosten en urenregistratie kunnen afhandelen, maar de uiteindelijke goedkeuring moet door de medewerker zelf gebeuren. De universiteit heeft daarvoor gekozen omdat dit wettelijk vereist is.’
Het inhuren van student-assistenten lag altijd al ingewikkeld, zegt Boelens. ‘Die werken af en aan vanaf de lente tot de herfst, zonder te weten of ze dat werk het volgende semester nog zullen doen. Maar ze krijgen één keer een jaaropgave. Dat maakte het al vanaf het begin vrij lastig.’
Uitzonderingen
De zaken gaan een stuk soepeler dan in het verleden, zegt Boelens, maar er zijn nog uitzonderingen. ‘Student-assistenten die een speciale werkvergunning nodig hebben vormen niet zo’n groot probleem, omdat het om een kleine groep mensen gaat. Maar het is nog steeds een probleem.’
‘Na twee jaar zijn we heel blij met de resultaten en de toewijding van het team’, zegt Pel. ‘Maar we zijn er nog niet. Optimaliseren is een continu proces en het systeem zal altijd in ontwikkeling zijn.’