Meer werk, minder overzicht
Alleen maar ellende met AFAS
Michael Wilkinson is ontstemd, om het netjes te zeggen. De hoogleraar computerwetenschappen en kunstmatige intelligentie had recent een onderzoeksproject afgerond toen er bericht kwam van de boekhouding van de Faculty of Science and Engineering. Of hij wel wist dat er nog 150.000 euro over was van het projectbudget? Had hij dat geweten, dan had hij de promovendi die eraan werkten een verlenging gegegeven.
‘Het is vrijwel onmogelijk om erachter te komen hoeveel geld er nog over is voor een project’, zegt hij. ‘Dat is nogal belachelijk. De belangrijkste eis die iedereen aan zijn bankierapp stelt, is dat je kunt nakijken hoeveel geld je nog op je rekening hebt staan.’
Wilkinson is een van de vele wetenschappers die nog altijd worstelen met AFAS, dat op 1 januari 2020 werd ingevoerd. Het universiteitsbrede softwaresysteem voor de salarisadministratie, financiën, personeelsmanagement en inkopen verving de vele losse, achterhaalde computerprogramma’s die tot dan toe werden gebruikt. AFAS bood één geïntegreerd systeem voor alles en zou veel efficiënter zijn – en hopelijk ook goedkoper.
Het enige probleem: AFAS is een ‘one size fits all’-systeem dat er niet voor gemaakt is om gebruikt te worden in een complexe organisatie zoals een universiteit. De ontwikkelaars dachten echter dat ze het wel konden aanpassen en het universiteitsbestuur gaf haar fiat om de invoering door te zetten.
Frustratie
Het liep vrijwel meteen mis. Het AFAS-projectteam kon de hoeveelheid vragen die binnenkwamen niet aan. Simpele dagelijkse klusjes werden onmogelijk. Financieel controllers schreeuwden van frustratie tijdens informatiebijeenkomsten. Medewerkers moesten voor elk klein dingetje de helpdesk bellen via een speciale hotline. Er werden extra bijeenkomsten georganiseerd om uit te leggen hoe bepaalde taken uitgevoerd moesten worden, maar die riepen meer vragen op dan ze beantwoordden.
Het is vrijwel onmogelijk om erachter te komen hoeveel geld er nog over is
Projectleider Erwin Boelens probeerde de universiteitsraad in maart 2020 gerust te stellen door te zeggen dat grote softwarewijzigingen nooit soepel verlopen. Ze zaten in de ‘vallei der wanhoop’, zei hij, op het dieptepunt dus. Nog twee maanden of zo, dan zouden de problemen zo’n beetje opgelost zijn.
Maar twee jaar later veroorzaakt AFAS nog steeds het ene probleem na het andere.
Aankopen doen is bijvoorbeeld ingewikkelder geworden, zegt technicus Arjen Kamp, die bij FSE werkt. ‘Het systeem is veel langzamer, kost meer werk, geeft minder informatie en veroorzaakt meer problemen.’
Zijn faculteit heeft een budget van rond de 160 miljoen euro per jaar. Onderzoek dat hier gedaan wordt, vereist vaak heel specifieke en lastig te vinden materialen of instrumenten. Het is dus cruciaal dat je kunt bijhouden wat je gekocht hebt. ‘Maar ondanks alle tijd die is verstreken, kunnen we nog steeds geen financieel overzicht krijgen van onze projecten’, zegt Kamp.
Verschillende antwoorden
Er zijn wel manieren om daar een mouw aan te passen, weet hij, maar die kosten extra tijd en moeite terwijl je zo’n overzicht snel en makkelijk zou moeten kunnen krijgen. ‘Je moet nu naar de boekhouding bellen om erachter te komen hoe het ervoor staat.’
En zelfs dan weet je nog niet zeker of de informatie die je krijgt wel klopt, stelt Marco Koopman, coördinator van de PhD Academy. ‘Ik maak me zorgen, want er stroomt veel geld door deze faculteit en daar hebben we geen rechtstreeks en nauwkeurig overzicht van.’
‘Als we vragen hoeveel geld er nog over is, krijgen we van iedereen die we spreken een ander antwoord’, zegt Wilkinson.
Geen controle
Wat het nog erger maakt: het is onmogelijk om in de gaten te houden wie wat koopt, zegt Kamp. ‘Iedereen op de universiteit kan geld uit willekeurige budgetten besteden.’
Om een aankoop te doen hoef je namelijk alleen maar een projectnummer en het nummer van het kostencentrum in te vullen – dat laatste is een soort bankrekeningnummer. En die nummers kun je opzoeken in het systeem. Kamp: ‘Als je zin hebt om iets te kopen maar daar niet voor wilt betalen, kun je een willekeurig nummer kiezen.’
Als je niet wilt betalen voor een aankoop, kun je een willekeurig nummer kiezen
Het oude systeem werkte op dezelfde manier, aangezien mensen uit verschillende onderzoeksgroepen wel eens samenwerken en dan dingen voor elkaar kopen. Maar vroeger kon de budgeteigenaar controleren wie een aankoop deed. Nu is dat alleen nog mogelijk als het om meer dan 100 euro gaat, en een deel van de medewerkers kan zelfs 500 euro of meer besteden voor de projectleider een seintje krijgt.
En zelfs dan kan diegene niet zien wie de aankoop precies heeft gedaan. ‘Ik heb het zelf uitgetest’, zegt Kamp. ‘Ik heb een paar mensen gevraagd of ik iets mocht kopen op hun rekening, maar zij zijn nooit geïnformeerd dat ik degene was die de aankoop deed. Een projectleider kan de uitgave goed- of afkeuren, maar er niet achter komen wie het heeft gedaan.’
Strengere regels
Zijn eigen hoogleraar besloot een keer om een anonieme factuur niet te betalen, voor een set sleutels die nooit aangekomen was en die niemand die zij kende had besteld. Maar de boekhouders drongen erop aan dat ze de factuur toch zou goedkeuren, anders kon de transactie niet doorgaan.
‘Nadat we er weken om gevraagd hadden, kregen we van hen de naam door van degene die de bestelling had gedaan. Maar er waren vier mensen aan de RUG met die naam. Omdat het niet om een groot bedrag ging, besloot ze uiteindelijk om de uitgave goed te keuren, om van het gedoe af te zijn’, zegt Kamp. ‘Waarom vraag je hoogleraren überhaupt om een rekening goed te keuren als afkeuren eigenlijk geen optie is?’
Het is een ‘enorme tekortkoming van het systeem’, vindt hij. En extra saillant, omdat de RUG de regels voor declaratie en aankopen heeft aangescherpt na de veroordeling van RUG-manager Hans G. voor het verduisteren van meer dan een miljoen euro in 2017.
Extra gedoe
Aankopen doen is niet het enige wat voor problemen zorgt binnen het softwaresysteem. Student-assistenten aannemen is ook lastiger geworden, omdat AFAS niet is gekoppeld aan de studentenadministratie. Voorheen, legt een secretaresse van de Faculteit Economie en Bedrijfskunde uit, hoefde ze alleen maar een studentnummer in te vullen om de benodigde informatie te krijgen. Nu kan ze alleen de basisgegevens invoeren en moet ze de student mailen om het formulier aan te vullen.
Het systeem is slechter dan wat we hiervoor hadden
Dat levert voor beide partijen extra gedoe op, vooral omdat ze niet kan nakijken of een student een werkvergunning heeft of niet. Zo niet, dan wordt de registratie niet afgerond. ‘Maar daar krijgen we geen melding van’, vertelt ze. Dus dan moeten zij en haar collega’s tickets sturen naar de helpdesk om erachter te komen wat er mis is gegaan. ‘We zijn eraan gewend geraakt, maar het systeem is slechter dan wat we hiervoor hadden.’
En dan is er nog de ontbrekende delegeerknop, die beloofd was maar nooit verschenen is. ‘Eerst zeiden ze dat het vanwege de privacy was en nu lijkt het erop dat het überhaupt niet mogelijk is binnen AFAS.’ Daardoor kan ze geen dingen meer regelen voor collega’s. ‘We kunnen alleen reiskosten voor ze opvoeren.’
Aparte taken
Miralda Meulman, clustercoördinator van kunst, cultuur en media, kunstgeschiedenis en media studies, kan haar teleurstelling ook niet verbergen. ‘Het systeem is inefficiënt en frustrerend.’
Als je het contract van een medewerker wilt verlengen en het aantal uren wilt uitbreiden, moet je twee aparte taken uitvoeren. ‘En als het een contract voor bepaalde tijd is, moet je eraan denken om de verlenging handmatig uit te zetten als het contract afloopt. Anders loopt het gewoon door.’
Haar meest recente en grootste ergernis: ‘Ik kan fte’s niet meer zomaar aanpassen, ik moet het precieze aantal minuten invoeren. Soms moet je exact raden hoeveel seconden iemand werkt om 0,35 of 0,55 fte toe te voegen. Het is belachelijk.’
Toegang krijgen tot het overzicht met de algemene status van medewerkers – wie er met verlof zijn, ziekteverlof dat is opgenomen – is ook trager en meer werk. ‘Voorheen kreeg ik dat overzicht direct te zien. Nu moet je een verzoek indienen en dan duurt het soms wel een week voor je antwoord krijgt’, zegt Eveline van der Werf, hr-medewerker bij FEB.
Kleine problemen
Toch is niet iedereen ontevreden. Steven Brakman, voorzitter van de afdeling Global Economics and Management bij FEB, zegt dat AFAS ‘relatief goed’ werkt. ‘Terugbetalingen zijn in de loop der tijd eenvoudiger geworden en congresbezoek en wat daarbij komt kijken is ook efficiënter geworden, vooral het regelen van vergoedingen. Er zijn wat kleine problemen, maar dat heb je met elk systeem.’
Terugbetalingen en congresbezoek zijn eenvoudiger geworden
Koopman geeft ook toe dat er dingen verbeterd zijn. Aan de hr-kant lijkt het soepel te lopen: lonen worden uitbetaald en mensen kunnen vakantiedagen en ziekteverlof inboeken. En Van der Werf zegt dat de personeelsdossiers meer informatie bevatten dan in het begin.
Esther Marije Klop, portefeuillehouders middelen van FSE en daarnaast voorzitter van de adviesraad waarin verbeteringen aan AFAS besproken worden, vindt dat AFAS van ver gekomen is. Ze zou het systeem een 8 geven.
‘Toen we bedrijfscoördinatoren vroegen om de problemen aan te wijzen, kwamen ze met 40 verschillende punten waarvan er nu 35 opgelost zijn’, stelde ze in een bijeenkomst van de faculteitsraad. ‘Maar de 20 procent die er nog ligt, kan helaas nog veel frustraties opleveren bij mensen.’
Het AFAS-team, hr en de boekhouding zijn hard aan het werk om de laatste gaten te stoppen, zegt ze. ‘Maar we zijn er nog niet helemaal.’
Koopman blijft in ieder geval sceptisch. ‘Het is absoluut waar dat het systeem flink verbeterd is. Maar er is inmiddels ook veel tijd verstreken en na twee jaar levert AFAS nog altijd veel werk op voor veel mensen.’
Verantwoording
UKrant heeft voor dit artikel in de anderhalve maand voorafgaand aan publicatie diverse keren per email en telefonisch contact gezocht met RUG-projectleider Erwin Boelens en anderen aan de RUG die betrokken zijn bij AFAS, maar kreeg geen inhoudelijke reacties.
Ik ken en werk al ruim 25 jaar met AFAS Profit ERP in het bedrijfsleven. Het is het meest succesvolle software bedrijf van Nederland en uit ervaring begrijp ik waarom, is gewoon geweldige bedrijf met geweldig product. Als ik dit in journalistiek opzicht slecht geschreven stuk (wederhoor reactie AFAS ontbreekt) lees, lijkt het mij meer dat het verantwoordelijke ICT team van de RUG voor dit project zelf grote steken heeft laten vallen, vermoedelijk al in de beginfase, alle wensen en eisen niet goed op papier vooraf, daardoor inrichting niet goed, en dan komen de gebruikersklachten, mede ook doordat mensen moeite hebben met overgang naar andere werkwijzen/vaak onwillig zijn “want ze doen het al zoveel jaar zo als ze gewend zijn”. Vaak ontbreekt het ook aan training bij de gebruikers waardoor ze niet weten hoe de gewenste informatie uit het systeem te halen. Het stuk komt zeer ongeloofwaardig en onterecht AFAS in diskrediet brengend op mij over, krijg meer het gevoel dat de verantwoordelijken binnen de RUG slecht werk geleverd hebben en hun handen in onschuld proberen te wassen
De helft van de problemen die worden benoemd kan iedere enigszins opgeleide afas applicatiebeheerder oplossen. Afas geeft je de mogelijkheid zelf de inrichting aan te passen (binnen de grenzen van het pakket). Misschien moet de universiteit het probleem intern zoeken en oplossen
Ik heb ooit eerder mijn ongenoegen geuit onder een stukje over AFAS.
Ik snap niet waarom alles in een ‘Duplo’ gebruikersinterface is gegoten waarbij alle overzicht van het proces ontbreekt. Ik erger mij voornamelijk aan het feit dat niet onmiddelijk valt na te gaan wie aan zijn of haar jasje kan worden getrokken wanneer iets stagneert. Alles lijkt te zijn afgeschermd voor je eigen collega’s. WIE doet je inkoop, WIE behandelt je verlofregistratie of declaratie? Deze info valt niet 123 te achterhalen.
Voorbeeld:
Deze tijden vragen om real-time inkoop om vooral maar niet achter het net te vissen. Zo zie ik de laatste tijd regelmatig dat de voorraden van een bepaalde IoT-chip, ontwikkelplatform of gereedschap hard teruglopen bij onze leveranciers. Om het onderzoek niet te laten stagneren, bestel ik de resterende voorraad. De inkoopopdracht verlaat de UG veelal pas na anderhalve week, met als gevolg dat de verwachte uitlevering ergens plaats zal vinden eind 2024, omdat de voorraad intussen op nul is uitgekomen.
Kan er a.u.b. duidelijke tijd-volgorde statusinformatie worden weergegeven in AFAS met naam en toenaam (+tel.), zodat niet alles telkens weer een helse zoektocht hoeft te worden in AFAS en op de UG website?
Dat is al jaren mogelijk. In elke workflow kan je zien bij wie een proces ligt, wat de tot nu toe afgelegde weg is geweest en wat reacties zijn geweest van mw, die in het proces zit.
Als ik dit zo lees, dan heeft de eigen applicatiebeheerder(S) binnen de UG hier giga steken laten vallen. Dat is niet aan AFAS te wijten.
Beste Afas fan,
ik ben 1 van de applicatiebeheerders bij de RUG en ik kan je verzekeren dat we in 1 seconde inzichtelijk hebben waar en bij wie een workflow ligt. Het zijn organisatie keuzes in het inrichtingsproces die ervoor hebben gezorgd dat processen zijn ingericht zoals ze nu worden gebruikt. Mocht dit niet voldoen of toch nog beter kunnen dan horen we dit graag. uiteraard via een ticket zodat wij in de tussen tijd afas weer een beter beter kunnen maken.
Een mooi juicy stuk. waarbij totaal geen hoor en wederhoor is toegepast. Organisatie keuzes die als onvolkomenheden van het systeem worden weer gegeven.
Journalist ga je schamen! terug naar de schoolbank.
Waarom is hier geen reactie van AFAS zelf opgenomen? Hoor en wederhoor toch?
Daarnaast is een organisatie niet complex. Elke organisatie zegt dat namelijk over zichzelf. Het zijn de uitzonderingen, die toegelaten worden door de organisatie. Daardoor maak je processen onnodig complex. Dat ligt niet aan de software.
Hoor en wederhoor toch?
Dat doen we niet meer, net als bij de Wappies en de Russen.
Is dit een eenmalige situatie of gebeurt het ook bij andere klanten van AFAS vroeg ik me af?
Absolutely ridiculous how we must struggle with this piece of software
Best regards,
Johan Holstein
Then why did you buy it?