Advertentie

Kun je de problemen met AFAS nog afdoen als kinderziektes?

Opinie

Kun je de problemen met AFAS nog afdoen als kinderziektes?

De invoering van AFAS is een moeizaam proces, stelde UKrant twee weken geleden vast. Programmamanager Erwin Boelens legde uit hoe dat kon gebeuren. Maar Miralda Meulman, clustercoördinator bij de Faculteit der Letteren, heeft nog wat vragen.
Door Miralda Meulman
29 september om 14:20 uur.
Laatst gewijzigd op 22 november 2020
om 16:21 uur.
september 29 at 14:20 PM.
Last modified on november 22, 2020
at 16:21 PM.

Als gebruiker van AFAS herken ik alle problemen die in het UKrant-artikel ‘10,6 miljoen aan frustratie’ van 16 september geschetst worden. Het is de reactie van de heer Boelens die mij verwondert. Er zijn veel dingen in dit proces die ik moeilijk te begrijpen vind, in willekeurige volgorde:

  • Wat is er precies getest, als de gebruikerstest waar ik aan mee zou doen tot twee keer toe is afgelast omdat het systeem nog niet werkte? Dit gebeurde in december 2019 en opnieuw in januari 2020.
  • Hoe kan er een ‘go’ worden gegeven als mensen uit het implementatieteam stappen omdat ze er geen vertrouwen in hebben?
  • Hoe kan het dat het lijkt alsof het college van bestuur geen idee heeft van de ernst van de problemen en de frustratie en werkstress die dit veroorzaakt bij de gebruikers?
  • Hoe kan het dat de problemen waarvoor AFAS zorgt, afgedaan worden als kinderziektes?
  • Hoe kan het dat er een programma wordt aangeschaft met een rechtenstructuur die niet aansluit bij de faculteiten, in ieder geval niet bij onze faculteit?
  • Hoe kan het dat een programma dat geacht wordt een efficiëntere organisatie te creëren in basis zo inefficiënt is dat je niet begrijpt hoe andere organisaties hier mee kunnen werken? 
  • Hoe kan het dat de u-raad hier niet of nauwelijks actie op onderneemt?
  • Tot slot, op welke informatie uit het werkveld baseert de heer Boelens zijn reactie? Aangezien mijn ervaringen en die van mijn collega’s niet aansluiten bij zijn boodschap, ben ik benieuwd of wij iets over het hoofd zien.

Graag zou ik met hem het gesprek aangaan over de problemen waar mijn collega’s en ik tegenaan lopen. Erkennen dat dit programma de naam ‘Best Practice 2020’ onwaardig is en oprechte waardering tonen voor al die medewerkers die, net als ik, met tranen van frustratie achter hun pc zaten én zitten, zou al een positief effect kunnen hebben op het moreel.

3 REACTIES

  1. Bovenstaand artikel en de reacties zijn een “feest” van herkenning. Wat me vooral steekt is dat vooraf duidelijk was dat we absoluut niet klaar waren voor de overstap. Desondanks is er doelbewust voor gekozen om deze bak ellende bij de medewerkers over de schutting te gooien. Reacties zoals hierboven zeggen genoeg; medewerkers gaan hier aan onderdoor en hoe kan je van onderzoekers verwachten dat ze financieel hun eigen broek ophouden als je ze niet eens de benodigde infrastructuur kunt bieden. Het is allemaal zo onprofessioneel. Maar Team Best Practice weigert in de spiegel te kijken en toe te geven dat ze zich hier compleet op verkeken hebben. En de bestuurders denken blijkbaar dat met doodzwijgen de problemen vanzelf verdwijnen. We zijn 9 maanden verder en nog steeds aan het doormodderen. Wie neemt de verantwoordelijkheid voor dit debacle?

  2. Ik snap niet hoe een gerenommeerd softwarehuis als AFAS, waar professionals werken, het voor elkaar krijgt om een gebruikersinterface te ontwerpen waarbij elk invoerveld of knopje meer vragen brengt dan opheldering.
    Ik maak gebruik van de inkoopmodule. Zo is het voor mij als gebruiker volstrekt onduidelijk wat de status van mijn bestelling is. De status kan zijn: ‘approved‘ of ‘completed’. Wat is completed en voor wie? Is het uitsturen van de order completed of staat het bestelde item voor mij klaar in het magazijn?
    Als er een bericht terug komt uit het hogere echelon om reden van een verkeerd projectnummer, is dit dan ter kennisgeving aan mij dat de fout is hersteld, of moet de inkooporder per se door mij worden aangepast en opnieuw van onderaf aan ingeschoten worden? Dit zijn typisch van die onduidelijkheden waar ik voortdurend mee kamp zonder een duidelijke handleiding. Een goede gebruikersinterface mag geen dubbelzinnige informatie geven.

    Iets anders kwam ik tegen bij het aanvragen van verlof. Wanneer ik bijvoorbeeld vrij wil nemen van woensdagmiddag 13:00 t/m vrijdagmiddag 17:00, dan rekent het programma 6,67 uur per dag uit, terwijl er na 13:00 slechts vier uren resten voor de woensdag. Dan maar weer per dag invullen met twee halve aanstellingen…
    Waarom werkt dit niet met een kalender waarin je simpelweg met je muis een tijdvak trekt van beginpunt naar eindpunt, afgerond op hele of halve uren? Vinkje erbij voor repeat ‘each week, month, until .. or forever en klaar.

    Pluspuntje: mijn declaraties zijn nog nooit zo snel uitgekeerd dankzij AFAS.

  3. Miralda, ik kan me volledig vinden in je verwondering. Wat fijn (sorry) om te merken dat er ook aan de andere kant van de RUG (vanuit FSE gezien) wanhoop heerst over AFAS! Gedeelde smart is …om eerlijk te zijn, nog steeds dezelfde verrotte smart. Ook ik heb bij zo’n gebruikers-test gezeten, in mijn geval voor het inkoop-deel. Ik als gebruiker mocht nergens aan zitten, alleen toekijken hoe een aantal medewerkers van Best Practice probeerden 2 bestellingen het hele proces door te loodsen. Ondanks de dagenlange voorbereiding van dat team, lukte het uiteindelijk na een hele dag werk alleen door op allerlei plekken handmatig in te grijpen. Niet dankzij, maar ondanks de AFAS software. Testresultaat volgens mij als gebruiker/toeschouwer: AFAS software heeft gefaald. Testresultaat volgens Best Practice: er is een test geweest, dus de test is geslaagd.

    Ondertussen staat het huilen mij nog steeds nader dan het lachen, en proberen we met z’n allen linksom en rechtsom dingen voor elkaar te krijgen, daarbij tegengewerkt door de AFAS software. En geen mens met macht die er wat aandoet. Het is dat ik mijn kop in het zand gestoken heb om niet huilend in een hoekje te belanden, anders had ik ondertussen een staking opgezet.

    Verwondering… zo ga ik dat gevoel voortaan noemen…

Geef een reactie

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.