Het college van bestuur heeft onderschat hoeveel tijd en moeite de invoering van softwaresysteem AFAS zou kosten, zegt vicevoorzitter Hans Biemans. De fouten zijn een les voor de invoering van Brightspace, de opvolger van Nestor.
In een vorige week verschenen evaluatierapport concludeert organisatieadviesbureau Wielinq dat de RUG jaren geleden al had moeten beginnen met plannen. Ook had de universiteit AFAS mee moeten nemen in het programma, zodat ze stap voor stap konden samenwerken.
Dat is inderdaad niet goed gegaan, geeft Biemans, portefeuillehouder middelen, toe. ‘We hadden een half jaar uitgetrokken zodat onze experts op het gebied van HR, financiën en administratie konden bedenken hoe de producten van AFAS het beste op onze behoeften aangepast konden worden. Dat was achteraf te kort.’
Kloof
Ook onderschrijft hij de conclusie van Wielinq dat AFAS niet goed op de hoogte is gebracht van de enorme diversiteit binnen de universiteit en de faculteiten.
‘We hebben geprobeerd om AFAS aan te passen zodat het op onze primaire processen zou aansluiten, maar dat was lastig’, zegt Biemans. ‘En los van het tijdgebrek zijn we er niet in geslaagd om op een slimme en creatieve manier de kloof te overbruggen tussen het nieuwe systeem en de manier waarop mensen werken.’
Geen steun
Het was niet dat de RUG de overstap naar een nieuw systeem niet zag aankomen. ‘We realiseerden ons in 2011 al dat alle losse softwaresystemen die we hadden steeds meer maatwerk werden en dat ze daardoor steeds kwetsbaarder waren.’
Maar toen AFAS eenmaal realiteit werd, lukte het toch niet om de handen van de medewerkers op elkaar te krijgen. ‘Het is heel lastig om de manier van werken te veranderen in een organisatie met een bepaalde cultuur en tradities. Het lukte ons niet om steun te krijgen en daardoor zijn we tijd verloren.’
Doorgaan
Toch besloot het college niet om de invoering uit te stellen. ‘Toen ik te horen kreeg dat de tests niet volgens de planning uitgevoerd konden worden en dat de protocollen aangepast waren, heb ik iedereen gesproken die over de deelgebieden ging. Zij legden me allemaal uit dat we door konden gaan en dat eventuele problemen opgelost konden worden, daardoor had ik vertrouwen in die beslissing’, zegt Biemans.
Omdat het om een groot IT-project ging, had de RUG ook veel meer moeten bogen op de kennis van de eigen CIT-afdeling, schrijft Wielinq. Maar dat ligt ingewikkelder, zegt Biemans. ‘CIT was druk met de oude systemen die we toen nog volop gebruikten. En daarnaast was het meer een organisatorische dan een technische verandering.’
Diep dal
Er moest niet alleen een softwaresysteem op de schop, maar ook de mindset van de mensen die gewend waren op een bepaalde manier te werken, zegt Biemans. ‘Organisatorische veranderingen kosten tijd en moeite en zijn niet pijnloos. We moesten jammer genoeg door een diep dal gaan om er aan de andere kant weer uit te komen.’
Hij vindt het ‘spijtig’ dat de operatie zoveel gedoe heeft opgeleverd voor de medewerkers van de RUG. ‘Maar het is lastig om alle mogelijke problemen voor te zijn, omdat gebruikers ze pas kunnen rapporteren als ze die tegenkomen.’
Inmiddels is de universiteit op de goede weg, vindt hij. ‘Ik heb veel bewondering voor al het werk dat iedereen heeft verzet, en ik ben blij met AFAS. We blijven oog houden voor verbeteringen. Het is een continu proces en het systeem zal altijd in ontwikkeling zijn.’
Lessen
Uiteindelijk, zegt Biemans, is AFAS een beter systeem voor de hele organisatie. ‘Onze externe accountant heeft ons gecomplimenteerd met onze jaarrekening, omdat het twee maanden eerder dan normaal klaar was en er bijna geen correcties nodig waren.’
Wat hij van het evaluatierapport meeneemt? ‘We moeten bij dit soort projecten meer voorbereidingstijd nemen en onze communicatie naar de gebruikers verbeteren, zodat zij meer betrokken worden bij de aankomende veranderingen. Daar hebben we van geleerd en dat passen we nu al toe bij de invoering van de nieuwe elektronische leeromgeving, Brightspace.’