De invoering in 2020 van het softwaresysteem AFAS op de universiteit is onvoldoende begeleid en onder veel te grote tijdsdruk gebeurd.
De RUG had jaren eerder moeten beginnen met plannen, zegt organisatieadviesbureau Wielinq in het evaluatierapport dat is gemaakt in opdracht van de universiteit zelf.
Al snel na de invoering bleken allerlei problemen met AFAS. Gebruikers klaagden dat ze met een volledig nieuw systeem aan de slag moesten dat niet goed werkte.
Ook waren veel RUG-medewerkers onvoldoende voorbereid of ze wisten zelfs van niks. Ondertussen was het meldpunt voor problemen vaak onbereikbaar omdat er zo veel mensen belden.
Stap voor stap
Wielinq stelt dat de universiteit AFAS van tevoren mee had moeten nemen in het programma, zodat ze stap voor stap konden samenwerken. Maar er was geen volledig projectplan, geen plan B en ook geen exitplan.
Omdat het om een groot IT-project ging, had de RUG ook veel meer moeten bogen op de kennis van de eigen CIT-afdeling. Die werd er te laat bij betrokken, aldus Wielinq.
Botsende culturen
Verder was er sprake van botsende culturen tussen de uni en AFAS. De RUG hecht aan haar routines terwijl AFAS een meer pragmatisch opererend bedrijf is, schrijven de onderzoekers. ‘Bij de start bleek dit verfrissend, later in het programma leidde dit tot problemen en irritaties’.’
In het geval van grootschalige technische veranderingen is een ‘culturele match’ cruciaal, zo staat in de evaluatie. Dit betekent onder meer dat het bedrijf dat het nieuwe systeem levert gedetailleerde informatie moet krijgen over de organisatie zodat het weet waaraan het systeem moet voldoen.
Om zo’n culturele match tot stand te brengen, had de RUG vanaf het begin de enorme diversiteit binnen de universiteit en ook de faculteiten moeten aangeven. Veel gebruikers klaagden erover dat AFAS niet bij de structuur van de universiteit past, aangezien AFAS een centraal systeem is maar de RUG en haar faculteiten juist sterk gedecentraliseerd zijn.