Roosteraars puzzelen zich suf

Een hoorcollege statistiek in de bioscoopzaal van Pathé? Geen goed plan, vindt roostercoördinator Edwin Kiers. De docent heeft een krijtbord nodig, studenten moeten aantekeningen kunnen maken en die luie stoelen zijn te comfortabel voor dit soort colleges (om niet te zeggen: ze vallen er te makkelijk in in slaap).

Het zijn enkele van de vele dingen waar Kiers rekening mee moet houden als hij het rooster voor de faculteit Gedrags- en Maatschappijwetenschappen maakt. En dat doet hij al tien jaar.

In die tien jaar is de universiteit gegroeid. Aan zijn faculteit studeren nu zo veel studenten psychologie, dat hij de colleges niet in de zalen van de universiteit kwijt kan en moet uitwijken naar Pathé of de Stadskerk. Maar vier uur college in een bioscoopzaal bevordert het onderwijs niet en vijftien minuten is te kort voor studenten om uit het Academiegebouw te stromen en naar de Stadskerk te fietsen.

Sudoku

Allemaal dingen die een automatische roostergenerator niet weet. Het maken van een rooster is dan ook echt mensenwerk, zegt Merel van Rees Vellinga, roostercoördinator van de faculteit Science and Engineering. ‘Het is wiskundig zo complex dat een computer het niet kan overnemen. Het is echt puzzelen. Het is net sudoku, maar dan met veel meer variabelen.’

Dat de universiteit groeit, merken de roosteraars. Vakken worden te groot voor de grootste collegezalen en daar zijn er al niet genoeg van. ‘Het is overal woekeren met de ruimte’, zegt Kiers. ‘Voor volgend jaar hebben we te weinig zalen. Dat weten we nu al.’

Hij plant hoorcolleges van psychologie daarom ook in op avonden en op andere locaties. Van Rees Vellinga maakt sinds dit studiejaar ook gebruik van avondroostering. ‘Het lukte niet meer om alle colleges voor vijf uur ’s middags te plannen. Het is een grote stap. Het vraagt veel van de staf en heeft veel impact. Zolang er geen zalen bijkomen, hebben we dit echt nodig. Ik denk dat het alleen maar meer wordt. Het is de enige uitwijkmogelijkheid.’

Je moet altijd ergens schipperen

Van Rees Vellinga kan gebruik maken van de zalen in de Bernoulliborg, Linnaeusborg, Nijenborgh, Energy Academy en de Antonius Deusinglaan, maar de bachelor biologie is sinds vorig jaar te groot geworden voor de zalen in die gebouwen. ‘Colleges daarvoor moeten in de Aletta Jacobshal gegeven worden, maar alle faculteiten roosteren daarin. Daarom worden die colleges soms ook in Pathé, de Stadskerk of in het UMCG gegeven. Dat is soms lastig met reistijd. De Stadskerk is slecht bereikbaar. Als daar colleges worden gegeven, moet je af en toe een tussenuur inroosteren. Dat is niet ideaal.’

Perfect

Een perfect rooster bestaat dan ook niet, zegt ze. ‘Je moet altijd ergens schipperen, in de locatie, de volgorde of voor de docent. Bijna alle docenten willen beginnen met een hoorcollege en later in de week een werkcollege. In het eerste jaar hebben sommige opleidingen 24 tot 30 contacturen per week met practica, werkcolleges en onderwijs in computerruimtes. De week zit voor ons dan al snel vol.’

Ook Peter van Rooij moet gebruik maken van die computerruimtes. Hij is al zeventien jaar roostercoördinator van de Faculteit Economie en Bedrijfskunde. Met 4 bachelors, 16 premasters, 21 masters, 12 double degree programma’s en 4 executive masters noemt hij het maken van het rooster voor FEB ‘een ingewikkelde puzzel’.

Rond februari beginnen de roostermakers met het maken van het conceptrooster voor het nieuwe academisch jaar, dat in september begint. Die maken ze op basis van het oude studiejaar, de onderwijscatalogus Ocasys en in samenwerking met de opleidings- en onderwijsdirecteuren.

Toen Van Rees Vellinga vijf jaar geleden als roostermaker begon, was die deadline er nog niet. ‘Het is strikter geworden. Het is zo druk met de zalen, dat we de luxe niet hebben om even te wachten.’

Keuzevakken

Soms moeten de roosteraars keuzes maken voor studenten. ‘We kunnen niet vijftien keuzevakken rond het gewone rooster van een student plannen’, zegt Van Rees Vellinga. ‘Daardoor kunnen studenten niet altijd uit alle vakken kiezen. Wij als roostermakers beslissen dan – vaak niet bewust – welke vakken een student wel of niet kan volgen. Als er veel keuzevakken zijn, is het vaak voor een deel toeval welke vakken gevolgd kunnen worden.’

Van Rooij noemt dat – naast het tekort aan zalen – de grootste uitdaging. ‘Er zijn opleidingen met 25 tot dertig keuzevakken, naast de standaard hoor- en werkcolleges en practica. Dat maakt het maken van een pad met alle mogelijke keuzes voor elke student lastig.’

Wij beslissen soms welke vakken een student wel of niet kan volgen

Hij maakt ook het centrale tentamenrooster, door van de roosters van alle faculteiten één rooster te maken. Van Rooij kijkt uit naar 2020, als de aanbouw van de Aletta Jacobshal klaar is en er twee collegezalen en 1200 tentamenplaatsen bij zijn gekomen.

Tot die tijd moeten de roosteraars schuiven met tijd en ruimte. Met tijd: vanaf september zijn er vier momenten op een dag waarop tentamens beginnen, in plaats van de huidige drie. Met ruimte: in The Village, achter het voormalig Suikerunieterrein is een nieuwe tentamenlocatie bijgekomen. Vorige week zijn daar voor het eerst tentamens gemaakt.

‘Tentamens voor psychologie zijn een crime’, verzucht Kiers. ‘Dit jaar waren er 1048 eerstejaarsstudenten psychologie. Zoveel studenten voor een tentamen kan je niet kwijt, daarom heeft psychologie ook op zaterdag tentamens.’

Duizend

Kiers plant eerst de grote zalen, dan de tentamens, dan de lastige vakken en moeilijke opleidingen en tot slot de bachelor en master. ‘Studenten komen eerst. Docenten zijn flexibeler dan studenten. Als een docent echt niet kan, passen we het rooster aan. Studenten zijn niet met één, maar met soms wel duizend man’, legt Kiers uit.

Af en toe is het werk stressvol, als er onjuiste of ontbrekende informatie is, zegt Van Rees Vellinga. Maar een grote fout als twee colleges op dezelfde plek op hetzelfde moment plannen, is onmogelijk. Daar zorgt het systeem voor waarin het rooster wordt gemaakt. En als dat toch gebeurt, dan overkomt je dat maar één keer, zegt Van Rooij. ‘Dat heb ik heel lang geleden eens gehad en daarna nooit meer. Dat wil je niet.’

In de categorie ‘dat overkomt je maar één keer’, heeft Kiers ook eens per ongeluk op de verkeerde knop gedrukt waardoor een deel van het rooster verdween. ‘Ik was echt alles kwijt. En er is geen Return-optie, geen Ctrl-Z.’ Kiers was een heel weekend bezig om al het werk opnieuw te doen.

Engels