Hoe voorkom je willekeur?

Het was nogal een tegenvaller voor het bestuur van E Pluribus Unum. De studievereniging van American Studies moet het komend jaar zonder bestuursbeurs doen. Nu krijgt de club nog twaalf bestuursmaanden van de RUG en dat worden er nul.  

‘We zijn er best van geschrokken’, zegt voorzitter Iris Marissen. ‘Een bestuursjaar kost je 700 euro, buiten wat je aan collegegeld kwijt bent.’ Het gaat dan bijvoorbeeld om de kosten van een pak, constitutieborrels en activiteiten. En dan is er nog de kwestie van studievertraging. ‘Dit is eigenlijk een baan van twintig uur. Als je bij een kantoor werkt, krijg je die uren gewoon betaald.’

Het CUOS kijkt niet voldoende naar wat verenigingen te bieden hebben

Studenten- en studieverenigingen kunnen financiële compensatie krijgen voor bestuurswerk in de vorm van bestuursmaanden. Dit geld komt vanuit de RUG, maar wordt verdeeld door het Centraal Uitvoeringsorgaan voor Studentenorganisaties (CUOS). 

Dat CUOS presenteerde onlangs zijn advies voor de verdeling van de bestuursbeurzen tot 2023 aan de universiteitsraad. Voor sommige verenigingen was er goed nieuws: zo gaat Idun, de studievereniging voor biologie en life science and technology, van 26 naar 36 maanden.

Maar voor anderen, zoals E Pluribus Unum, was het een bittere teleurstelling. ‘Wij hebben het gevoel dat het CUOS heel sterk aan de puntentelling vasthoudt voor de verdeling van bestuursmaanden’, zegt Marissen. ‘En dat ze niet kijken naar wat verenigingen verder te bieden hebben.’

Gemopper

Vijf studenten zijn verantwoordelijk voor het leed van de ene en de vreugde van de andere vereniging. Maar het is geen stelletje lichtgewichten: vaak hebben ze voor ze bij het CUOS kwamen al ander bestuurswerk gedaan.

‘We zijn capabele mensen die weten hoe besturen werkt’, zegt secretaris Teun Havinga. En volgens bestuurslid huisvesting Kristan Otten zijn de CUOS-studenten vanwege die ervaring en hun betrokkenheid bij het studentenleven zelfs beter in staat om een verdeling van de bestuursgelden te maken dan de RUG zelf. 

Het bestuur reageerde laat op onze mails, of helemaal niet

Maar de verdeling levert steevast gemopper op. De hoeveelheid geld is immers beperkt en de verdeling ervan een kwestie van touwtrekken tussen de verenigingen. Sommigen, zoals de theologiefaculteitsclub Gerardus van der Leeuw, beklagen zich over onduidelijke criteria en slechte communicatie.

‘We zijn een stichting, en daarom moeilijk in een bepaalde groep te passen. Dit jaar hebben we geprobeerd als een andere organisatie een beurs aan te vragen. Dat is mislukt. We weten ook niet hoe de regelingen ervoor staan. Het is allemaal heel onduidelijk’, zegt voorzitter Ilse van Tuinen.

‘Het bestuur reageerde laat op onze mails, of helemaal niet. Onze vereniging heeft veel contact met het departement en de studieadviseur. Daar kunnen we extra punten voor krijgen, maar dat wisten we helemaal niet’, zegt Marissen van E Pluribus Unum.

‘Er was een miscommunicatie met het vorige bestuur’, zegt voorzitter Velda Tjalma van Tweeslag, de beachvolleybalvereniging voor studenten in Groningen. ‘Uiteindelijk krijgen we de bestuursmaanden alsnog met terugwerkende kracht. Maar het had allemaal beter gekund.’

Oneerlijke verdeling

En dan zijn er nog de algemene klachten over de oneerlijke verdeling. De regeling van het CUOS zou grote verenigingen groot houden en de kleintjes klein. Studieverenigingen zouden veel te veel bestuursmaanden krijgen in verhouding tot de sport- en gezelligheidsverenigingen. En het CUOS zou te rigide vasthouden aan ledenaantallen.

Hebben ze een punt? Marinus Jongman van de Groninger Studentenbond (GSb) stelt dat het CUOS extra gewicht geeft aan zaken die het zelf belangrijk vindt. ‘Grotere verenigingen hebben een relatief kleiner aandeel aan gezelligheidsactiviteiten’, zegt hij.

Die activiteiten zijn essentieel om de binding binnen de vereniging te versterken. ‘Alleen vindt het CUOS carrière-activiteiten veel belangrijker. Dat vind ik raar, want het organiseren van een pubquiz is net zoveel moeite als het organiseren van een bedrijfsbezoekje. Het gaat er toch om hoeveel tijd je kwijt bent, niet om wat het CUOS belangrijk vindt?’

De GSb kreeg er veel vragen over, zegt Jongman. ‘Het is bij ons op het pand een hot topic.’

Checklist

Feit is, dat de studenten van het CUOS de bestuursbeurzen volgens een vast model verdelen. En dat model is goedgekeurd door het college van bestuur en de u-raad. ‘Het is een soort checklist die ervoor zorgt dat de continuïteit gewaarborgd blijft’, zegt Havinga. 

Voor die checklist zijn allereerst ledenaantallen van belang. Het maakt uit of je een vereniging van dik tweeduizend leden runt, zoals Vindicat, of de honderd van Flanor.

Maar de berekening van die leden is bepaald niet eenvoudig. Ledenaantallen blijken regelmatig niet te kloppen. In één geval stond zelfs maar 60 procent van de opgevoerde leden ingeschreven bij de RUG of Hanzehogeschool. 

De RUG geeft graag geld uit aan besturen, maar alleen borrels organiseren is niet genoeg

Dat is niet met opzet. ‘Meestal zijn de ledenadministraties van de verenigingen zelf niet op orde’, vertelt Havinga. ‘Het kan dan gaan om verkeerde studentnummers, niet ingeschreven studenten, externe leden of alumni.’ Het CUOS houdt daarom een marge aan van tien procent, uit coulance. 

Maar een afwijkend ledental kan nog altijd flinke gevolgen hebben. Kitesurfvereniging Released gaf bijvoorbeeld aan 156 leden te hebben, maar daar bleven na controle slechts 133 van over. Twee te weinig voor een bestuursbeurs. 

Educatief

Ook het soort vereniging en het type activiteiten heeft invloed op de hoeveelheid bestuursmaanden. ‘De RUG geeft graag geld uit aan besturen, maar dan moeten de activiteiten wel educatief zijn. Alleen borrels organiseren is niet genoeg’, zegt Otten.

Omdat grotere verenigingen het in sommige opzichten inderdaad makkelijker hebben dan kleine, kijkt het CUOS extra kritisch naar hen. Voor hen is het bijvoorbeeld gemakkelijker om contact te leggen met het bedrijfsleven. ‘Bovendien komen bepaalde evenementen elk jaar terug, waardoor de bestuurslast niet altijd even hoog is.’ 

Het communiceren met al die verenigingen is ook niet eenvoudig. ‘We houden met elke vereniging een gesprek, er zijn twee voorlichtingsbijeenkomsten en we sturen honderden mailtjes’, zegt Havinga.

Vervolgens checkt hij of de verplichte stukken door de verenigingen zijn ingestuurd: de statuten bijvoorbeeld, de actuele ledenlijst of de begroting. Maar als er nog meer nodig is om tóch in aanmerking te komen, dan is dat de verantwoordelijkheid van de verenigingen zelf. 

Slagveld

Ondanks al die inspanningen blijft het schuren. Iedere keer als het CUOS opnieuw kijkt welke verenigingen recht houden op bestuursbeurzen en wie ze verliezen, is er onvrede. ‘Twee jaar geleden was het bij de studieverenigingen een slagveld’, zegt Havinga. ‘Vervolgens heeft de u-raad besloten om bestuursmaanden bij sportverenigingen weg te halen en bij de studieverenigingen op te doen.’

Maar daar waren de sportverenigingen weer ongelukkig mee. ‘Toen is besloten om het hele systeem te herzien, in plaats van met maanden te lopen schuiven.’

We hebben besloten het hele systeem te herzien

Voor veel verenigingen is het moeilijk te vatten wat er van ze gevraagd wordt. Hoeveel leden hebben ze nou nodig om waarvoor in aanmerking te komen? En dat terwijl de beurzen van groot belang zijn. ‘De bestuursbeurzen zijn een belangrijke aanmoediging voor mensen om bestuur te gaan doen. Dus in het ergste geval kunnen wij geen bestuursleden meer vinden’, zegt Marissen. 

En dus zijn de mensen van het CUOS bezig het hele stelsel te veranderen. Hoe, dat willen ze nog niet kwijt. Maar er worden diverse verenigingen bij het proces betrokken en er wordt onder meer gekeken of stichtingen – die momenteel helemaal niet in aanmerking komen – ook een plekje moeten krijgen in het systeem. 

Op dit moment loopt er een proef, waarbij het CUOS de nieuwe regels in de praktijk aan het testen is. En als alles meezit, is de pijn dan volgend jaar verleden tijd. Havinga heeft goede hoop dat het gaat lukken. ‘We zijn er goed mee bezig. Het is echt een heel ander systeem.’

Engels