Universitair secretaresse

Al ruim een kwart eeuw werkt Lineke Klap-de Nooijer als secretaresse aan de rechtenfaculteit van de RUG. Een tijd waarin het vak enorm veranderde. ‘We hadden geen computer, we hadden een tekstverwerker, een enorm ding, niet met van die platte schermen zoals computers nu hebben.’

De komende jaren zijn opnieuw veranderingen op komst. Vanwege het samengaan van een aantal vakgroepen en de verhuizing van de faculteit naar het gebouw waar nu nog de openbare bibliotheek huist, worden ook secretariaten samengevoegd. Volgens een aantal secretaresses verloopt dat allesbehalve soepel. ‘Ik heb hier echt niet door kunnen slapen’, zegt een van hen.

‘Laten we naar een andere ruimte gaan’, stelt Klap voor bij binnenkomst in het secretariaat van privaatrecht en notarieel recht. ‘Hier is nogal wat aanloop.’ Ze pakt een stift en schrijft op een whiteboard naast de ingang: ‘PAUZE’.

Tipp-ex

Klap verhuisde halverwege de jaren zeventig vanuit Zeeland naar Groningen. In Zeeland had ze verschillende banen: in de verpleging, in een bejaardentehuis, bij een boekhoud- en belastingadviesbureau. ‘Maar mijn eerste baan was als secretaresse’, schiet haar te binnen. ‘Bij een garagebedrijf. Grappig hè?’

Bij het uitwerken van tentamens wilde ik altijd de antwoorden weten

In 1986 begon Klap bij de vakgroep fysiologische chemie. ‘We hadden een tekstverwerker. Daarvoor moest ik eerst een cursus van een week doen op Zernike. Het was fantastisch dat je stukken tekst in een keer kon verplaatsen op de tekstverwerker. Ik was zelf de typemachine gewend, daarop moest je dingen veranderen met tipp-ex – ik weet niet of je dat kent?’

‘Op kantoor stond verder nog zo’n enorme margrietwielprinter. Die was zo groot als deze tafel’, wijst ze naar het bureau van een metertje of 1,5 bij 0,75. ‘In die tijd kreeg ik van promovendi handgeschreven hoofdstukken van proefschriften. Die moest ik allemaal uittypen. Je kon op die tekstverwerker moeilijke namen voorprogrammeren en met een soort sneltoets invoeren.’

De computer kwam een paar jaar later, in 1989, toen Klap in de middagen aan de slag ging bij rechten. Al snel kwam ze erachter dat de rechtenfaculteit haar meer paste. ‘Je had hier veel meer met studenten te maken. Daarbij snapte ik bij fysiologische chemie vaak niks van de onderwerpen. Hier wilde ik bij het uitwerken van tentamens ook meteen het antwoord weten. Ik vroeg dat dan aan de hoogleraren.’

Onrust

De op komst zijnde veranderingen veroorzaken onrust onder de ruim tien secretaresses van rechtsgeleerdheid. Een aantal vindt dat er nog veel onduidelijkheid is, terwijl de officiële samenvoeging van de vakgroepen al over twee weken is. ‘Wat er ontbreekt is een heldere communicatie’, zegt een secretaresse. Ze wil niet bij naam worden genoemd. ‘Omdat je toch merkt dat wanneer je met kritische geluiden komt, je daarop wordt afgerekend.’

Kritische opmerkingen zien we helemaal niet terug. Waarom worden we dan geraadpleegd?

In een memo uit juni 2016 komt directeur bedrijfsvoering Rechtsgeleerdheid Mirjam Buigel-de Witte met een plan voor de hervorming binnen de secretariaten. De bedoeling is om na de verhuizing naar het bibliotheekgebouw uiteindelijk uit te komen op drie tot vier secretariaten. Nu zijn dat er nog acht.

Vooruitlopend daarop worden binnenkort al de eerste stappen gezet. De secretariaten zouden tegelijkertijd met de vakgroepen van acht naar zes gaan per 1 januari. In september zou de samenwerking intensiever moeten worden, maar hoe dat precies zit, weet niemand. ‘Mijn eigen leidinggevende zei tegen mij: ik weet niet of ik in januari nog je leidinggevende ben. Dat is toch vreemd?’

Een andere secretaresse, die eveneens anoniem wil blijven, voelde zich overvallen toen bij de faculteitsraad van 1 december de memo uit 2016 plotseling als advies ter besluitvorming werd ingediend. ‘Er is inspraak georganiseerd. Toen zijn er kritische op- en aanmerkingen geplaatst, maar die zien we helemaal niet terug. Waarom worden we dan geraadpleegd?’

Tien brieven per jaar

Een van de redenen voor het samenvoegen van de vakgroepen is dat sommige secretariaten momenteel overbezet en sommige onderbezet zouden zijn. Samenvoeging zou dat probleem oplossen.

In de memo wordt nog een reden genoemd voor de veranderingen bij de secretariaten. ‘Door digitalisering zijn veel taken die oorspronkelijk bij de secretaresse thuis hoorden (brieven schrijven/uitwerken, inboeken van post, archivering en telefoonafhandeling) vervallen of behoorlijk afgenomen.’

Dat beeld herkent Lineke Klap maar al te goed. ‘We krijgen nog maar tien brieven per jaar. Alles gaat digitaal.’ Hoe anders was dat begin jaren negentig, toen geen hoogleraar een pc durfde aan te raken. ‘Misschien een enkeling, maar verder hadden alleen de secretariaten een computer.’

Proefschriften uitwerken doet ze niet meer. ‘Ik had op een gegeven moment een bak met floppy’s (flexibele diskettes voor in de computer, red.), voor iedere promovendus een. Nu doen ze het allemaal zelf op de computer en weet ik amper meer wat voor onderzoek ze doen.’

‘En bellen, dat gebeurt steeds minder. Bijna alles gaat per e-mail. Vroeger kwamen studenten veel vaker langs voor iets, maar ook dat contact gaat steeds meer per mail.’ De taken die overblijven zijn bijvoorbeeld: bijhouden wie bij welk tentamen moet nakijken en surveilleren, het maken van werkverdelingen, het bijhouden van de fte’s en financiën van de vakgroep . ‘Ik moet ook zeggen dat ik me overal mee bemoei en vaak dingen naar me toe trek’, lacht Klap.

Open

Met het samenvoegen van de secretariaten is ook het plan opgevat om een nieuwe functie te creëren van een overkoepelende leidinggevende. Die wordt onder meer verantwoordelijk voor het personeelsbeleid. ‘Daar zit ik ook niet op te wachten’, zegt een secretaresse die anoniem wil blijven. Ze denkt dat het samenvoegen sowieso voor de nodige problemen gaat zorgen. ‘Voordat er straks eenheid is, ben je een paar jaar verder. Ik denk dat het pas gaat gebeuren als er nieuwe mensen zijn, die komen er vers in en hebben geen geschiedenis.’

Het belangrijkste is dat er geen mensen gedwongen weg moeten

Daarmee legt ze de vinger op een van de zere plekken, want veel secretaresses geven aan dat ze – of ze nu wel of geen bezwaar hebben tegen de plannen – hun positie niet graag zien veranderen. ‘Iedereen is koningin in haar eigen koninkrijk.’

Maar er is ook een grote groep secretaresses die zich helemaal niet geroepen voelt om tegen de plannen te ageren. ‘Ik sta er heel open in’, zegt Ellen Siemons, de kantoorgenoot van Klap. ‘Het belangrijkste is dat er geen mensen gedwongen weg moeten.’ Siemons vindt het goed te begrijpen dat alles nog enigszins vaag is. ‘Het is een hele operatie. Ik vind het ook niet echt lang duren. Het gaat stapje voor stapje.’

Klap maakt zich zelf niet zo druk. ‘Er leven verschillende meningen. Het werk verandert, alles wordt digitaal. Ik heb zelf ook nog maar drie jaar te gaan en dan heb ik de aow-gerechtigde leeftijd.’ Later komt ze terug op die opmerking: ‘Ik zou er hetzelfde over denken als ik nog tien jaar zou moeten werken. Ik heb vaker veranderingen meegemaakt, ik heb zoiets van: het werk wordt wel anders door de digitalisering, maar niet minder. Het vergt juist flexibiliteit om daarmee om te kunnen gaan.’

Directeur bedrijfsvoering Mirjam Buigel wilde nog geen uitleg geven over de precieze veranderingen. ‘Wij hebben de raad om advies gevraagd om de secretariaten in één eenheid onder te brengen. Dit zal verder worden uitgewerkt door het faculteitsbestuur. Het lijkt mij voor de berichtgeving beter om op die uitwerking te wachten.’