'Ik ga echt niet harder lopen op commando'

Aanhef

Hoogleraar gezondheidsrecht Brigit Toebes stoort zich aan deze aanhef. ‘Wij zijn het eerste professionele contact dat studenten hebben, hierna zijn het potentiële werkgevers. Wij moeten het hen dus een beetje leren. Ik mail ze eerst heel beleefd terug, op de manier die ik zou willen. Als ik dan weer “Hi there” terugkrijg, dan antwoord ik “Could you please reconsider the tone“. Dat is vervelend, maar tegelijkertijd bewijs je daar iemand een gunst mee.’

Martijn van der Steen, docent bedrijfskunde, gedragswetenschappen en accounting, heeft er geen problemen mee. Ook hoogleraar internationale economie Steven Brakman is er ‘volledig ongevoelig’ voor.

Docent marketing Martijn Keizer denkt dat het vooral Scandinavische studenten zijn die met “Hi” beginnen. ‘Het blijkt iets cultureels te zijn. Dan kan ik het ze natuurlijk niet kwalijk nemen.’

Inhoud

Toebes vindt de inhoud ook te dwingend. Hoogleraar materiaalchemie Moniek Tromp is het daarmee eens. Het werkt niet om “asap” of “I need this, can you do this now” in je mail te zetten, zegt ze. ‘Ik ga dan echt niet harder lopen. Dat heb ik met m’n kinderen ook: als je het netjes vraagt dan zal ik mijn best doen, maar als het in commandovorm komt, reageer ik juist niet zo snel.’

Docent marketing Marijke Leliveld legt haar studenten duidelijk uit dat ze niet binnen een uur een reactie kunnen verwachten. ‘Ja, natuurlijk krijg ik mails waarin gesmeekt wordt om een snel antwoord. ­­­Ja, dat zou fijn zijn. Maar als je op vrijdagmiddag om drie uur een mail stuurt, moet je gewoon wachten tot maandagochtend en dan heb je nog geluk als het meteen wordt opgepakt.’

Oordeel

Aanhef: Niet doen (tenzij je Scandinavisch bent).

Inhoud: Te dwingend (tenzij je echt al heel lang op een reactie wacht).

Aanhef

Leliveld vindt “dear” of “beste” zonder naam erachter een heel rare aanhef. ‘Als ik met iemand mail, wil ik weten met wie ik contact heb. Het is echt een hele kleine moeite om een naam op te zoeken.’ Ook assisent-professor duurzame logistiek Paul Buijs vindt “Beste,” veel te onpersoonlijk: ‘Alsof je niet weet aan wie je schrijft.’

Inhoud

Patrick Koerts (rechtsgeleerdheid) vertelt dat hij deze mail kreeg nadat hij tijdens het hoorcollege aangegeven had dat de deadline verplaatst was én op Nestor een mededeling had geplaatst. ‘Is het nou zo moeilijk, denk ik dan?’

Keizer heeft ook ervaring met dit soort e-mails. ‘Zeker de helft van de e-mails gaat om vragen waarvan je het antwoord had kunnen weten.’

Oordeel

Aanhef: Vreemd. Letterlijk. Weet met wie je mailt.

Inhoud: Kijk gewoon eens op Nestor.

Aanhef

‘In het Engels is de aanhef formeel gezien correct’, zegt docent taal en taalwetenschap Rasmus Steinkrauss. ‘In Engeland is iedereen die op een universiteit werkt professor. Voor mij voelt dat gek omdat ik geen professor ben, in de zin van de Nederlandse term hoogleraar. Dus als ze mij zo noemen vind ik dat grappig, maar het klopt niet.’

Ook voor Koerts werkt deze aanhef niet. ‘Ik ben geen professor, dus dan moet je me ook niet als zodanig aanspreken.’ Als je het echt goed wil doen bij Koerts, dan begin je met “Geachte heer Koerts”. ‘Geen voornamen, geen afkortingen, geen titels. Titels horen niet in een aanhef, alleen in een adressering als je een brief schrijft.’

In Lelivelds beleving zijn de buitenlandse studenten wel beleefder. ‘Bij hen sta ik echt op een voetstuk. Het zijn vooral Nederlandse studenten die snel minder formeel doen.’

Van der Steen vindt het afstandelijk klinken. ‘Maar als ik niet goed weet wie ik voor me heb, dan zou ik ook kiezen voor de veiligste vorm.’

Voor universitair hoofddocent Jasper Veldman (FEB) maakt het uit of de e-mail onderdeel is van een mailwisseling. ‘Als een student vrij formeel mailt, en je reageert redelijk informeel, dan verwacht je dat die toon wordt overgenomen.’

Oordeel

Aanhef: Als je buitenlands bent: goed. In het Nederlands is het lachwekkend.

Inhoud: Niet van toepassing.

Aanhef

Volgens Steinkrauss kan een voornaam in het Nederlands wel, ‘maar het is een grensgeval. Het kan misschien als je iemand al lang kent.’

Brakman maakt het niet uit. ‘Ik neem mijn telefoon ook op met Steven Brakman. Ik vind het een beetje sneu als je het van je titel moet hebben.’

Inhoud

Keizer vertelt dat aan het begin van het jaar vaak vragen komen over absenties. ‘Ik antwoord netjes, maar ik zet er wel bij: dit kun je ook vinden in de cursusbrochure.’

En het tutoyeren? Volgens universitair hoofddocent epidemiologie Nynke Smidt kun je alleen “je” zeggen als iemand dat aangeeft. ‘Maar als iemand ouder is, of je hebt een formele samenwerking met iemand, begin je gewoon met “u”.’

Leliveld vindt het niet zo belangrijk om “u” genoemd te worden. ‘Maar ik zou altijd met “u” beginnen, al helemaal als je me niet kent. Studenten die mij met “je” aanspreken terwijl ze me nauwelijks kennen, is schering en inslag. Maar hoe losser zij zijn, hoe strakker ik mijn antwoord breng.’

Van der Steen maakt het niet uit. ‘Ik tutoyeer studenten, dus ik ga er eigenlijk ook vanuit dat ze mij tutoyeren. Het valt me juist op dat sommige studenten dat consequent niet doen, maar als zij zich daar prettiger bij voelen, dan vind ik dat ook prima’, zegt hij.

Oordeel

Aanhef: Dit kan niet. Tenzij je iemand goed kent.

Inhoud: Of tutoyeren kan, verschilt per docent. Maar lees wel eerst je cursusbrochure.

Aanhef

Voor Paul Buijs is dit de ideale aanhef: ‘Als je gewoon “beste meneer Buijs” blijft zeggen, en niet tutoyeert, dan sla je in ieder geval de plank niet mis.’

Maar dan moet je als student wel weten tegen wie je het hebt. ‘Ik word heel regelmatig, net als andere vrouwelijke docenten denk ik, aangesproken met meneer Leliveld’, vertelt Marijke Leliveld. ‘Dat trek ik heel slecht. Ik zet juist altijd een foto van mezelf op Nestor, om dit probleem te verhelpen. Dus als ze me dan nog steeds meneer noemen, dan hebben ze die hele site niet bekeken!’

Inhoud

Voor Koerts en Leliveld zijn mails over te late inschrijvingen een ergernis. ‘Dan mailen ze: “Oh, ik wist niet dat ik dat moest doen.” Dat staat al vier weken online. “Oh, maar ik lees mijn studentenmail niet zo vaak.” Het wordt vaak ons probleem gemaakt, en dat is het niet’, aldus Koerts.

‘Als tien procent van de driehonderd studenten te laat is met inschrijven moet je voor dertig studenten iets regelen’, vertelt Leliveld. ‘Dan denk ik: wiens werk moet ik nu gaan doen? Wie studeert hier nu eigenlijk? Maar ik heb intussen geleerd alles superhelder uit te leggen en op te schrijven, en alles ruim op tijd op Nestor te zetten, dan is er geen reden dat je het verknalt. Natuurlijk, als je bijzondere redenen hebt, dan kan alles, maar dat is een andere situatie.’

Oordeel

Aanhef: Meneer is goed, mits het een man is.

Inhoud: Ergerlijk. Zoek het uit.

Backspace

Beginnen jouw wangetjes nu rood te gloeien omdat je beseft dat jij dit soort e-mails stuurt? En hoor je deze kritiek nu pas voor het eerst? Dat is niet zo gek. Jullie docenten zijn namelijk over het algemeen veel te lief.

‘Ik zeg zelf altijd dat je me overal voor kan mailen’, zegt Tromp. ‘Er zijn wel eens vragen waarvan ik denk: dat heb ik al drie keer verteld, maar als het niet duidelijk is, heb ik het misschien wel niet duidelijk genoeg uitgelegd.’

‘Je hebt wel eens de neiging om vinnig te reageren als iemand een overbodige vraag stelt’, zegt Veldman, ‘maar aan de andere kant denk je: Ach, waarom zou ik ook? Ik wil niet onaardig zijn.’ ‘Ik ben wel eens zo’n mail begonnen’, bekent Buijs, ‘maar dan doe ik weer backspace, backspace en dan formuleer ik het iets vriendelijker.’

‘Niemand heeft er baat bij als ik een boos mailtje terugstuur’, zegt Steinkrauss. ‘Ik moet ook m’n cursusevaluatie in de gaten houden‘, lacht Leliveld. ‘Als ik niet antwoord, komt dat er niet positief uit.’