‘Werken met nieuwe software AFAS gewoon mogelijk’
Hij laat weten dat het team druk bezig is alle tickets – de op schrift gestelde vragen over het nieuwe systeem – te beantwoorden. ‘We vinden samen met onze leverancier AFAS snel oplossingen voor incidenten.’
Ook zegt hij dat de helpdesk nog niet loopt zoals het team zou willen en dat dit snel beter moet en zal gaan. ‘Als projectorganisatie zijn wij ons er terdege van bewust dat we ons nu bevinden in wat men wel ‘de vallei der wanhoop’ noemt. Een overgang naar een nieuw systeem verloopt nooit vlekkeloos en dat is bij ons niet anders.’
Zorgen bij FSE
Vorige week berichtte UKrant dat men zich bij FSE zorgen maakt over de financiële administratie van de faculteit. Vooral bij het plaatsen van bestellingen ontstonden problemen, doordat ze niet aan de juiste geldpotjes gekoppeld werden. Dit zou onder meer komen door de invoering van nieuwe projectnummers, waarbij het voor veel medewerkers onduidelijk was hoe ze te gebruiken.
Volgens goed ingevoerde bronnen hebben zakelijke coördinatoren, de mensen die normaal de financiën van een project bijhouden, bovendien nog geen financieel overzicht. De verkeerd gelabelde bestellingen zouden dan achteraf door deze mensen, al dan niet handmatig, gecontroleerd moeten worden. Behalve dat dit veel werk voor ze oplevert, is de vraag binnen FSE ook of ze alle verkeerd gelabelde bestellingen überhaupt achteraf kunnen herstellen.
Verkeerde koppelingen
Volgens Boelens laten analyses in het nieuwe AFAS-systeem zien dat het aantal verkeerd gekoppelde projecten meevalt. Van de bijna vierduizend inkoopfacturen zijn er honderd niet juist gekoppeld. Van de vierduizend inkooporders is dat bij ruim twintig het geval en bij de declaraties zijn bijna veertig van de ruim dertienhonderd verkeerd gekoppeld.
‘Er is een eenduidige koppeling tussen projecten en kostenplaatsen. Indien de kostenplaats juist is ingevuld, kunnen we precies controleren waar de koppeling niet klopt. Achteraf wordt gecontroleerd of handmatige aanpassingen nodig zijn’, zegt Boelens. ‘We hebben voor inkoopfacturen, inkooporders en declaraties een duidelijk overzicht.’
Administratief noodzakelijk
Ook benadrukt Boelens dat de verandering van projectcodes losstaat van de implementatie van AFAS en dat het vanuit administratief oogpunt noodzakelijk was. ‘Dat het doorvoeren van deze inrichting niet probleemloos is verlopen, is helder en we beseffen dat hier meer training en voorlichting nodig is’, zegt Boelens.
‘Ook bij het configureren van het systeem kunnen we medewerkers beter begeleiden in het proces waarin ze zitten, dit is zeker iets wat we op korte termijn willen realiseren.’
Werk gewoon mogelijk
Volgens Boelens is het belangrijkste gegeven sinds de invoering van de nieuwe software dat het werk aan de voorkant – het kunnen bestellen zodat onderzoek en onderwijs doorgaat – gewoon mogelijk is.
Nu is het van belang dat de financiële overzichten op orde komen. ‘Het is van wezenlijk belang dat onder andere de zakelijk coördinatoren financieel overzicht hebben. Wat we zeker zien, is dat we snel kunnen schakelen en dingen worden opgelost in nauwe samenwerking met AFAS. Zo zijn we hard bezig om financiële overzichten aan te kunnen bieden aan de gebruikers die daar behoefte aan hebben.’