Projectteam paste protocollen aan
De goocheltruc die AFAS nodig had
Door Alessandro Tessari
By Alessandro Tessari
Het is 18 januari 2021. Negen mensen van over de hele universiteit zijn ingelogd voor een opmerkelijke online bijeenkomst. Aan de andere kant van het scherm zit Erwin Boelens, programmamanager van Best Practice 2020.
‘Dus de oorspronkelijke acceptatietests zijn niet uitgevoerd volgens de oorspronkelijke protocollen?’vraagt Nasser Kalantar, hoogleraar kernfysica aan de Faculty of Science and Engineering (FSE).
‘Klopt’, beaamt Boelens.
Kalantar zet door. ‘De normale procedure voor zo’n project zou zijn dat AFAS eerst fabrieksacceptatietests doet en dat pas daarna site-acceptatietests uitgevoerd worden. Zijn die protocollen omzeild of aangepast? En zo ja, met welke reden?’
‘Er zijn acceptatietests uitgevoerd op deelbestanden. Niet op alle data’, antwoordt Boelens. ‘De protocollen zijn niet overgeslagen, maar aangepast.’
Gedragsregels
Zijn toehoorders zijn geschokt. Zij vormen de commissie die van de universiteitsraad (u-raad) moet uitvinden wat er mis is gegaan bij de invoering van AFAS bijna een jaar eerder, op 1 januari 2020.
‘Daardoor vroegen we ons af of het hele proces wel eerlijk was verlopen’, zegt David Jan Meijer, die als lid van de u-raad en voorzitter van studentenpartij De Vrije Student deel uitmaakt van de groep.
Wat Boelens vertelde was voor mij hetzelfde als rommelen met onderzoeksdata
‘Wat Boelens ons vertelde was voor mij hetzelfde als wanneer onderzoekers met data rommelen om de gewenste resultaten te krijgen’, zegt Mariano Mendez, hoogleraar astronomie en astrofysica bij FSE. ‘Ik stel me zo voor dat er gedragsregels zijn voor administratieve praktijken, net als voor onderzoek.’
Maar de commissie brengt nooit verslag uit van wat ze ontdekt heeft. Enkele leden van de commissie worden ziek en daardoor blijft het bij een paar bijeenkomsten. Een uitleg voor de problemen die de RUG had met het softwaresysteem blijft uit.
Een ding is wel glashelder: het oorspronkelijke plan van Best Practice 2020, zoals het project genoemd werd, vroeg om een periode van minstens twee maanden waarin RUG-medewerkers de software moesten testen met RUG-data. En dat was niet mogelijk. Slechts een deel van de tests kon worden uitgevoerd, en toen zijn de protocollen aangepast.
Zorgen
De voorbereidingen voor de implementatie van AFAS liepen toen al een tijdje. De universiteit had goede redenen om een reeks oude softwaresystemen te willen vervangen door één geïntegreerd systeem. En er was een deadline: het contract voor het payrollsysteem zou op 1 januari 2020 verlopen.
Maar er waren ook zorgen. Zo was de RUG de eerste universiteit die met AFAS in zee ging. En de structuur en cultuur van een universiteit verschilt van de organisaties waarvoor het systeem was ontworpen.
AFAS is een mooi gecentraliseerd systeem, maar de RUG is enorm gedecentraliseerd
‘AFAS is een heel mooi gecentraliseerd systeem’, legt Meijer uit. ‘Maar helaas is de RUG enorm gedecentraliseerd. Elke faculteit werkt op een andere manier.’
Jacob Jolij, universitair docent theoretische en filosofische psychologie aan de Faculteit Gedrags- en Maatschappijwetenschappen, beaamt dat. ‘We zijn tientallen jaren bezig geweest om de zeggenschap over taken bij de individuele faculteiten neer te leggen, en nu voeren we opeens een totaal gecentraliseerd systeem in.’
Niet goed verdeeld
Dat maakte het des te belangrijker om goed te luisteren naar de mensen die de software in de praktijk moesten gaan gebruiken. Maar dat gebeurde slechts deels. FSE-technicus Arjen Kamp zat in een groep die het inkoopsegment van AFAS voor de gebruikers moest evalueren. ‘We waren ongeveer met z’n tienen’, vertelt hij. ‘Maar ik was de enige die van een faculteit kwam. De rest waren van de boekhouding of de afdeling inkopen. Het was totaal niet goed verdeeld.’
De groep kwam slechts een keer bijeen, maar dat was voor Kamp voldoende om te beseffen dat er fundamentele zaken ontbraken. ‘Ze hadden een totaal verkeerd beeld van wat de faculteiten nodig hadden.’
Daar zijn anderen op zijn faculteit het hartgrondig mee eens. FSE maakte meer dan eens duidelijk aan het college van bestuur (cvb) dat ze niet klaar waren voor het nieuwe systeem, maar daar werd geen gehoor aan gegeven.
Hobbels
En toen was het oktober 2019. Volgens het plan zouden RUG-medewerkers vanaf die maand het systeem testen met echte data. Data die vanuit het oude systeem naar de nieuwe AFAS-omgeving gekopieerd zou worden.
Maar eind september waren de gegevens door technische problemen nog steeds niet beschikbaar. ‘We konden het oorspronkelijke plan niet volgen’, zegt Boelens. ‘Er waren flink wat hobbels bij het converteren van de data.’
Ze hadden een totaal verkeerd beeld van wat de faculteiten nodig hadden
Pas op 25 november was de overdracht van de RUG-data helemaal gereed, slechts een week voor het cvb moest besluiten of het project wel of niet kon doorgaan. En dat betekende weer dat een belangrijk deel van de geplande protocollen niet gevolgd kon worden.
Boelens en zijn team gingen door met wat ze hadden. De acceptatietests werden uitgevoerd op een deel van de bestanden en op functionaliteiten die geen echte data vereisten. Ziekteverlof toekennen bijvoorbeeld, of bestellingen plaatsen. Dat leek goed te gaan.
Advies
Op het moment dat het definitieve besluit over de doorgang moest vallen, nam het AFAS-projectteam een beslissing. Hoewel er niet voldaan was aan de oorspronkelijke vereisten, was was ze wel gedaan hadden genoeg, oordeelden ze.
‘Het originele plan moest aangepast worden, maar iedereen was het ermee eens dat dit geen reden was om niet door te gaan met de implementatie’, zegt Boelens. ‘Alle belangrijke en noodzakelijke dingen, zoals het payroll-gedeelte, waren gereed. De interface werkte en de meeste dingen waren geconfigureerd en klaar om gebruikt te worden.’
Het advies aan het cvb was helder: doorgaan. En dat deden ze. Daarop volgden maanden van administratieve chaos, die nog altijd niet helemaal opgelost is.
Boelens staat nog altijd vierkant achter het besluit van de universiteit. Uitstel, vindt hij, zou niet voor meer vertrouwen of zekerheid hebben gezorgd wat betreft de problemen die in het verschiet lagen. ‘Je weet pas echt of alles werkt wanneer je live gaat met het systeem, vooral als mensen het gaan gebruiken.’
Corona
Er zouden problemen zijn, dat wist iedereen. Ook Boelens. ‘Vooral in het eerste kwartaal, of we nou zouden testen of niet. Met zulke enorme systeemveranderingen moet je altijd rekening houden met ongemak en gedoe.’
Hij had al voorzien in manieren om de gebruikers te trainen en te ondersteunen. Maar toen kwam corona en werd een toch al ingewikkelde situatie nog lastiger. ‘We konden niet in contact komen met de gebruikers op de manier die we wilden.’
Met zulke enorme veranderingen moet je altijd rekening houden met gedoe
Maar anderen denken daar anders over. ‘Meerdere tests bleken al voor de deadline niet te voldoen’, zegt commissielid Ben Karsdorp van het Centrum voor Informatietechnologie. ‘Normaal gesproken ga je dan niet door, maar in dit geval dus wel. Dat is raar, want daarmee negeer je de basisprincipes van een go/no go-moment.’
‘Er waren zeker wel wat tests uitgevoerd, maar blijkbaar niet alle noodzakelijke tests’, zegt Kalantar.
Beiden vragen zich af of er ooit werkelijk de optie was om niet door te gaan en of er wel een alternatief plan was.
Gedeeltelijke invoering
Karsdorp vraagt zich af waarom de universiteit niet koos voor een gedeeltelijke invoering. AFAS heeft verschillende modules, dus waarom niet eerst de payrollmodule invoeren en de rest uitstellen? Had het contract voor het oude payrollsysteem niet verlengd kunnen worden? De universiteit van Eindhoven had AFAS ook in 2020 zullen invoeren, maar stelde dat een heel jaar uit om chaos te voorkomen. Was dat geen mogelijkheid?
Natuurlijk was er een plan B, zegt Boelens. ‘Als het besluit zou vallen om niet door te zetten, zouden we het een jaar uitstellen en met de oude systemen blijven werken’, zegt hij. Maar dat was niet nodig. ‘Aan de echt noodzakelijke vereisten was voldaan en we hebben gelet op alle cruciale onderdelen. Het is denk ik een persoonlijke kwestie waar je een rode lijn trekt om wel of niet door te gaan. We erkennen dat er problemen waren en we moeten van onze ervaringen leren voor toekomstige implementaties.’
Een gedeeltelijke invoering, zoals Karsdorp voorstelde, was niet mogelijk. ‘In ons geval is AFAS één systeem. De modules zijn met elkaar verbonden en op het moment van het go/no go-besluit was het te laat om ze nog te scheiden.’
Nieuwe functionaliteiten
Aangezien de structuur en cultuur van een universiteit verschilt van andere organisaties, kon niet alles op de behoeftes van de universiteit worden aangepast, zegt hij. ‘Maar we hebben gezien dat AFAS zich doorontwikkelt en dat ze nog altijd nieuwe functionaliteiten aan het ontwikkelen zijn om beter aan de vereisten van de universiteit te voldoen.’
Jolij legt de schuld niet bij de software, maar zet wel vraagtekens bij de keuzes die gemaakt zijn. ‘AFAS is een goed product. De invoering had alleen succesvol kunnen zijn als ze een jaar lang overlegd hadden met, en getest hadden op, de faculteiten, zodat AFAS aangepast had kunnen worden op alle fundamentele interne verschillen.’
Dat is Meijer met hem eens. ‘Er had aan bepaalde voorwaarden voldaan moeten worden voor het systeem ingevoerd werd. Maar het cvb heeft dat protocol niet gevolgd en de RUG heeft niet gekeken naar haar eigen vereisten.’