Je studie- of studentenvereniging efficiënter en succesvoller managen met IT toepassingen, dat is ‘Besturen 2.0’. Behalve dat het tegenwoordig mogelijk is door innovatieve webapplicaties, wordt het sterk aangeraden om bestuurstaken zo snel mogelijk te automatiseren. Besturen is namelijk een tijdrovende bezigheid en blijkt naast een fulltime studie steeds vaker te intensief.

Besturen is in feite hetzelfde als het runnen van een bedrijf, zo stelde Jan Boers, voormalig praeses van de Landelijke Kamer van Verenigingen. In april lieten zeven landelijke studentenorganisaties daarnaast van zich horen met een oproep voor meer ruimte voor extra-curriculaire ontwikkeling. “Studeren is meer dan enkel het behalen van studiepunten”. Zij geven hiermee aan dat zij het niet eens zijn met het huidige beleid, dat zich richt op steeds sneller afstuderen.

Onaantrekkelijker

De StudieVerenigingenRaad (SVR) uit Utrecht zag het aantal leden van studieverenigingen de afgelopen jaren wel groeien. Deze groei wordt waarschijnlijk veroorzaakt doordat studenten het lidmaatschap van studentgezelligheidsverenigingen momenteel te prijzig vinden. Toch maakt de SVR zich eveneens zorgen of er straks nog wel voldoende actieve leden te vinden zullen zijn. Een bestuursjaar wordt namelijk financieel gezien steeds onaantrekkelijker, terwijl er tegelijkertijd steeds meer taken voor de bestuurder bijkomen.

Marketing, relatiebeheer, recruitment, event management, consultancy, beleidsplannen formuleren, studentenbegeleiding, (leden)administratie, communicatie, financiën; om er een paar te noemen. Dat besturen eigenlijk hetzelfde is als ondernemen wordt hieruit wel duidelijk.

Tijdrovend

Dat een bestuursjaar (te) tijdrovend is, wordt ten eerste natuurlijk veroorzaakt door deze uitgebreide functieomschrijving. Een tweede reden is echter dat verenigingen vaak nog gebruikmaken van aparte administratie-, boekhoud- en beheersystemen. De sneltoetsen ‘Ctrl+C’ en ‘Ctrl+V’ maken hierdoor overuren om gegevens van het ene Excel-bestand naar het andere te kopiëren. Documenten zijn daarmee dus al wel gedigitaliseerd, in tegenstelling tot de ‘hard-copy’ kasboeken en ledenlijsten die tot diep in de 20ste eeuw werden gebruikt.

Maar daar houdt de technische vooruitgang eigenlijk ook wel op. Gegevens worden namelijk nog vaak in aparte documenten beheerd en de kansen geboden door webapplicaties en andere IT toepassingen, worden te weinig benut. Er is, met andere woorden, nog vooral sprake van ‘Besturen 1.0’.

De Cloud in

Dat de technologische ontwikkeling niet aan studenten voorbij gaat, blijkt wel uit het feit dat ze praktisch allemaal over een smartphone beschikken en er steeds vaker tablets opduiken in de collegezalen. En via een Eduroam of 3G verbinding zijn studenten ook op de fiets, op de kroeg en in de UB online.

Dit zorgt voor een groeiende vraag naar ‘Cloud’ software: applicaties die via een webbrowser altijd en overal toegankelijk zijn. Over efficiënt besturen gesproken: in de ‘Cloud’ kan je op elk moment van de dag ledengegevens updaten, bloggen op je verenigingssite, nieuwsbrieven versturen naar commissies en sponsors en contributiebetalingen controleren. Koppel dit ‘cloud’ principe vervolgens aan een online eco-systeem, en je hebt ‘Besturen 2.0’.

Eenvoudiger

Een ‘Eco-systeem’ is een online beheersysteem (CMS) van waaruit je alle genoemde bestuurstaken kan uitvoeren. Ledenadministratie en relatiebeheer worden gelinkt aan websitebeheer, communicatietools, financiën en een gesloten sociaal netwerk. Leden kunnen eigen gegevens bijhouden en communicatie en facturatie gebeurt geautomatiseerd. Het maakt het leven van de penningmeester dus een stuk eenvoudiger.

Verenigingenweb

De Groninger Fiscale Eenheid (GFE), de studievereniging voor fiscale studenten, maakte hier als één van de eerste Groningse verenigingen gebruik van. Al ruim 3 jaar werkt deze vereniging in de ‘Cloud’ met het online eco-systeem van Verenigingenweb. Frederik Bosch, onlangs afgestudeerd als fiscaal econoom aan de RuG, is tegenwoordig samen met Bram Huirne eigenaar van Verenigingenweb. Het geïntegreerde platform voor de GFE ontwikkelden zij op basis van eigen bestuurservaringen.

Anno 2013 wordt het dus ook voor studie- en studentenverenigingen echt tijd om de informatie technologie te omarmen. De IT branche ontwikkelt immers de innovatieve tools en toepassingen die nodig zijn om besturen naar een hoger niveau te tillen. Met ‘Besturen 2.0’ run je je vereniging als een succesvol bedrijf: efficiënter, professioneler en effectiever.

Marloes Zweers

masterstudent CIW