Ergernis om verplichte leveranciers
Duur en nog traag ook
Door Rob van der Wal
By Rob van der Wal
Rob van der Wal
Rob begon als student-redacteur bij UKrant en is sinds mei 2023 terug als vaste medewerker. Hij schrijft nieuwsberichten, achtergrondartikelen – met een voorkeur voor wetenschap – en houdt zich bezig met internationaliseringszaken. Daarnaast werkt Rob als freelance wetenschapsjournalist. In zijn vrije tijd is hij drummer, radiomaker en moestuinier.Voor de nieuwe vaste tentoonstelling Masterminds, over baanbrekend onderzoek aan de RUG, had het Universiteitsmuseum een heel specifiek formaat touchscreen nodig. ‘En we hadden gezien dat we die op Coolblue konden bestellen’, vertelt Mariska de Bone, projectleider tentoonstellingen en communicatieadviseur bij het museum.
Eén probleem: bij een partij als Coolblue bestellen mag niet zomaar. De RUG heeft voor alle audiovisuele producten zoals schermen, geluidsapparatuur en digiborden contracten met specifieke bedrijven. Dat is wettelijk verplicht: overheden en publiekrechtelijke instellingen zoals universiteiten moeten procedures doorlopen om contracten voor de levering van goederen en diensten af te sluiten: een zogeheten aanbesteding.
Het scherm dat het Universiteitsmuseum nodig had, viel onder zo’n contract. Dus stuurde het museum het lijstje met spullen voor de tentoonstelling door naar de audiovisuele dienst van de RUG, die de uiteindelijke bestelling plaatst bij gecontracteerde partners. En toen begon het wachten. Zes weken lang.
Tot er een busje kwam voorgereden met precies dat touchscreen. Van Coolblue, geregeld door de AV-dienst, zegt De Bone. ‘Toen dacht ik wel: dat hadden we ook meteen zelf kunnen bestellen.’
Meerdere offertes
De verplichting om Europees aan te besteden geldt sowieso voor alle diensten en leveringen boven de 221.000 euro: zaken als schoonmaak, kantoormeubilair en printwerk. En dan is er nog een interne grens van 40.000 euro. Als drukwerk of de inhuur van een zzp’er minder kost dan dat én er nog geen vaste leverancier is, dan mag een afdeling zelf bepalen wie ze inschakelt. Boven dat bedrag moeten er minstens drie tot vijf verschillende partijen worden gevraagd om offertes op te sturen.
Natuurlijk, zegt De Bone, de aanbestedingspartners leveren prima werk bij de zaken die ze wel kunnen leveren. ‘Maar het grootste probleem bij ons is dat die partners niet zijn uitgekozen op het feit dat de RUG een museum heeft.’
Het is zuur als je drie tot vier keer meer moet betalen voor promotiemateriaal
Het zorgt soms voor vertraging die het Universiteitsmuseum, met harde deadlines voor tentoonstellingen, niet kan gebruiken. ‘Onze tentoonstelling Kaleidoscope zou tot half november lopen’, vertelt De Bone. ‘Maar die loopt nu noodgedwongen tot na de kerstvakantie door.’
De reden: er moet een nieuwe vloer komen in de tentoonstellingsruimtes en de door de RUG gecontracteerde partij kon dat pas in januari doen en is er dan drie weken mee bezig. In die periode moet het museum volledig dicht. ‘Als we zelf de keuze hadden, konden we meerdere vloerenleggers opbellen voor een offerte’, zegt ze. ‘Maar dat gaat nu niet.’
En dan zijn er nog de kosten van diensten. Die zijn behoorlijk hoog, zeker voor het Universiteitsmuseum met zijn kleine budget. ‘Dan is het best wel zuur als je ineens drie tot vier keer meer moet betalen voor promotiemateriaal dan wanneer je het zelf zou bestellen.’
Omslachtig
Ook binnen de faculteiten zorgen de aanbestedingen soms voor ergernis. Geraldine Gambier, managementassistent bij ENTEG, zucht nog eens diep als het over Diversity Travel gaat, het reisbureau dat de RUG een paar jaar geleden via een aanbestedingsprocedure heeft gecontracteerd. ‘Dat is slechter dan het vorige dat we hadden.’
Alle werkgerelateerde reizen die zij voor de personeelsleden moet boeken, gaan via dit bureau. ‘Maar je kunt niet zomaar boeken’, zegt Gambier. ‘Je moet eerst een offerte opvragen.’
De reis die ik wilde boeken is regelmatig al niet meer beschikbaar
Dat gaat in principe per mail, terwijl er ook een online tool is. ‘Maar dan moet degene voor wie we de reis boeken toestemming geven en zelf veel gegevens invullen’, zegt Gambier. ‘Erg omslachtig, dus die tool gebruikt echt niemand.’
Een reactie van het reisbureau – dat in het Ierse Dublin zit – laat regelmatig anderhalve dag op zich wachten. Vervolgens moeten Gambier en haar collega’s de offerte goedkeuren. Voordat de reis geboekt is, is ze al snel drie dagen verder.
‘En het gebeurt regelmatig dat de reis die ik in eerste instantie wilde boeken, dan al niet meer beschikbaar is’, zegt ze. ‘Ik vind het slecht, maar het is uiteindelijk ook niet mijn geld wat ze uitgeven.’
Wel nut
Gambier wil niet alleen maar klagen: er gaat ook veel goed, benadrukt ze. ‘De kantoorleverancier Lyreco werkt bijvoorbeeld prima. Ze leveren snel, hebben een handige shortlist met de meest bestelde artikelen en een goede klantenservice.’
Die aanbestedingsprocedures hebben daarnaast wel degelijk nut, ziet Gambier in. ‘Als iedereen maar lukraak wat zou bestellen bij het bedrijf dat hen het beste uitkomt, dan heeft de crediteurenafdeling van de RUG echt veel meer werk met alle facturen.’
Dat zou de universiteit ook veel meer geld kosten, zegt Luuk Tuinder, inkoopmanager bij de RUG. Een paar jaar geleden kostte de verwerking van één ingediende factuur al 45 euro. En dus is ergens anders inkopen echt niet de bedoeling.
Toch gebeurt het regelmatig dat medewerkers bijvoorbeeld naar de MediaMarkt gaan voor apparatuur, in plaats van het te bestellen bij leverancier die de RUG geselecteerd heeft. Een veelgebruikt argument – naast de levertijd – is de prijs. ‘En ja, het kan altijd goedkoper’, zegt hij. ‘Alleen ben je ook een tijd onderweg als je er zelf voor naar de IKEA of een andere winkel gaat. Dat moet je ook meenemen.’
80/20-regel
Maar, geeft hij toe: ‘Ik kan het niet volledig tegenhouden. Het is een illusie om alles te willen beheren.’ Liever past hij de 80/20-regel toe: de echt grote bedragen moeten sowieso worden uitgegeven bij de gecontracteerde leveranciers.
Als er te weinig werk is, gaan de leveranciers op hun afspraken letten
Daar moeten leidinggevenden op toezien. ‘Zij zouden moeten zeggen: “Hé, ik zag een declaratie van een kast bij de IKEA, maar we hebben een overeenkomst met Vepa. Dus ik ga niet akkoord.”’
Dat moet ook zorgen voor een goede relatie met die leveranciers. ‘Er is een moment waarop er zoveel via andere kanalen wordt ingekocht dat een leverancier kan zeggen: “Ik heb een overeenkomst met jullie voor de levering van tweehonderd stoelen op jaarbasis en ik kom bij lange na niet aan de honderd. En nu zitten er gewoon medewerkers niks te doen.”’
Dergelijke opmerkingen heeft hij bij de RUG nog niet gekregen, benadrukt Tuinder. ‘Er is nu werk genoeg en op veel plekken zelfs een tekort aan mensen. Maar als het andersom wordt en er is te weinig werk voor hun mensen, dan gaan de leveranciers wel op hun afspraken letten.’
Specifieke apparaten
Nog een argument dat ingebracht wordt tegen de aanbestedingen: er zijn gevallen waarin het onzinnig lijkt om leveranciers met elkaar te laten concurreren om het beste aanbod. Bij de Faculty of Science and Engineering zijn regelmatig zulke specifieke apparaten nodig, dat maar één partij ze kan leveren. Het gaat dan bijvoorbeeld om meetapparatuur of vrieskisten.
‘In dat geval starten we een zogenaamde unieke procedure’, legt Tuinder uit. Er komt een lijst van specificaties waar een product aan moet voldoen en dan wordt gevraagd wie dat kan bieden. Is er slechts één zo’n leverancier te vinden, dan mag er rechtstreeks worden besteld.
Zijn er meerdere bedrijven die hun vinger opsteken, dan geldt er toch een reguliere aanbestedingsprocedure. ‘Dat heb ik toch al twee of drie keer meegemaakt in het jaar dat ik hier nu werk’, zegt Tuinder.
En als de bedrijven niet alles kunnen leveren wat er nodig is? Dan zouden ze op zoek moeten gaan naar een onderaannemer die dat wel kan, zegt Tuinder. ‘Maar ga niet zelf de markt op. Daar hebben we juist een afdeling inkoop-contractmanagement voor.’