Promotiecultuur bèta’s moet anders
Vijf jaar werk in vier jaar tijd
Door Christien Boomsma
By Christien Boomsma
Christien Boomsma
Misschien, zegt Joost Frenken, heeft de financiële crisis van zijn faculteit wel een positieve kant. Misschien zorgt die verder bijzonder onaangename geldnood van de Faculty of Science and Engineering wel dat bètapromovendi straks binnen vierenhalf jaar in de Aula van het Academiegebouw staan om hun proefschrift te verdedigen. Eerdere pogingen om dat voor elkaar te krijgen faalden.
‘Het gaat om een cultuurverandering’, zegt de decaan van FSE. ‘En dat is niet gemakkelijk. Als ik normaal aan mensen vraag: kunnen jullie alsjeblieft je cultuur veranderen, dan knikken ze braaf, maar lopen vervolgens vast in de stroperigheid van het geheel en pogingen de steun van hun achterban te behouden. De enige manier om daar doorheen te komen is een goede crisis.’
En daar, wil hij maar zeggen, zitten we volop in.
Al in 2018, toen Petra Rudolf vertrok als dean van de Graduate School bij FSE om de baas van de overkoepelende Groningen Graduate Schools te worden, zei ze dat de promotieduur dringend omlaag moest. Toen promoveerde 47 procent binnen vijf jaar. Dat zou in 2020 op 70 procent moeten liggen. Maar bij een recente inventarisatie van de faculteit bleek er nog helemaal niets veranderd.
Afspraak
Overigens is FSE niet de enige faculteit die worstelt met dit probleem. Promovendi aan de RUG deden in 2018 – het laatste jaar waarvan cijfers zijn – 61 maanden over hun promotie, iets meer dan vijf jaar dus. ‘En bij andere Nederlandse universiteiten zie je hetzelfde beeld’, zegt Rudolf. Eindhoven was in 2018 met 55 maanden de snelste, de VU met 67 maanden de traagste.
De enige manier om de cultuur te veranderen is een goede crisis
Maar bij FSE moet dat nu echt anders. ‘We nemen iemand voor vier jaar aan’, zegt Frenken. ‘We maken een afspraak met mensen: als zij hun werk goed doen, is het mogelijk dat ze dat werk over vier jaar af hebben. Dat is een contract, hè?’
Als dat niet lukt, is dat slecht voor de faculteit. Er loopt een PhD’er rond die beslag legt op de faciliteiten en de tijd van zijn supervisor, en indirect dus ook geld kost. Maar ook komt de wetenschappelijke output in gevaar, net als de promotiepremie die later wordt betaald, terwijl daar wel op was gerekend. En dan is er het risico dat die promotie er helemaal niet meer komt, omdat de promovendus elders een baan krijgt.
Het is ook slecht voor de promovendus. Want die moet in de avonden en weekenden werken aan een proefschrift, terwijl hij er niet meer voor wordt betaald.
Begeleiding
‘Je moet als faculteit de voorwaarden scheppen om dit te voorkomen’, zegt Frenken. Maar hoe? Waarom zouden plannen om het probleem op te lossen deze keer wel helpen?
Nou, zegt hij, vanwege de financiële crisis dus. En bovendien: het is belangrijk te bedenken dat het wél kan. ‘Er zijn instituten die al heel lang geleden actie hebben ondernomen door intern een goed monitoring- en begeleidingssysteem op te zetten.’
Het Kapteyn Instituut, bijvoorbeeld, heeft al jaren een systeem waarbij een comité met mensen van buiten de groep van de promovendus meekijkt met de supervisor. ‘En als er dingen uit de hand lopen, dan wordt er ook vanuit de commissie actie ondernomen naar de begeleider en hulp geboden aan de promovendus. Het gevolg is dat de promotieduur daar enorm teruggelopen is.’
Het Stratingh Instituut en ENTEG, het Engineering and Technology Institute Groningen, slaagden er de afgelopen jaren in de promotieduur te beperken. Waar respectievelijk 45 en 40 procent van de promovendi van het cohort 2008-2012 promoveerde binnen vijf jaar, stegen die percentages naar 59 en 56 procent voor het cohort 2014-2018.
‘Het is echt een cultuurkwestie’, benadrukt Rudolf. ‘In Duitsland is de standaard promotieduur drie jaar en doen ze er vier jaar over.’
Dikker dan nodig
Maar bij andere instituten ging het juist slechter, zoals bij het Van Swinderen Instituut (van 71 naar 60 procent binnen vijf jaar), het Zernike Instituut (van 57 naar 49 procent) of het GELIFES (van 32 naar 27 procent). De gemiddelde promotieduur bij FSE veranderde daardoor nauwelijks. Met die instituten heeft het faculteitsbestuur ‘serieuze maar ook zeer constructieve gesprekken’ gehad.
In Duitsland is de standaard promotieduur drie jaar en doen ze er vier jaar over
‘Sommige instituten zijn echt afgedreven’, zegt Frenken. ‘Daar zijn de proefschriften systematisch dikker dan nodig.’ Nergens in de reglementen staat immers dat een x-aantal publicaties in high impact-tijdschriften nodig is voor een promotie. ‘Enkel dat er resultaten moeten zijn die gepubliceerd kúnnen worden.’
Ook een probleem: supervisors die niet goed nadenken over wat je nu precies kunt doen in vier jaar. ‘Als je een vierjarig project hebt, dan heb je maar drie onderzoeksjaren. Want je volgt ook cursussen en gaat naar conferenties, je geeft onderwijs en je gaat met vakantie. En je moet het geheel nog schrijven.’
Het gevolg is dat sommige promovendi nog tot de laatste dag in het lab staan en pas dan beginnen met schrijven.
Oude garde
Britt Coenen van de PhD-council bij FSE herkent dit weliswaar niet in haar eigen groep – ze promoveert binnen het Groningen Biomolecular Sciences and Biotechnology Institute – maar krijgt wel veel signalen hierover van PhD’ers. ‘En als dat normaal is binnen jouw groep, is het heel moeilijk in te zien dat het zo helemaal niet hoort.’
Frenken beaamt dat. ‘We horen vaak dat de promovendi het zelf willen, maar die hebben het eerst daar geleerd. Ze worden echt niet zo geboren. Dus we moeten de promovendi ook tegen zichzelf in bescherming nemen.’
Maar bij sommige supervisors is dit nog niet echt doorgedrongen, weet Rudolf. ‘De maatregelen die FSE nu gaat uitrollen, zijn eigenlijk voor de oude garde’, zegt ze. ‘De die-hards die zich nog niet willen aanpassen aan de veranderende tijden.’
En dus moeten er meer comités komen zoals bij het Kapteyn Instituut om de PhD’ers te monitoren. Ook moet het go/no go-moment serieuzer worden genomen, zodat een promovendus die ongeschikt blijkt gewoon stopt. Dat is goed voor beide partijen, benadrukt Frenken. ‘Anders kan het een lijdensweg worden. Voor promovendi uit sommige landen is géén proefschrift echt geen optie. Als die niet slagen, hebben ze een enorm probleem.’
Zulke promovendi krijgen een soort ‘stagebewijs’, zodat ze zonder gat op hun cv verder kunnen.
Dringend verzoek
Tegelijk beseft Frenken heel goed dat het geen zin heeft om instituten de duimschroeven aan te draaien. Wel kregen ze allemaal een ‘heel dringend’ verzoek om een stevige interne discussie te voeren om tot realistische richtlijnen te komen voor hun eigen vakgebied. ‘Dan moet het haalbaar zijn in vier jaar voor iemand die gewoon braaf werkt en goed zijn best doet.’
Elke euro telt, zeker op dit moment
Daarnaast moeten ze bedenken hoe zij in hun eigen clubje denken de promotiecultuur te kunnen veranderen, zodat daar uiteindelijk ‘best practices’ uit kunnen worden gehaald.
De reacties binnen de verschillende groepen zijn positief, zegt Frenken. ‘Alle instituten zijn er inmiddels voortvarend mee bezig, niet alleen uit financiële nood, maar ook vanwege het besef dat dit in het belang is van de promovendi. Dus ik ben ervan overtuigd dat we een duidelijk effect gaan zien in de komende jaren.’
En dan is er toch nog een klein duimschroefje: de regel dat bij een promotie die langer dan 5,5 jaar heeft geduurd een deel van de promotiepremie wordt ingehouden door het faculteitsbestuur. Instituten die een promovendus binnen 4,5 jaar over de eindstreep krijgen, ontvangen juist een bonus.
Tijd nodig
Coenen is blij met de andere maatregelen. ‘Als ze goed geïmplementeerd worden, zouden ze een goede stap kunnen zijn.’ Maar bij deze twijfelt ze. ‘Het deel daarvan dat bij het instituut belandt is bijna verwaarloosbaar.’
Frenken beseft dat het gaat om een ‘bescheiden’ bedrag: het maakt minder uit dan hij had gedacht toen hij de maatregel bedacht. ‘Maar elke euro telt. Zeker op dit moment.’ En als dat zou kunnen helpen om dit probleem voor eens en voor altijd op te lossen, dan komt er toch nog iets goeds uit de financiële crisis.
In alle gevallen zal het nog een flinke poos duren voor er resultaat is. Coenen denkt dat eerst de hele onderwijscultuur in Nederland moet veranderen. Rudolf is iets optimistischer. ‘Maar dit heeft tijd nodig’, erkent ze. ‘En je probeert natuurlijk van alles om duidelijk te maken dat dit echt nodig is.’
En wanneer is het een succes? Rudolf aarzelt. ‘Ik zou al heel blij zijn als over vier jaar zelfs maar 50 procent in vier jaar promoveert.’