Veel werk, weinig respect
Inspraak is een gevecht op de uni
Door Giulia Fabrizi
By Giulia Fabrizi
Al zo’n drie jaar was het beleidsplan voor het aannemen van wetenschappelijk personeel bij de Faculteit Gedrags- en Maatschappijwetenschappen (GMW) in de maak voordat de faculteitsraad het voor het eerst onder ogen kreeg. ‘Een plan van honderden pagina’s waar we weinig tijd voor hadden om het allemaal door te nemen’, zegt Laurent Krook, voorzitter van de raad.
Eigenlijk was het ook niet één plan, maar drie losse plannen: een hooglerarenplan, een personeelsplan voor HR en een herzien tenuretrackbeleid. Had de raad kritiek op een van die onderdelen, dan konden ze niet anders dan alles afkeuren.
‘Het plan heeft veel impact op het personeel, maar tegen de tijd dat het bij ons kwam, was het al langs allerlei gremia geweest die er wat van vonden’, zegt Krook. ‘Daardoor lag er ook druk op het bestuur, want het was rond en ze moesten het erdoor krijgen om geld te besparen. Maar wat is onze rol dan nog, behalve een paar puntjes feedback geven?’
De klacht van Krook lijkt tekenend voor hoe er op de RUG tegen medezeggenschap wordt aangekeken. De faculteitsraden (f-raden) en universiteitsraad (u-raad) zijn democratisch gekozen vertegenwoordigingen met als doel tegenwicht te bieden aan de besturen en hun besluiten kritisch te bekijken. Maar uit een enquête van UKrant onder raadsleden, en interviews met vijf van hen, blijkt dat ze zich vaak niet serieus genomen voelen door de bestuurders.
Enquête
Oud-minister van onderwijs Robbert Dijkgraaf maakte vorig jaar nog ruim 11 miljoen euro vrij om de medezeggenschap te versterken. Het geld zou gebruikt moeten worden voor betere compensatie voor raadswerk, voor scholing en voor communicatie. Want, zo stelde hij, pas als de randvoorwaarden op orde zijn, is een raad echt in staat haar belangrijke werk te doen.
Hoe staat de medezeggenschap ervoor aan de RUG? Om daarachter te komen, stuurde UKrant in april een enquête naar alle leden van de u-raad, f-raden en dienstraden (de verkozen medezeggenschap van afdelingen zoals de UB en CIT). De vragenlijst ging in totaal naar bijna 160 mensen, waarvan 49 hem ook volledig invulden.
Ik vind dat de u-raad bespeeld wordt
De antwoorden kwamen vaker van medewerkers (36) dan van studenten (13). De meesten die het invulden, zaten in hun eerste medezeggenschapsjaar (27), gevolgd door mensen die tussen de twee en vijf jaar in de medezeggenschap zaten (18), mensen die er een tot twee jaar werkzaam waren (3) en één iemand die al meer dan vijf jaar in de medezeggenschap zit.
Op de O&O-raad van de medische faculteit na, vulde minstens één persoon van alle andere raden de enquête in. Omdat sommige raden beter vertegenwoordigd waren dan anderen, is het moeilijk om de enquête representatief te noemen. Maar hij schetst wel een beeld van hoe deze raadsleden vinden dat het medezeggenschapswerk in het algemeen aan de RUG verloopt.
En daar valt nog veel in te verbeteren. Want hoewel veel respondenten over het algemeen tevreden zijn over hoe zij hun werk uitvoeren en hoe ze met andere raadsleden samenwerken, hebben ze de nodige noten te kraken over de informatievoorziening, ondersteuning en de rol van de raad.
Late stukken
De informatievoorziening in de raden blijkt een van de grootste struikelblokken te zijn voor raadsleden. Slechts 7 van de 49 respondenten antwoorden volmondig ‘ja’ op de vraag of de raad alle relevante documenten op tijd krijgt om ze voor een vergadering te bestuderen. Het overgrote deel (27) zegt ‘meestal’, 11 zeggen ‘soms’ en 4 leden zeggen ‘meestal niet’.
Hoewel er bij alle raden afspraken zijn over wanneer stukken binnen moeten zijn (vaak een week voor de vergadering), blijkt dat lang niet in alle gevallen voldoende tijd om de stukken te bestuderen. Vooral als het over grote onderwerpen gaat, zoals de jaarlijkse begrotingen of plannen als personeels- of onderwijshervormingen.
Een ander probleem dat meerdere raadsleden aankaarten, is dat het in belangrijke dossiers niet alleen om de tijdigheid gaat, maar ook om de kwaliteit van de stukken. Guido Visman, raadslid voor de Wetenschapsfractie van de u-raad, is er heel stellig in. ‘Ik vind dat de u-raad bespeeld wordt door het college van bestuur, maar met name door de organisatie erachter die documenten aanlevert’, zegt hij.
‘Dat komt terug in late informatievoorziening, door het niet beantwoorden van vragen, of juist door op het laatste moment opeens overstroomd te worden met informatie, waardoor je geen tijd meer hebt om het kritisch door te nemen.’ En als er dan kritische vragen komen, stelt hij, is het antwoord vaak in de lijn van ‘het proces is al in gang gezet’, en ‘waarom kom je nu pas met die vraag’.
Geen echte inspraak
Het is een sentiment dat ook in andere raden wordt gevoeld. ‘Wij zouden een klankbord moeten zijn, in plaats van een orgaan dat tekent bij het kruisje’, zegt Bob van der Borg, raadslid bij letteren. ‘Maar we worden in grote projecten veel te vaak pas aan het einde nog een keer meegenomen. Dan is het al met tien verschillende gremia besproken en is er geen ruimte meer voor echte inspraak vanuit de raad.’
We worden veel te vaak pas aan het einde nog een keer meegenomen
Kritische vragen en aantekeningen worden door besturen dan vaak als frustrerend ervaren, aldus de raadsleden. Terwijl ze niet per definitie tegen grote plannen zijn, maar die wel beter willen begrijpen.
Visman denkt dat dit alleen kan veranderen als er grootschalige gedragsverandering plaatsvindt. ‘Zowel bij de raad, door alerter te zijn op ontwikkelingen, als bij het college van bestuur, door te vragen om goede documenten. Tot die tijd is het een continu spanningsveld tussen de raad, het cvb en de organisaties die de documenten aanleveren.’
Hoog verloop
En dan is er nog het feit dat veel raadsleden jaarlijks wisselen. Vooral studenten, die jaarlijks worden verkozen, zitten meestal maar één termijn. Maar ook onder medewerkers, die tweejaarlijks worden verkozen, kan het verloop hoog zijn.
‘Het is best moeilijk om je wegwijs te maken’, zegt Krook. Dit was zijn eerste jaar en met hem begonnen zes andere medewerkers aan hun eerste termijn, evenals alle studenten.
‘Er staat al van alles vast, zoals vergaderdata met het bestuur, voorvergaderingen en bepaalde onderwerpen die jaarlijks terugkomen. Maar als nieuw lid is het moeilijk te zien waar je precies bij kunt sturen.’
Zijn voorganger vertelde hem goed te onthouden dat het zíjn vergadering is: van de raad en niet van het bestuur. ‘Toch zitten we vaak in de situatie dat het faculteitsbestuur bepaalt wat de agenda is. Of bijvoorbeeld wanneer onderwerpen wel of niet vertrouwelijk besproken worden.’
Na bijna een jaar heeft hij het idee dat de raad meer onderwerpen op de agenda kan krijgen, maar tegelijkertijd blijft de vraag hoeveel ruimte daar daadwerkelijk voor is. ‘We hebben al zoveel onderwerpen die standaard ter sprake komen. Als je net begint en nog nooit een financieel plaatje voor je hebt gezien, dan gaat eerst al je tijd daaraan op.’
Ondersteuning
Wat zou helpen om een raad op organisatieniveau beter te laten functioneren, is eigen ambtelijke ondersteuning. Zoals een aparte raadssecretaris, of een griffier. Bij de u-raad zijn die rollen vervuld: er is een onafhankelijke voorzitter, een griffier, een notulist en een vertaler. ‘Dat is een belangrijke reden waarom de raad op dat vlak soepel loopt’, zegt Janet Fuller van de Personeelsfractie. Doordat zij er zijn, is er continuïteit in de raad.
Als nieuw lid is het moeilijk te zien waar je precies bij kunt sturen
De notulen van de vergaderingen worden goed uitgewerkt en de administratieve taken, zoals het verzamelen en doorsturen van documenten, het maken van de agenda en het regelen van experts, worden uit handen van de raadsleden genomen.
Maar dat geldt meestal niet voor de leden van de f-raden. Daar is het vaak de voorzitter, zoals Krook, die veel van die taken op zich neemt. En dat kost veel tijd. Zelf besteedt hij regelmatig meer dan tien uur per week aan raadswerk, terwijl dit bij GMW tot dit jaar niet werd gecompenseerd.
Het verschil in compensatie tussen de faculteiten is groot. Hoewel studenten over het algemeen tevreden zijn over de compensatie (zij krijgen vaak een financiële vergoeding), geldt dat lang niet altijd voor medewerkers. De grootste klacht is dat ze te weinig tijd vrij kunnen maken om het raadswerk goed uit te voeren. ‘Mensen moeten er tijd voor krijgen’, zegt Krook. ‘Anders kun je je onvoldoende voorbereiden en ook nog inbrengen wat de gemeenschap ervan vindt.’
Extra stap
Want hoewel veel raadsleden stellen dat ze in de basis tevreden zijn over hoe hun raad werkt, stoort het ze dat ze niet die extra stap kunnen zetten: de problemen aankaarten die er spelen; de tijd hebben om niet alleen extra informatie te verzamelen, maar ook de gemeenschap te raadplegen. En ja, dat heeft te maken met hoeveel tijd een raadslid krijgt, maar ten dele ook met hoe de raad zichzelf organiseert.
Bij één vergadering waren maar twee van de negen studentleden aanwezig
‘Aan het begin van het jaar was de aanwezigheid van alle studentleden bij onze eigen vergaderingen heel hoog’, zegt Michal Tesnar, studentraadslid bij de Faculty of Science and Engineering. ‘Maar naarmate het jaar vorderde, verslapte de aandacht. Aan het einde hadden we een vergadering waar maar twee van de negen leden aanwezig waren.’ Hij heeft het gevoel dat te veel studenten in zijn raad de positie vooral aannamen om hun cv op te leuken.
‘Daardoor hebben we als studentengeleding nauwelijks eigen memo’s ingebracht’, zegt hij. ‘En als je in je eentje commentaar levert op een groot document, dan voel je gewoon dat de impact niet zo groot is. Het is mooi dat het besproken is en wordt opgenomen in de notulen, maar veel meer dan dat kun je niet doen.’
Meer aandacht voor scholing en sturing aan het begin van het jaar zou volgens hem erg hebben geholpen. ‘Daar was bij ons geen sprake van, we moesten het gaandeweg leren.’
Zichtbaarheid
Wat Tesnar ook enorm frustreert, is de onbekendheid van de raad bij de achterban die hen verkiest. ‘Als maar 20 procent van de studenten een stem uitbrengt, dan heb je niet echt een solide studentenrepresentatie. Daar moet meer zichtbaarheid voor zijn.’
Daar zijn andere raadsleden het mee eens, al denken zij dat ze daarin ook zelf een rol te vervullen hebben. ‘Als we de gedragsverandering op gang willen brengen, dan moeten wij ons ook zichtbaar maken’, zegt Visman.
Als een onderwerp over een specifieke afdeling gaat, noemt hij als voorbeeld, kan de u-raad daar ook heen. ‘De u-raad komt naar je toe, zodat ook wij zichtbaar zijn, want wij zijn er voor iedereen. Zo veranderen we ook van zeuren om meer informatie, naar zelf op zoek gaan naar beter begrip van een situatie.’
Eenzelfde initiatief wil ook de f-raad van GMW ondernemen. ‘Onze communicatie gaat nu via het faculteitsbestuur, dat is eigenlijk scheef omdat wij onafhankelijk horen te zijn’, zegt Krook. Dus hebben de leden afgesproken dat ze ieder blok een stuk gaan schrijven over wat er speelt binnen de raad.
‘We willen openheid naar de gemeenschap over hoe dingen gaan. Misschien levert dat wat frictie op, maar dat zullen we zien’, zegt Krook. ‘Belangrijker nog is dat we hopen wat meer langs de deuren te kunnen gaan om te vragen: wat speelt er bij jullie op de werkvloer? En dat we op die manier ook de agenda kunnen bepalen.’