Michael Wilkinson is ontstemd, om het netjes te zeggen. De hoogleraar computerwetenschappen en kunstmatige intelligentie had recent een onderzoeksproject afgerond toen er bericht kwam van de boekhouding van de Faculty of Science and Engineering. Of hij wel wist dat er nog 150.000 euro over was van het projectbudget? Had hij dat geweten, dan had hij de promovendi die eraan werkten een verlenging gegegeven.    

‘Het is vrijwel onmogelijk om erachter te komen hoeveel geld er nog over is voor een project’, zegt hij. ‘Dat is nogal belachelijk. De belangrijkste eis die iedereen aan zijn bankierapp stelt, is dat je kunt nakijken hoeveel geld je nog op je rekening hebt staan.’

Wilkinson is een van de vele wetenschappers die nog altijd worstelen met AFAS, dat op 1 januari 2020 werd ingevoerd. Het universiteitsbrede softwaresysteem voor de salarisadministratie, financiën, personeelsmanagement en inkopen verving de vele losse, achterhaalde computerprogramma’s die tot dan toe werden gebruikt. AFAS bood één geïntegreerd systeem voor alles en zou veel efficiënter zijn – en hopelijk ook goedkoper. 

Het enige probleem: AFAS is een ‘one size fits all’-systeem dat er niet voor gemaakt is om gebruikt te worden in een complexe organisatie zoals een universiteit. De ontwikkelaars dachten echter dat ze het wel konden aanpassen en het universiteitsbestuur gaf haar fiat om de invoering door te zetten. 

Frustratie

Het liep vrijwel meteen mis. Het AFAS-projectteam kon de hoeveelheid vragen die binnenkwamen niet aan. Simpele dagelijkse klusjes werden onmogelijk. Financieel controllers schreeuwden van frustratie tijdens informatiebijeenkomsten. Medewerkers moesten voor elk klein dingetje de helpdesk bellen via een speciale hotline. Er werden extra bijeenkomsten georganiseerd om uit te leggen hoe bepaalde taken uitgevoerd moesten worden, maar die riepen meer vragen op dan ze beantwoordden. 

Het is vrijwel onmogelijk om erachter te komen hoeveel geld er nog over is

Projectleider Erwin Boelens probeerde de universiteitsraad in maart 2020 gerust te stellen door te zeggen dat grote softwarewijzigingen nooit soepel verlopen. Ze zaten in de ‘vallei der wanhoop’, zei hij, op het dieptepunt dus. Nog twee maanden of zo, dan zouden de problemen zo’n beetje opgelost zijn. 

Maar twee jaar later veroorzaakt AFAS nog steeds het ene probleem na het andere. 

Aankopen doen is bijvoorbeeld ingewikkelder geworden, zegt technicus Arjen Kamp, die bij FSE werkt.  ‘Het systeem is veel langzamer, kost meer werk, geeft minder informatie en veroorzaakt meer problemen.’

Zijn faculteit heeft een budget van rond de 160 miljoen euro per jaar. Onderzoek dat hier gedaan wordt, vereist vaak heel specifieke en lastig te vinden materialen of instrumenten. Het is dus cruciaal dat je kunt bijhouden wat je gekocht hebt. ‘Maar ondanks alle tijd die is verstreken, kunnen we nog steeds geen financieel overzicht krijgen van onze projecten’, zegt Kamp.  

Verschillende antwoorden

Er zijn wel manieren om daar een mouw aan te passen, weet hij, maar die kosten extra tijd en moeite terwijl je zo’n overzicht snel en makkelijk zou moeten kunnen krijgen. ‘Je moet nu naar de boekhouding bellen om erachter te komen hoe het ervoor staat.’

En zelfs dan weet je nog niet zeker of de informatie die je krijgt wel klopt, stelt Marco Koopman, coördinator van de PhD Academy. ‘Ik maak me zorgen, want er stroomt veel geld door deze faculteit en daar hebben we geen rechtstreeks en nauwkeurig overzicht van.’ 

‘Als we vragen hoeveel geld er nog over is, krijgen we van iedereen die we spreken een ander antwoord’, zegt Wilkinson.

Geen controle

Wat het nog erger maakt: het is onmogelijk om in de gaten te houden wie wat koopt, zegt Kamp. ‘Iedereen op de universiteit kan geld uit willekeurige budgetten besteden.’ 

Om een aankoop te doen hoef je namelijk alleen maar een projectnummer en het nummer van het kostencentrum in te vullen – dat laatste is een soort bankrekeningnummer. En die nummers kun je opzoeken in het systeem. Kamp: ‘Als je zin hebt om iets te kopen maar daar niet voor wilt betalen, kun je een willekeurig nummer kiezen.’  

Als je niet wilt betalen voor een aankoop, kun je een willekeurig nummer kiezen

Het oude systeem werkte op dezelfde manier, aangezien mensen uit verschillende onderzoeksgroepen wel eens samenwerken en dan dingen voor elkaar kopen. Maar vroeger kon de budgeteigenaar controleren wie een aankoop deed. Nu is dat alleen nog mogelijk als het om meer dan 100 euro gaat, en een deel van de medewerkers kan zelfs 500 euro of meer besteden voor de projectleider een seintje krijgt. 

En zelfs dan kan diegene niet zien wie de aankoop precies heeft gedaan. ‘Ik heb het zelf uitgetest’, zegt Kamp. ‘Ik heb een paar mensen gevraagd of ik iets mocht kopen op hun rekening, maar zij zijn nooit geïnformeerd dat ik degene was die de aankoop deed. Een projectleider kan de uitgave goed- of afkeuren, maar er niet achter komen wie het heeft gedaan.’

Strengere regels

Zijn eigen hoogleraar besloot een keer om een anonieme factuur niet te betalen, voor een set sleutels die nooit aangekomen was en die niemand die zij kende had besteld. Maar de boekhouders drongen erop aan dat ze de factuur toch zou goedkeuren, anders kon de transactie niet doorgaan. 

‘Nadat we er weken om gevraagd hadden, kregen we van hen de naam door van degene die de bestelling had gedaan. Maar er waren vier mensen aan de RUG met die naam. Omdat het niet om een groot bedrag ging, besloot ze uiteindelijk om de uitgave goed te keuren, om van het gedoe af te zijn’, zegt Kamp. ‘Waarom vraag je hoogleraren überhaupt om een rekening goed te keuren als afkeuren eigenlijk geen optie is?’   

Het is een ‘enorme tekortkoming van het systeem’, vindt hij. En extra saillant, omdat de RUG de regels voor declaratie en aankopen heeft aangescherpt na de veroordeling van RUG-manager Hans G. voor het verduisteren van meer dan een miljoen euro in 2017.

Extra gedoe

Aankopen doen is niet het enige wat voor problemen zorgt binnen het softwaresysteem. Student-assistenten aannemen is ook lastiger geworden, omdat AFAS niet is gekoppeld aan de studentenadministratie. Voorheen, legt een secretaresse van de Faculteit Economie en Bedrijfskunde uit, hoefde ze alleen maar een studentnummer in te vullen om de benodigde informatie te krijgen. Nu kan ze alleen de basisgegevens invoeren en moet ze de student mailen om het formulier aan te vullen. 

Het systeem is slechter dan wat we hiervoor hadden

Dat levert voor beide partijen extra gedoe op, vooral omdat ze niet kan nakijken of een student een werkvergunning heeft of niet. Zo niet, dan wordt de registratie niet afgerond. ‘Maar daar krijgen we geen melding van’, vertelt ze. Dus dan moeten zij en haar collega’s tickets sturen naar de helpdesk om erachter te komen wat er mis is gegaan. ‘We zijn eraan gewend geraakt, maar het systeem is slechter dan wat we hiervoor hadden.’  

En dan is er nog de ontbrekende delegeerknop, die beloofd was maar nooit verschenen is. ‘Eerst zeiden ze dat het vanwege de privacy was en nu lijkt het erop dat het überhaupt niet mogelijk is binnen AFAS.’ Daardoor kan ze geen dingen meer regelen voor collega’s. ‘We kunnen alleen reiskosten voor ze opvoeren.’ 

Aparte taken

Miralda Meulman, clustercoördinator van kunst, cultuur en media, kunstgeschiedenis en media studies, kan haar teleurstelling ook niet verbergen. ‘Het systeem is inefficiënt en frustrerend.’ 

Als je het contract van een medewerker wilt verlengen en het aantal uren wilt uitbreiden, moet je twee aparte taken uitvoeren. ‘En als het een contract voor bepaalde tijd is, moet je eraan denken om de verlenging handmatig uit te zetten als het contract afloopt. Anders loopt het gewoon door.’  

Haar meest recente en grootste ergernis: ‘Ik kan fte’s niet meer zomaar aanpassen, ik moet het precieze aantal minuten invoeren. Soms moet je exact raden hoeveel seconden iemand werkt om 0,35 of 0,55 fte toe te voegen. Het is belachelijk.’ 

Toegang krijgen tot het overzicht met de algemene status van medewerkers – wie er met verlof zijn, ziekteverlof dat is opgenomen – is ook trager en meer werk. ‘Voorheen kreeg ik dat overzicht direct te zien. Nu moet je een verzoek indienen en dan duurt het soms wel een week voor je antwoord krijgt’, zegt Eveline van der Werf, hr-medewerker bij FEB. 

Kleine problemen

Toch is niet iedereen ontevreden. Steven Brakman, voorzitter van de afdeling Global Economics and Management bij FEB, zegt dat AFAS ‘relatief goed’ werkt. ‘Terugbetalingen zijn in de loop der tijd eenvoudiger geworden en congresbezoek en wat daarbij komt kijken is ook efficiënter geworden, vooral het regelen van vergoedingen. Er zijn wat kleine problemen, maar dat heb je met elk systeem.’ 

Terugbetalingen en congresbezoek zijn eenvoudiger geworden

Koopman geeft ook toe dat er dingen verbeterd zijn. Aan de hr-kant lijkt het soepel te lopen: lonen worden uitbetaald en mensen kunnen vakantiedagen en ziekteverlof inboeken. En Van der Werf zegt dat de personeelsdossiers meer informatie bevatten dan in het begin. 

Esther Marije Klop, portefeuillehouders middelen van FSE en daarnaast voorzitter van de adviesraad waarin verbeteringen aan AFAS besproken worden, vindt dat AFAS van ver gekomen is. Ze zou het systeem een 8 geven. 

‘Toen we bedrijfscoördinatoren vroegen om de problemen aan te wijzen, kwamen ze met 40 verschillende punten waarvan er nu 35 opgelost zijn’, stelde ze in een bijeenkomst van de faculteitsraad. ‘Maar de 20 procent die er nog ligt, kan helaas nog veel frustraties opleveren bij mensen.’ 

Het AFAS-team, hr en de boekhouding zijn hard aan het werk om de laatste gaten te stoppen, zegt ze. ‘Maar we zijn er nog niet helemaal.’ 

Koopman blijft in ieder geval sceptisch. ‘Het is absoluut waar dat het systeem flink verbeterd is. Maar er is inmiddels ook veel tijd verstreken en na twee jaar levert AFAS nog altijd veel werk op voor veel mensen.’

Engels