Universiteit
Foto Reyer Boxem

Ombudsfunctionaris Carolijn Winnubst

‘Omarm die interventie’

Foto Reyer Boxem
Ombudsfunctionaris Carolijn Winnubst is druk aan het werk om de universiteit duurzaam beter te maken. Toch staat nog niet iedereen te springen. ‘Als ik intervenieer, dan is dat omdat iets niet goed loopt. En het is niet altijd leuk daarmee geconfronteerd te worden.’
7 juni om 11:22 uur.
Laatst gewijzigd op 7 juni 2023
om 11:22 uur.
juni 7 at 11:22 AM.
Last modified on juni 7, 2023
at 11:22 AM.
Avatar photo

Door Christien Boomsma

7 juni om 11:22 uur.
Laatst gewijzigd op 7 juni 2023
om 11:22 uur.
Avatar photo

By Christien Boomsma

juni 7 at 11:22 AM.
Last modified on juni 7, 2023
at 11:22 AM.
Avatar photo

Christien Boomsma

Achtergrondcoördinator en wetenschapsredacteur Volledig bio » Background coordinator and science editor Full bio »

Nee, niet iedereen was blij met haar komst.

De universiteitsraad hamerde weliswaar op het belang van een onafhankelijk functionaris waar RUG-medewerkers terecht kunnen met klachten over een onveilig werkklimaat of andere misstanden. 

En uit haar eerste jaarverslag blijkt bovendien dat haar werk in een behoefte voorziet. 103 medewerkers van de RUG meldden zich al bij de nieuwe ombudsfunctionaris Carolijn Winnubst om te vertellen over intimidatie, discriminatie, een gebrek aan sociale veiligheid op de werkvloer of ongelijke behandeling. Ook meldden zich 27 studenten – voornamelijk met klachten over begeleiding.

En toch…

‘Voor melders is het vertrouwen in de functie misschien vanzelfsprekend’, glimlacht Winnubst. ‘Maar dat wil niet zeggen dat deze rol meteen door iedereen werd omarmd. Want ja, als ik intervenieer, dan is dat omdat er iets niet goed loopt. En het is niet altijd leuk om daarmee geconfronteerd te worden.’

Structurele problemen

Studenten en stafleden kunnen bij haar terecht als ze klachten hebben over onduidelijke procedures – iemand die vanuit het niets promotie krijgt, terwijl anderen al jaren wachten – over machtsmisbruik – een leidinggevende die schreeuwt tegen de teamleden – of over seksueel grensoverschrijdend gedrag. Structurele problemen binnen de organisatie dus, die een gezonde en veilige leer- en werkomgeving in de weg staan. 

De eerste melder is toeval, de tweede een signaal, de derde een patroon

Na zo’n eerste melding vraagt Winnubst of er meer mensen vergelijkbare ervaringen hebben. ‘Ik zeg altijd: de eerste die komt is toeval, de tweede melder is een signaal en de derde het begin van een patroon.’

Ze zal e-mails willen zien die het verhaal ondersteunen, of andere stukken. Ze kan met de bedrijfsarts gaan praten om te zien of er misschien een extra hoog ziekteverzuim is op een bepaalde afdeling. En vervolgens zal ze proberen het probleem op te lossen, bijvoorbeeld door een begeleid gesprek met de betrokkenen. Mochten die daarmee instemmen natuurlijk.

Maar als ze het idee heeft dat het écht mis is, dan kan ze er ook voor kiezen om het allemaal op papier te zetten. ‘Uiteindelijk lukt het in 95 procent van de gevallen om te deëscaleren. Een escalatie, door een ongevraagd advies of een onderzoek, komt gelukkig veel minder voor.’

Aanbevelingen

In dat laatste geval krijgt de hiërarchische laag boven die waar de problemen zich afspelen een ‘ongevraagd advies’ van haar. Hier gaat het mis, vertelt zo’n advies dan, en dit kun je eraan doen.

Alleen staan nog niet alle bestuurders te trappelen om zo’n advies op te volgen. Soms doen ze niets. Soms wordt maar een deel van haar aanbevelingen opgevolgd. Een lastig probleem, stelt ze dan ook in haar jaarverslag. Want hoe kun je als organisatie leren, wanneer je dergelijke adviezen niet de aandacht geeft die ze nodig hebben?

 ‘Je kan daar verschillend mee omgaan, hè’, zegt Winnubst. ‘Je kan het ook omarmen en zeggen: fijn dat iemand aan de bel trekt en een interventie pleegt.’

Sinds ze haar werk begon in september 2021, heeft ze vier keer zo’n ongevraagd advies geschreven. Over welke groepen die gingen, wil ze niet zeggen, en ook niet hoeveel daarvan zijn opgevolgd. Wel stelt ze dat het goed zou zijn als het reglement van de ombudsfunctionaris wordt aangepast, zodat besturen gedwongen zijn serieus om te gaan met haar niet-bindende aanbevelingen. ‘Dat er gewoon binnen zes weken een schriftelijke reactie komt bijvoorbeeld, waarin wordt aangegeven hoe het nu verder gaat.’

Dat zou ook zorgen dat er meer vertrouwen komt in het effect van het melden, waardoor naar verwachting meer mensen de drempel naar de ombudsfunctionaris over zullen stappen, schrijft ze.

Regiehouder

Toch benadrukt ze dat haar verbeterpunten wel degelijk serieus genomen worden. ‘Het begint inmiddels al te veranderen’, ziet ze. ‘Het is met zo’n nieuwe functie ook gewoon wennen. Bovendien: als organisatie wil je dat deze signalen eerder worden opgepakt. Want vaak zijn die echt wel afgegeven.’

Hoe komt het dat daar dan geen actie op volgde? 

Je kunt ook zeggen: fijn dat iemand aan de bel trekt 

Soms is het onduidelijk wie nu eigenlijk verantwoordelijk is voor het oplossen van de kwestie. Er mist, schrijft Winnubst dan ook in haar jaarrapport, een ‘regiehouder’. Ook blijken leidinggevenden niet altijd het reflectievermogen, de empathie en integriteit te bezitten die de RUG volgens haar eigen protocollen graag zou zien.

Maar sommige wetenschappers blijken ook niet zo goed te zijn in praten, merkt Winnubst, die naast haar werk aan de RUG ook een praktijk runt voor mediation. ‘Als je een kind vraagt wat er aan de hand is, dan krijg je meteen antwoord’, lacht ze. ‘Maar er zijn wetenschappers die gewoon erg in hun hoofd zitten. Ze hebben het graag over hun vak en hun passie voor de wetenschap, maar het wezenlijke gesprek blijkt nog niet zo simpel.’

Het verbaasde haar dat ze nu al meerdere keren heeft meegemaakt dat mensen afspraken vergeten of niet op komen dagen, omdat het anders in de agenda stond. In haar praktijk als mediator gebeurt dat eigenlijk nooit. ‘Ik zie het ook als een signaal van hoezeer mensen tegen de gesprekken opzien.’ 

Interculturele aspecten

En dan is er nog de internationalisering. Ze ziet in een ‘substantieel aantal kwesties’ dat interculturele aspecten een belangrijke rol spelen in de problemen waarmee medewerkers bij haar aankloppen. Een andere culturele achtergrond maakt die toch al moeilijke communicatie nóg een slagje ingewikkelder. ‘Uitzonderingen daargelaten, valt het op hoe weinig aandacht er binnen de universiteit hiervoor is’, stelt het jaarverslag.

‘Het maakt in Nederland al veel uit of mensen uit het noorden van het land komen, of bijvoorbeeld uit Limburg. Dus als mensen uit compleet andere landen komen, dan zijn er echt wel essentiële verschillen. Alleen zitten die onder de oppervlakte.’

Als mensen uit compleet andere landen komen, zijn er echt wel essentiële verschillen

Ze heeft de indruk dat er binnen de universiteit al heel snel verwacht wordt dat internationals de Nederlandse mores kennen en begrijpen. ‘Terwijl heel veel haaks staat op wat mensen gewend zijn. Omgang met je leidinggevende bijvoorbeeld, of zelf ergens op af gaan.’

Ook is er weinig aandacht voor de impact van een verhuizing naar het buitenland. Denk aan iemand die een tijdelijk contract kreeg met de belofte dat het met goed functioneren een vast contract zal worden. En vervolgens besluit de leidinggevende er toch nog een tijdelijk contract aan vast te plakken. ‘Dan is de vraag: wat is er nu precíes gezegd? Of is er in de tussentijd iets gebeurd? Een goede onboarding is echt heel belangrijk, want die mensen hebben dan hun boeltje gepakt en hun familie meegenomen naar Nederland.’

Zelfstandig onderzoek

Als er sprake is van meer verantwoord leiderschap en een goed functionerende hulpstructuur, zal er tijd overblijven om meer structurele issues aan te pakken en zelfstandig onderzoek te doen. Dat is een bevoegdheid die zij heeft als ombudsfunctionaris, in tegenstelling tot de vertrouwenspersoon. ‘Ik zou graag onderzoek doen naar de rechtsbescherming van studenten’, zegt ze. ‘Maar ik kom er nu niet aan toe.’

Of ze denkt dat dit gaat veranderen? 

Ze lacht. ‘Wat je wilt, is dat deze functie een bijdrage levert aan de lerende organisatie. Dus dat een ongevraagd advies of onderzoek in een constructief bad terecht komt en het duurzaam beter wordt.’

Wat daarvoor nodig is, is onafhankelijkheid – een aspect dat helemaal goed zit, volgens haar. Waar het college van bestuur dit jaar haar jaarverslag al zag voordat het bij de u-raad en het Lokaal Overleg belandde, gaat dat volgend jaar zéker anders. ‘Ik leer ook.’

De andere vereiste is ruggensteun vanuit de organisatie als geheel. ‘Dus ben ik druk bezig om dat te creëren. En ik ben voorzichtig positief.’

Carolijn Winnubst is bereikbaar tijdens een van de inloopuren aan de Oude Boteringestraat 71. Je kunt haar ook altijd mailen of bellen voor een afspraak.

Vertrouwenspersoon
of ombudsfunctionaris?

Studenten en medewerkers kunnen zowel bij de vertrouwenspersoon als de ombudsfunctionaris terecht als ze in de problemen komen. Beide zijn onafhankelijk en behandelen je klacht volstrekt vertrouwelijk. Maar er zijn essentiële verschillen. 

Partijdig/onpartijdig: De vertrouwenspersoon is per definitie partijdig. Zij luistert, adviseert en helpt je zo goed mogelijk om jouw problemen op te lossen. Daarbij staat ze altijd aan jouw kant. De ombudsfunctionaris daarentegen is onpartijdig. Daardoor kan zij een gesprek begeleiden of bemiddelen om de problemen op te lossen. De vertrouwenspersoon kan dat niet.

Individueel/structureel: Bij de vertrouwenspersoon kun je terecht voor individuele ondersteuning. Zij helpt je om een werkbare oplossing voor je probleem te vinden. De ombudsfunctionaris heeft een bredere rol en richt zich op structurele misstanden en knelpunten. Ook kijkt ze naar problemen met regelgeving. 

Passief/actief: De vertrouwenspersoon richt zich op wat er op haar bordje komt. Ze kan leidinggevenden weliswaar aanspreken als ze misstanden vermoedt, maar gaat er niet actief naar op zoek. De ombudsfunctionaris is actiever. Ze kan ongevraagde adviezen geven aan de organisatie als ze daar aanleiding toe ziet. Ook kan ze zelfstandig onderzoek doen als ze ergens misstanden vermoedt. 

Klop je bij de vertrouwenspersoon aan en ben je beter op je plek bij de ombudsfunctionaris? De twee onderhouden nauw contact en geven zaken aan elkaar door – met jouw instemming natuurlijk. Het belangrijkste is: meld het als je een probleem hebt.

Engels