Leestijd: 5 min. (907 wrdn)

Stuk voor stuk zijn het sterke vrouwen, de secretaresses van de bèta’s. Uitgesproken en doortastend. En toch vonden ze het nodig zich te verenigen. Niet uit protest maar om samen het hoofd te kunnen bieden aan alle veranderingen die ze doormaken.

Het werk van de secretaresse verandert namelijk – niet alleen bij de Faculteit Wiskunde en Natuurwetenschappen. Vroeger waren deze vrouwen de spil van de vakgroep en van bijna alles op de hoogte. Maar dat is niet altijd meer zo.

Telefoontjes gaan vaker direct naar de medewerkers en hoogleraren, er komt veel minder post binnen. Presentaties maken de werknemers tegenwoordig zelf en veel administratieve taken worden geautomatiseerd. ‘Ik merkte dat we niet meer het centrum zijn’, zegt Lineke Koops, secretaresse bij de afdeling facilitaire zaken. ‘Medewerkers doen steeds meer zelf, ook door allerlei technologische- en organisatorische veranderingen.’

Onzichtbare gevolgen

En dat heeft gevolgen die misschien niet direct zichtbaar zijn. Programmamakers of journalisten die geen gehoor krijgen bij een hoogleraar en er dan eentje zoeken van een andere universiteit bijvoorbeeld. ‘Eerder kwamen die telefoontjes bij ons binnen en regelden wij dat’, zegt Koops. ‘Nu werkt het anders.’

Maar dat zijn niet de enige veranderingen. Er komt nieuwbouw op Zernike, wat als gevolg kan hebben dat secretaresses meer bij elkaar op een kamer komen en nauwer moeten samenwerken.

Dat toekomstbeeld zorgde even voor een donkere wolk boven het hoofd van Koops. ‘Ik stond letterlijk naar buiten te staren en me af te vragen hoe ik mijn werk leuk kon houden’, zegt ze. ‘Die veranderingen komen er sowieso, maar hoe moest ik daar mee omgaan?’ Stilzitten en afwachten was voor haar geen optie.

Ze bleven gelukkig niet lang, die wolken. Door een bijeenkomst – ‘Van secretaresse naar personal assistant’ – kwam Koops op het idee om de secretaresses van FWN te verenigen. Met zes andere vrouwen vormt ze sinds anderhalf jaar het bestuur van het Secretaresse Platform FWN.

Trainers inschakelen

Via dat platform proberen ze hun collega’s bewust te maken van wat er aan de hand is binnen het vak – en dus ook binnen hun faculteit. Ze organiseren themabijeenkomsten en eens per jaar een grotere bijeenkomst waarbij ze met behulp van trainers dieper op een onderwerp ingaan. Er wordt er een nieuwsbrief verstuurd en er is een website met praktische informatie over werken bij FWN. In de toekomst volgt een LinkedIn pagina waar ze werkervaringen kunnen uitwisselen.

Het loopt, merken de zeven vrouwen. Boven verwachting goed zelfs. ‘De laatste lunchbijeenkomst, half mei, trok vijftig secretaresses van de tachtig die er op deze faculteit rondlopen’, zegt Annemiek Huizinga, secretaresse bij onderzoeksinstituut ESRIG. ‘Dat geeft aan dat de veranderingen op de faculteit en in ons werk echt leven.’

We zien ook kansen, zegt Koops. ‘We kunnen ons verder ontwikkelen in de punten waar we sterk in zijn. Ons bestuur is daar een goed voorbeeld van. De verschillende leden hebben taken opgepakt waar ze goed in zijn. Annemiek is van de website, van de technische kant, Bea is goed in de organisatie van bijeenkomsten en Marya doet de financiën.’

En wat vindt de baas?

En daar springen zij met hun platform op in. ‘We willen het onderlinge contact tussen de secretaresses versterken’, zegt Koops. ‘Ze bewust maken van de veranderingen, van wat dit doet met je als persoon en ze leren daarop te anticiperen. Kom achter je baas vandaan.’

En de baas, die is heus enthousiast. ‘Lambert Schomaker vindt het heel goed wat we doen’, zegt bestuurslid en secretaresse van onderzoeksinstituut ALICE Elina Sietsema. ‘En ook Dick Veldhuis, van het faculteitsbestuur, steunt ons. We hebben nauw contact met hem over wat we hier doen.’

Vroeger hadden ze misschien wel het idee dat ze pal naast hun baas stonden. ‘Maar nu lijkt het soms alsof die positie langzaam is verschoven’, zegt Sietsema. ‘Het werk is anders geworden en informatie moet nu meer gehaald worden.’

Klagen doen ze niet

Ze hopen dat de secretaresses van andere faculteiten hun initiatief overnemen, zegt Bea Zand Scholten, bestuurslid en secretaresse van moleculaire microbiologie en microbiële fysiologie. ‘We stimuleren samenwerking en het delen van kennis. We hebben bijvoorbeeld een expertiselijst gemaakt voor en met onze collega’s zodat we weten wie we voor een klus om hulp kunnen vragen.’

Klagen doen ze niet, de secretaresses. Ze zien dat de veranderingen – hoe lastig ook soms – eigenlijk een positief effect hebben op hun eigen ontwikkeling, op het gevoel dat ze nieuwe dingen leren. Al kriebelt het ook een beetje, het afscheid van het ‘oude’.

Soms is dat best jammer namelijk. ‘Vroeger had een collega een groot bord met gele stickers op haar kamer hangen, waar ze in één oogopslag kon zien wie er weg was en wie niet’, zegt Sietsema. ‘Nu staat dat in online documenten en is het minder snel paraat.’

Maar sommige dingen blijven gelukkig altijd hetzelfde. ‘Onze bazen zijn vaak drukbezet, lezen hun mail niet altijd even grondig of hebben geen tijd om hun telefoon op te nemen’, zegt Annelies Verstappen, secretaresse van de afdeling financieel beleid en administratie. ‘Wil iemand echt contact, dan ligt het eigenlijk nog steeds bij ons of de deur dan open gaat.’