Zzp’en voor de RUG

Nynke Tiekstra is grafisch vormgever en zzp’er. Geregeld klust ze voor de RUG. Die opdrachten komen uit alle hoeken van de universiteit: soms van de studie sociologie, dan weer van het instituut voor archeologie en vaak van het Universiteitsmuseum. Ze ontwerpt van alles: flyers, posters, bordjes voor tentoonstellingen en ook boeken.

Dat werk doet ze graag, maar het gaat niet altijd zoals gewenst. ‘Ik had een klus aangenomen om twee boeken te maken voor een afdeling van de RUG. Uiteindelijk werden dat er drie. Ik heb toen veel moeite moeten doen om daarvoor betaald te krijgen. Uiteindelijk zijn we overeengekomen dat ik de helft van mijn kosten voor dat derde boek vergoed kreeg. Dat was erg vervelend.’

Wie een jaar geleden een freelancer nodig had voor de RUG, regelde dat zelf. Zo ging het al jaren. Maar voor Tiekstra en zo’n vierhonderd andere zzp’ers – denk aan vormgevers, fotografen, tekstschrijvers, artiesten, gastsprekers, juristen en coaches – zorgde dat soms voor problemen. Ze kampten met onduidelijke afspraken, een administratieve warboel en te laat betaalde facturen.

Naheffing

Een angst van Tiekstra: een flinke naheffing krijgen van de belastingdienst. Freelancers moesten namelijk altijd een Verklaring Arbeidsrelatie (VAR) hebben, waarmee ze aangaven niet in dienst te zijn. Fijn, want de verklaring gaf vrijheid. Minder fijn, want de verklaring werkte schijnzelfstandigheid in de hand. Besloot de belastingdienst dat er toch sprake was van een dienstverband, dan kreeg de zzp’er een forse naheffing.

Vroeger kon een freelancer overal gelijk aan de slag

Zo’n onverwachte naheffing is voor een zzp’er funest. Maar sinds de VAR een jaar geleden plaatsmaakte voor de Wet DBA, is alles anders. Nu draagt de opdrachtgever de volledige verantwoordelijkheid voor de samenwerking.

Goed nieuws voor Tiekstra, maar de RUG moest aan de bak om de overgang zo goed mogelijk te laten verlopen. De nieuwe afdeling HR-Flex leidt daarom tegenwoordig het inhuren van zzp’ers in goede banen. ‘Het doel is om de inhuur van zzp’ers wettelijk correct en zo makkelijk mogelijk te regelen voor opdrachtgevers en opdrachtnemers’, vertelt coördinator Marja Rozema.

De zzp’er heeft namelijk wel ondernemersvrijheid moeten inleveren. ‘Het is helemaal over de kop gegaan. Dit was een aardverschuiving van de fiscus’, zegt Rozema. ‘Vroeger kon een freelancer overal gelijk aan de slag en meteen een nota opsturen. Nu moet de zzp’er voor iedere klus in de rij en meer formulieren invullen.’

Veilige kant

En dat moet wel precies goed gebeuren, anders dreigen er nog altijd boetes, alleen nu voor de RUG. Er mogen bijvoorbeeld geen zzp’ers in het onderwijs worden ingezet. ‘Die boetes kunnen in de miljoenen lopen’, zegt Rozema. ‘Je moet aan de veilige kant blijven, anders krijg je gedonder.’

En daarom is met HR-Flex een centraal loket voor de inhuur van zelfstandige ondernemers in het leven geroepen. ‘Het is onze taak om ons aan de regels te houden. We halen de inhuur weg bij de faculteiten en diensten, die laten we hier niet mee freewheelen. Alles moet nu langs ons. De universiteit bepaalt nog altijd wie ze willen inhuren, maar wij zijn de zeef.’

Om RUG en zzp’ers bijeen te brengen, maakt HR-Flex gebruik van een afgebakend deel van onlineplatform Jellow. Iedere freelancer moet zijn cv uploaden en de gegevens van zijn onderneming invullen. Met modelovereenkomsten worden tijdelijke klussen vervolgens aan gekozen opdrachtnemers gegeven.

Als het niet via ons gaat, wordt er gewoon niet meer betaald

Voor Tiekstra is de nieuwe werkwijze een zegen. ‘Ik ben opgelucht. De onzekerheid is weg. Als zzp’er heb ik nu veel meer grond om op te staan.’

Vrije zielen

Maar toch is niet iedere zzp’er blij met het netwerk. Sommige freelancers voelen zich aangetast in hun vrijheid. ‘Een universiteit kent veel vrije zielen. Die kunnen soms flink tekeergaan over het aanmaken van een profiel’, legt Rozema uit. Andere zzp’ers kost het veel tijd. ‘Niet iedereen is even digitaal. Voor hen is het lastig om zich te registreren, vooral als ze bijvoorbeeld hun btw-nummer niet bij de hand hebben.’

Toch zullen ze wel moeten, zegt Rozema. ‘Als het niet via ons gaat, wordt er gewoon niet meer betaald – al nemen we wel contact met iemand op als het misgaat, om het alsnog te herstellen via Jellow. We moeten alles uiteindelijk netjes in het dossier hebben staan.’

Alleen gastsprekers vormen een uitzondering. Een spreker mag een cadeau krijgen van maximaal vijftig euro – zoals een VVV-bon of een fles wijn. Boven die grens moet het in de administratie. En om ervoor te zorgen dat een spreker niet drie kwartier bezig is met gegevens invullen voor een halfuur spreektijd, is er een verkort formulier dat secretariaten grotendeels zelf kunnen invullen.

Digitale papieren

Gaat nu dan echt alles via Jellow? Fotograaf Elmer Spaargaren denkt van niet. Na zijn registratie – ‘echt een flink formulier’ – heeft hij het netwerk nog nauwelijks gebruikt. ‘Mijn opdrachtgevers benaderen mij zelf. Ik merk eigenlijk weinig verschil met voorheen, behalve dan dat er misschien wat meer formulieren heen en weer gaan.’

Spaargaren fotografeerde recentelijk nog de opening van het academisch jaar en de conferentie van de drie Nobelprijswinnaars. Zonder Jellow. ‘Ik krijg een projectcode, maak een factuur en stuur die naar het financiële centrum. Dan word ik netjes op tijd uitbetaald. Er moeten nu alleen wat meer gegevens op de factuur dan vroeger.’

Codes

Adviescoach Katinka Lorijn heeft wel meer werk van de procedures. ‘Het is een beetje gedoe, een extra stap. Bij elke klus moet ik codes uit mijn mailbox halen en de gegevens weer bevestigen. Voor mij voegt Jellow niet zoveel toe, maar ik doe er ook niet moeilijk over.’

Ik denk ook dat de huidige aanpak het lastiger maakt om fraude te plegen

Lorijn werkt nog op dezelfde manier als voor de invoering van Jellow – via offertes. En hoewel ze blij is met de RUG als opdrachtgever, zijn de betalingen nogal eens laat. ‘Dan moet ik een herinnering sturen, zoals bij wel meer grote organisaties waar ik voor werk.’

Extra werk

Rozema denkt dat het wel meevalt met het extra werk. ‘Als iedere zzp’er dit op eigen houtje had moeten doen, had het meer problemen en risico’s opgeleverd. Het is nu helder en minder foutgevoelig. Ik denk ook dat de huidige aanpak het lastiger maakt om fraude te plegen.’

HR-Flex wilde in het eerste jaar elke zzp’er in Jellow krijgen. Het komende jaar richt de afdeling zich op efficiëntere inhuur van de universiteit. ‘We willen meer kwaliteit bieden en als het kan ook goedkoper werken’, zegt Rozema. ‘Na een analyse van het netwerk kunnen we aanbevelingen doen aan faculteiten en diensten.’

Maar ze wil ook kansen bieden aan de zzp’ers. ‘Als iemand iets goeds maakt voor bijvoorbeeld het Universiteitsmuseum, dan wordt dat ook gezien door andere afdelingen. Mensen die goed zijn in hun werk, gaan snel door een organisatie heen. Dat moeten we mogelijk maken – en dan regelen wij dat het allemaal volgens de wet gaat.’