Studentendecaan Jos Karssies ziet de meerwaarde niet. Niet nóg een loket waar je terecht kunt met je hulpvraag of klacht, verzucht hij. ‘Het lijkt mij een verdere versnippering van wat we al bieden. Maar goed,’ gaat hij verder, ‘ik heb me er niet in verdiept.’

‘Ik had hetzelfde in het begin’, bekent organisatieadviseur Jacomijn Wolters. Zij moet de weg vrij maken voor de komst van de ombudsfunctionaris die vanaf 1 juli aan de slag gaat bij de RUG.

Want hoewel er al een oerwoud aan loketten en regelingen is waar je terecht kunt als je hulp zoekt of wilt klagen over je baas, collega of docent, komt er nog eentje bij. Een ombudsfunctionaris. Onafhankelijk en níet ingebed in de universitaire organisatie. Op last van het ministerie van Onderwijs.  

Vertrouwenspersoon

Is dat écht nodig? We hebben al de vertrouwenspersoon, het bedrijfsmaatschappelijk werk, de diversity officers, de vakbondsfunctionaris, de geschillenadviescommissie, studentendecanen, studentpsychologen, het Centraal Loket Rechtsbescherming Studenten, en de Klachtencommissie Seksuele Intimidatie, Agressie, Geweld en Discriminatie.

Het lijkt een verdere versnippering van wat we al bieden

En dat zijn alleen nog de loketten waar je via de website van de RUG naar wordt verwezen. Er zijn ook nog vier medewerkers die naast hun werk vertrouwenspersonen voor PhD-studenten zijn, je kunt bij HR-adviseurs terecht, bij studieadviseurs, directeuren, coördinatoren, Graduate Schools, veiligheidsfunctionarissen en gewoon je leidinggevende. Om het nog wat verwarrender te maken: er zijn ook nog vertrouwenspersonen wetenschappelijke integriteit en een bijbehorende commissie.

Weggegooid geld, dus, die nieuwe functie?

De ombudsfunctionaris van de Universiteit Twente – nu anderhalf jaar in dienst – kost 44.000 euro per jaar, voor 20 uur per week. Maar een arbeidsconflict op de universiteit kost gemiddeld 51.000 euro, blijkt uit een onderzoek van Tilburg University. Dus met één voortijdig opgelost conflict heb je dat nieuwe loket al uit de kosten.

Meer meldingen

Bovendien kan Marjolein Renker, de huidige vertrouwenspersoon van de RUG, wel wat hulp gebruiken, schrijft ze in haar jaarverslag van 2019. Renker behandelde in een jaar tijd 171 zaken over delicate onderwerpen, in haar eentje. 

Uit dat jaarrapport blijkt ook dat in twee jaar tijd het aantal meldingen met bijna 50 procent is gestegen. Aanleiding: meer aandacht voor ongewenst gedrag op de RUG, wat weer een gevolg is van de MeToo-beweging van eind 2017. Dat er ook echt iets aan de hand was, bleek uit een onderzoek van UKrant over seksueel grensoverschrijdend gedrag onder studenten. Van de respondenten had 39 procent daarmee te maken gehad. Bij 44 procent van die groep ging het om bedreiging, stalking of verkrachting. 

En uit onderzoek van de FNV onder universiteitsmedewerkers bleek dat ruim 40 procent te maken had gehad met een onveilige situatie op het werk. De klachten gingen vooral over machtsmisbruik, maar ook over pesten en seksueel misbruik. 

Werklast verlichten

De universiteit nam maatregelen om de vertrouwenspersoon bekender te maken. Zo plaatste ze op intranet een grote blauwe knop die naar de website van de vertrouwenspersoon leidde. Het had resultaat: er kwamen veel meer meldingen, vooral over conflicten met de baas. Maar de persoon die al die problemen moet afhandelen, kreeg er niet meer uren bij.

Hier zou iemand uitgebreider naar moeten kijken

Renker werkt nu 32 uur en krijgt daarbij 16 uur administratieve ondersteuning. Er komt per 1 april alsnog tijdelijk iemand voor 8 uur om haar werklast te verlichten, maar of dat een blijvende oplossing wordt, is ongewis. Er komt immers een ombudsfunctionaris en dat zou maar zo kunnen schelen in de werklast, denkt de universiteit. 

Volgens Han Warmelink, de eerste ombudsfunctionaris van de Universiteit Twente en oud-hoogleraar rechten in Groningen, zou dit kunnen kloppen. De vertrouwenspersonen in Twente krijgen nu iets minder meldingen, zegt hij. Aan de andere kant: ‘Ik krijg er juist veel meer.’ 

Positief bekeken: de ombudsfunctionaris vervult wel een behoefte, zegt hij. Maar met de 20 uur die hij daarvoor krijgt, red je het niet op de RUG, zegt hij, omdat die veel groter is dan de Universiteit Twente. Toch stelt het college van bestuur nu voor om maar een halve fte voor de ombudsfunctionaris uit te trekken. Die krijgt dan wel een administratieve hulp voor 16 uur, wat Warmelink dan weer ontbeert.

Landelijke pilot

Warmelink begon anderhalf jaar geleden in Twente vanuit een landelijke pilot, samen met ombudsfunctionarissen in Maastricht, Rotterdam en Delft. Allemaal in de nasleep van #MeToo en soortgelijke problemen op universiteiten, vertelt Wolters. ‘Dat er ongewenst gedrag gerapporteerd werd waarop iemand moest vertrekken en dat iedereen achteraf zei: Oh, is dat die persoon? Ja, dat wisten we allang.’ 

De pilot moest uitwijzen of de ombudsfunctionarissen konden zorgen voor ‘een veiliger werk- en studieklimaat, door klachten en vragen van studenten en medewerkers op te lossen of door ze naar het juiste loket door te verwijzen’.

‘Maar dat kan de vertrouwenspersoon toch ook?’ vraagt Karssies zich af, die als studentendecaan precies hetzelfde doet voor studenten.

Ja, beaamt Renker, maar niet altijd. ‘Ik heb wel eens dat mijn handen jeuken. Dat ik denk: hier zou iemand uitgebreider naar moeten kijken.’ Een niet-partijdig iemand, bedoelt ze. Want zij is er voor de melder en niet per se om problemen op te lossen. Dat is wel een streven, maar het is niet altijd mogelijk, zegt ze.

Eigen initiatief

Bijvoorbeeld: Renker heeft meerdere signalen gekregen van promovendi over een hoogleraar. Het is precair, ze maakt zich zorgen, ze heeft het aangegeven bij het faculteitsbestuur, maar dat laat andere zaken even voorgaan. Misschien om begrijpelijke redenen, zegt Renker, ‘maar intussen gebeurt er niets’.

Dat zou nou typisch een kwestie voor de ombudsfunctionaris zijn. ‘Die kan dan een onderzoek starten, los van de faculteit. En die kan meer inzoomen op het probleem.’ Onafhankelijk, op eigen initiatief, tussen de partijen in, gericht op trends.

De functionaris kan los van de faculteit een onderzoek starten

Nog een voorbeeld, van Warmelink: ‘Bij een faculteit waren tien meldingen over de slechte sfeer. In één concreet dossier kun je daar niet zoveel mee.’ Maar Warmelink stapte ermee naar het college van bestuur van de Twentse universiteit en die sprak het faculteitsbestuur erop aan, waardoor het niet escaleerde.

Ook bij een kwestie als die van Diederik Stapel, die jarenlang fraudeerde en uiteindelijk werd gerapporteerd door promovendi, kan de ombudsfunctionaris de drempel voor promovendi verlagen om een probleem aan te kaarten, meent Wolters.

Toch, echt onderzoek heeft Warmelink nog nooit hoeven doen, zegt hij. Meestal is een gesprek voldoende. ‘Vaak weten ze al waar ik voor bel. “Waarom doe je er dan niks aan?” vraag ik dan. En dan is het daarna vaak ook geregeld.’ Hij noemt zichzelf graag ‘het oliemannetje’.

Kunstje

Kwartiermaker Wolters moet nu eenzelfde oliemannetje zien te vinden voor de RUG. Naar aanleiding van de pilot is in de cao besloten dat elke universiteit per 1 juli een ombudsfunctionaris moet hebben. ‘Dat wordt nog wel een kunstje’, verzucht ze. ‘Je moet in zo’n functie wel stevig in je schoenen staan en hoogleraren en decanen stevig kunnen toespreken op hun gedrag.’ Bovendien: de universiteitsraad en de vakbond moeten er ook mee instemmen.

En voordat de vacature in de krant kan, moeten college van bestuur en universiteitsraad nog een paar knopen doorhakken. Over de kosten bijvoorbeeld: het cvb stelt voor om 3 ton voor twee jaar uit te trekken, met een jaarlijks budget van 35.000 euro om extern onderzoek te laten doen. Wie wordt zijn/haar baas, en moet de ombudspersoon op de loonlijst komen of – zoals het cvb voorstelt – een zzp’er zijn? En mogen studenten ook bij het oliemannetje mogen aankloppen? 

Maar als daar overeenstemming over komt, is er na de zomer dus opnieuw een ombudsfunctionaris op de RUG. Opnieuw, want de functie die we nu vertrouwenspersoon noemen, werd vroeger op de universiteit ook ombudsfunctionaris genoemd. ‘Ja,’ lacht Renker, ‘er hangt hier zelfs nog een bordje in de gang.’

Engels