Breien met
boekhouders

Leestijd: 6 min. (885 woorden)

De reorganisatie is drie jaar geleden begonnen, en op 1 mei gaat de nieuwe organisatie van start. Eerst waren er 101,3 voltijdbanen, maar dat zal langzaam afgebouwd worden naar 85,3 fte. De vervallende 16 fte moeten na drie jaar verdwenen zijn, onder meer door natuurlijk verloop, doorgroeimogelijkheden en het aflopen van tijdelijke contracten. De bezuiniging levert een kostenbesparing van 704 duizend euro op.

FEF-medewerkers mochten vanaf het begin input geven voor de nieuwe werkzaamheden van de organisatie. ‘Het gaat namelijk niet alleen om een reorganisatie, ook de werkwijze verandert’, vertelt Eric Hoogma, voorzitter van het team dat verantwoordelijk is voor de reorganisatie. En dat maakt het proces zeer ingewikkeld, legt Jan Visser van de Personeelspartij in de universiteitsraad uit. ‘Je moet niet alleen mensen verschuiven, ze krijgen ook nieuwe werkzaamheden.’

Plaatsingsprocedure

Dat verschuiven van mensen gebeurde op verschillende manieren. Voor bepaalde functies mochten medewerkers hun voorkeur opgeven en vond een plaatsingsprocedure plaats. Ze konden aangeven of ze op hun eigen faculteit wilden blijven, of liever naar een andere faculteit wilden. Verder verdwenen sommige banen en werden nieuwe functies gecreëerd, waarop medewerkers konden solliciteren. Het personeelsplan, waarin staat wie waar geplaatst is, werd in februari gepresenteerd.

In totaal hebben zo’n twintig FEF-medewerkers promotie gemaakt tijdens de sollicitatieprocedure. Ongeveer tien mensen kregen een lagere functie dan ze eerst hadden. Een van de pijlers van de reorganisatie was dat er geen gedwongen ontslagen zouden vallen, en dat is inderdaad niet gebeurd. Wel is één persoon boventallig geworden. ‘Die persoon krijgt een andere baan binnen de RUG’, vertelt Hoogma.

Over het algemeen reageren medewerkers positief op de reorganisatie. Leendert Oudman noemt het jammer dat zijn baan verdwijnt, maar ziet dit ook als een kans om wat nieuws te gaan doen. Hij was centrale controller van de hele universiteit en wordt nu management controller bij een faculteit. ‘Het is ook goed voor de RUG’, voegt GMW-administrateur Henry Been toe. Volgens Mark Aalders, hoofd financieel beleid en administratie bij de faculteit Wiskunde en Natuurwetenschappen, is het draagvlak groot. ‘Het proces is logisch en wordt zorgvuldig uitgevoerd.’

Kritiek

Er is echter ook kritiek. Medewerkers die werden herplaatst konden hun voorkeuren opgeven, maar niet alle voorkeuren zijn gehonoreerd. ‘Er waren bijvoorbeeld mensen die wel naar een andere faculteit wilden en bij wie dit niet gebeurde, en mensen die niet weg wilden, maar wel naar een andere faculteit moesten’, vertelt Aalders. En het is niet altijd even duidelijk waarom deze wensen niet zijn opgevolgd.

Universiteitsraadslid Visser legt uit dat dit te maken heeft met het waarborgen van een goede spreiding van expertise over faculteiten. ‘Het is een complexe reorganisatie, je kan het niet iedereen naar de zin maken.’ Voorzitter Hoogma zegt dat ze hun uiterste best hebben gedaan om rekening te houden met ieders voorkeuren. ‘Maar we willen ook een werkbare organisatie houden.’

Hoewel sommige medewerkers ontevreden zijn over de gang van zaken, wil niemand hier on the record over praten. Wel kan Jan Visser enkele voorbeelden geven. Zo is er een afdeling waar vier van de zes medewerkers een andere functie hebben gekregen, met als gevolg dat twee mensen moeten blijven zodat er genoeg expertise overblijft.

Die vier mensen zijn vervangen door tijdelijke krachten die ingewerkt moeten worden. Dat proces kan wel een jaar duren, waardoor de werkdruk stijgt. Op 1 september zal een nieuwe sollicitatieprocedure plaatsvinden. De kans bestaat dat er daarna opnieuw mensen moeten worden ingewerkt. Een bezwaarschrift indienen had geen zin, want daar werd met een standaardreactie op geantwoord. Een gesprek was niet mogelijk.

Hoogma denkt echter niet dat de werkdruk zal stijgen. Hij legt uit dat de werkdruk de afgelopen drie jaar al hoog is geweest. Dit komt doordat veel medewerkers hebben meegedacht over de nieuwe organisatie. ‘Iedereen doet z’n best om het voor elkaar te boksen en dat zal de komende tijd ook wel nodig blijven.’ En waar de werkdruk echt te hoog wordt, kunnen flexwerkers worden ingezet.

Ook de vastgoedafdeling van de RUG is niet tevreden, vertelt Visser. Zij werken met een apart administratiesysteem, waar alle medewerkers momenteel goed op ingewerkt zijn. ‘Waarom zou je die verplaatsen?’, vraagt Visser zich af. Toch gebeurt dit.

Doorzichtiger

Naast de personele verschuiving verandert er ook veel op andere gebieden. Zo kunnen alle facturen voortaan naar één adres worden gestuurd en worden alle administraties gecentreerd in het Financial Shared Service Center. ‘Het was nogal ondoorzichtig en hopelijk wordt het nu doorzichtiger’, aldus Visser.

Verder worden er vernieuwingen doorgevoerd op ict-gebied, maar deze veranderingen zijn nog niet helemaal af. Bepaalde delen van het online datawarehouse en de nieuwe inkoopportal zullen de deadline van 1 mei bijvoorbeeld niet halen. Bovendien kampen ze met kinderziektes, wat niet ongevaarlijk is. ‘Als daar iets misgaat, gaat het ook heel erg mis’, zegt Visser. Hij doelt op onbetaalde facturen en potentiële leveringsproblemen.

Inmiddels duurt de reorganisatie al zo lang, dat veel medewerkers er een beetje murw van zijn geworden. Visser benadrukt dat de Personeelspartij het nut en de noodzaak van de reorganisatie wel inziet. ‘Maar of dat geschuif met mensen op deze manier nodig is, wordt ernstig betwijfeld.’