Nog steeds
niet ideaal

Leestijd: 8 min. (1192 woorden)

De RUG voerde de R&O-gesprekken (resultaat- en ontwikkelingsgesprekken) begin 2013 in zodat een keer per jaar vastgelegd kan worden hoe een medewerker functioneert en wat de doelstellingen zijn voor het komende jaar. Zowel een evaluatieformulier als een functioneringsgesprek komen bij zo’n moment aan de orde. Hoewel de RUG daarvoor ook al functioneringsgesprekken hield, moest een combinatie met een ontwikkelingsgesprek voor een betere evaluatie zorgen.

Verbetering

Sindsdien is de R&O-gespreksvoering aan nogal wat discussie onderhevig geweest. Zo stond er in het begin op het evaluatieformulier geen voldoende waardoor RUG-personeel voor ‘nog niet voldoende’ of ‘goed’ moest kiezen. Voor een werknemer die voldoende was en daarmee prima functioneerde was er op het formulier geen ruimte.
Daarnaast waren de evaluatieformulieren voor iedere medewerker van de RUG hetzelfde. Maar medewerkers komen in allerlei soorten en maten: promovendi gaan bijvoorbeeld andere dingen aan dan ondersteunend personeel.

Het universiteitsbestuur heeft inmiddels ingestemd om de waardering ‘voldoende’ toe te voegen en om verschillende evaluatieformulieren op te stellen voor promovendi, wetenschappelijk personeel en ondersteunend personeel. Daarnaast is het aantal vragen teruggebracht. Hoewel dit de voornaamste bezwaren waren, is er volgens vakbondswoordvoerder Maarten Goldberg nog wel het een en ander op aan te merken.

Twee fases

Personeelsleden van de RUG hebben er volgens de vakbondswoordvoerder vooral problemen mee om in dezelfde sessie feedback te geven op de leidinggevende en te praten over de eigen toekomst. ‘Het is een mix waarbij allerlei gevoelens over kunnen springen’, vertelt Goldberg. Een oplossing hiervoor is bijvoorbeeld om het R&O gesprek in twee fases te voeren. Eerst een beoordelingsmoment en wat later in het jaar de wensen voor de ontwikkeling van de werknemer doornemen.

Het kopje ‘feedback van de medewerker op de leidinggevende,’ was gereserveerd voor medewerkers om kritiek op hun werkgever te kunnen uiten. Met dit onderdeel wilde de RUG een open sfeer creëren. Hoewel het volgens Frank Nienhuis, projectleider bij de invoering en evaluatie van de R&O-gesprekken, voor medewerkers moeilijk is om kritiek te leveren is het volgens hem wel belangrijk dat de mogelijkheid er in ieder geval is. ‘Als er echt iets aan de hand is, zal een medewerker niet heel snel zeggen wat hij van de leidinggevende vindt. Het is niet helemaal met een formulier op te lossen, maar het is wel belangrijk dat er een open sfeer is.’

Jan Visser, lid van de personeelsfractie van de universiteitsraad, ziet daar in de praktijk niet veel van terecht komen. Medewerkers zijn volgens hem ‘heel benauwd’ om kritiek te geven. Visser wordt naar eigen zeggen zelfs anoniem benaderd om namens medewerkers hierover te praten in de raad. ‘Ze willen het liefst goede verhoudingen met hun werkgevers houden’, legt hij uit.

‘De onderkant van de medewerkers, rond schaal vijf, zes is het meest voorzichtig,’ is het enige wat Visser erover kwijt wil. De UK kan volgens hem nog lang wachten totdat iemand contact opneemt om openlijk over de R&O-gesprekken te praten: ‘Ik geef je weinig kans.’

Geen structurele problemen

De kritiek op de hele systematiek van R&O-gesprekken, wordt niet zomaar open en bloot op tafel gelegd. Na een hele hoop mails verstuurd te hebben blijkt uit de reacties veelal dat RUG-personeel slechts ‘incidenteel wel van collega’s hoort dat ze ontevreden zijn over het R&O-gesprek’, zoals Casper Albers, lid van de faculteitsraad van Gedrags- en Maatschappijwetenschappen, meldt. ‘De signalen die wij krijgen lijken meer op incidenten dan op structurele problemen.’

‘Ik heb niet specifiek heel erg kritieke geluiden gehoord; natuurlijk is het formulier soms wat repetitief en ook wel eens onhandig; en bijna niemand houdt bovendien van een boel formulieren. Maar over het algemeen krijg ik de indruk dat men het wel als prettig ervaart dat het een en ander vastgelegd wordt’, laat ook Lammertjan Dam van Economie en Bedrijfskunde weten.

Ook bij de Universiteitsbibliotheek (UB) ziet Ina Brakels, HR adviseur, niet al te veel problemen. Volgens Brakels keken ze bij de UB vooral in het begin kritisch naar de beoordelingsgesprekken, maar zijn onder andere door de toevoeging van de ‘voldoende’ op de beoordelingsschaal de R&O-gesprekken nu ‘een geaccepteerd instrument’. Ook is er geen angst om een oordeel over een medewerker uit te spreken. Maar, zo stelt Brakels, ‘de UB is een open organisatie waarin feedback aan leidinggevenden toch wel gebruikelijk is. Een leidinggevende zou zich ook niet bedreigd moeten voelen als een medewerker een kritische noot laat vallen.’

Kritiek

Uit een enkele reactie op de mails die we verstuurden blijkt echter dat er links en rechts nog wel wat kritiek is. Volgens een medewerker van rechten, die anoniem wil blijven, komt dat vooral voort uit de manier waarop er in R&O-gesprekken competenties en ontwikkelingen worden getoetst. Deze moeten SMART worden geformuleerd: specifiek, meetbaar, acceptabel, resultaatgericht en tijdgebonden.

Hij vraagt zich af hoe goed deze cijfers nu echt weergeven wat hij heeft gedaan. Als je als werknemer een cursus doet, kan dat een prima teken zijn van verbetering. Maar wanneer je bijvoorbeeld als docent voor de klas staat, kan een leidinggevende volgens hem niet SMART uitdrukken of hij overtuigender of motiverender is geworden. ‘Een leidinggevende kan wellicht weten of ik beter functioneer, maar wat hem of haar gevraagd wordt is beoordelen in hoeverre ik beter ben geworden in specifieke competenties.’

Ook de medewerker van rechten geeft aan dat de combinatie van feedback geven tijdens je evaluatiegesprek en het bespreken van de toekomst problematisch kan zijn. Volgens hem moet je wel heel sterk in je schoenen staan om in hetzelfde gesprek te zeggen: ‘Ik ben eigenlijk niet zo blij met je’ om daarna een gunst te vragen voor je ontwikkeling. Je blijft als werknemer toch afhankelijk, geeft hij aan.

Worst voorhouden

Daar komt volgens Visser ook nog eens bij dat het nut van de gesprekken niet altijd wordt ingezien door de medewerkers. Ze moeten gemotiveerd worden om een R&O-gesprek te voeren en een evaluatieformulier in te vullen. Maar volgens hem is een groot deel van het personeel niet positief over evaluatiemomenten omdat er geen perspectief wordt geboden. ‘Als er bijvoorbeeld geen uitzicht is op een vast dienstverband, waarom zou je dan die gesprekken voeren? Als mensen geen worst wordt voorgehouden, worden mensen niet gemotiveerd.’ Toch wil Visser er een positieve draai aan geven: ‘Het gaat beter dan vorig jaar.’

Voor de zomer is er een RUG-brede evaluatie geweest op de R&O-gespreksvoering. Punten die daarin naar voren kwamen, zijn volgens Frank Nienhuis nu verbeterd. Zo is volgens hem gehoor gegeven aan de kritiek op het ontbreken van de optie ‘voldoende’ en over het SMART opstellen van afspraken. Dat staat nu veel minder prominent op het formulier. Nienhuis geeft daarbij duidelijk aan dat SMART ‘niet als een doel op zich moet worden gezien, maar ter ondersteuning.’

Daarnaast geeft Nienhuis aan dat medewerkers en leidinggevenden prima zelf mogen beslissen om het evaluatiegesprek op te splitsen. Echter bleek op basis van de evaluaties dat er juist meer behoefte was om de twee onderdelen meer in elkaar over te laten lopen. ‘Je kunt het één niet van het ander los zien en bespreken.’

Over drie jaar komt er opnieuw een RUG-brede evaluatie. Suggesties voor verbetering zijn altijd welkom, laat Nienhuis weten. Wel ligt het eraan wat de opmerkingen zijn: ‘verbeteringen op een formulier zijn makkelijker door te voeren dan bij het systeem.’