Met je vingers in de kas
Zowel bij Dizkartes als bij Albertus kwamen deze maand gevallen van fraude boven water.
Penningmeesters zijn vaak de daders.
Juist jaarclubs en vriendengroepen zijn kwetsbaar. Er is weinig controle en geen kascommissie.
Bovendien: een vereniging is vaak allang blij dat een student zich meldt voor de functie.
Volleybalvereniging Kroton heeft maatregelen genomen om herhaling te voorkomen van een diefstal van 3000 euro.
Ook liet de vereniging de zaak voorkomen. Dat was vooral om een signaal af te geven: steel niet van je vereniging.
Leestijd: 5 min (1215 woorden)
Twee fraudegevallen bij twee studentenverenigingen in twee weken tijd. De pers sprong er bovenop maar de verenigingen reageerden terughoudend: ‘Het is een heel vervelende situatie, die zich vooral bij de jaarclub voordoet’, zei de vicepreses Diane den Heijer van Albertus. Bij Dizkartes ging de kascommissie van de vereniging wel zelf op onderzoek uit. ‘Veel dispuutgenoten van de stelende penningmeester zijn boos’, vertelde bestuurslid van der Meulen.
Den Heijer benadrukt dat dit met verenigingsgeld van Albertus nooit had kunnen gebeuren. ‘De kascommissie is heel streng en iedereen wordt dubbel gecontroleerd.’ Penningmeesters van commissies krijgen pas verenigingsgeld als ze gedane aankopen kunnen bewijzen met bonnetjes. ‘Een kleine afwijking valt direct op. En omdat de fisci worden gecontroleerd door de kascommissie is fraude daar ook niet mogelijk’.
Heel anders gaat dat bij de jaarclubs en disputen. ‘Dat zijn vriendengroepen en we laten leden heel vrij om zelf te bepalen hoe ze met hun geld omgaan. Daar zijn ze oud en wijs genoeg voor’, vindt Den Heijer. In haar eigen jaarclub werken ze met de website wiebetaaltwat.nl en is er dus niemand die een rekening met geld beheert.
Goed gemonitord
‘Vaak hebben jaarclubs niet eens veel geld’, zegt Florentine Hasselaar, abactis bij Vindicat. ‘Alleen als ze sparen voor een lustrumreis, gaat het om grote bedragen.’ In haar eigen club stuurt het meisje dat de rekening voor het lustrum beheert regelmatig overzichten. ‘Inderdaad, we vertrouwen haar ons geld toe’, zegt Hasselaar.
Wat zou het bestuur doen als in een van de jaarclubs geld ontfutseld werd? ‘Niet veel’, geeft Hasselaar toe. ‘Dat moet de jaarclub zelf oplossen. Alle transacties rondom verenigingsgeld worden door de kascommissie en de fisci goed gemonitord, dus daar zal niets mee gebeuren.’
Vrijwilligers stelen
Vrijwilligers zouden jaarlijks tien miljoen euro verduisteren, bleek begin dit jaar uit onderzoek. Vaak zijn het penningmeesters.
Ben Crom, van de vakgroep Accounting, begrijpt dat het moeilijk kan zijn verleidingen te weerstaan. Voor je het weet heb je in een moment van zwakte iets gepakt wat niet van jou is. ‘Het is nogal naïef of wanhopig om dat te doen,’ vindt hij. ‘Immers, als eenmaal blijkt dat er geld verdwenen is, willen alle betrokkenen de bovenste steen boven krijgen. Bovendien speel je met je loopbaanperspectief: een strafblad is geen aanbeveling.’
Wat kun je doen?
Vanuit de accountancy zijn er wel wat maatregelen te nemen om de kans op diefstal te verminderen. ‘Hoe klein een groep ook is, zorg altijd voor functiescheiding. Verdeel verantwoordelijkheden over minstens twee mensen,’ vindt Crom.
‘Probeer kasgeld zo klein mogelijk te houden en betaal met PIN. En laat bij overschrijvingen de een de inlogcodes beheren en de ander de TAN-codes, dan heb je altijd twee mensen nodig.’ Hij lacht: ‘Misschien is het een idee om accountancystudenten het financieel beheer tegen het licht te laten houden; hebben ze gelijk een leuk thema voor een bachelorscriptie.’
Bij kleinere verenigingen, zoals studievereniging EPU, is de kans op stelende penningmeesters minimaal. ‘Ons budget is niet groot. Dus zelfs als er maar vijftig euro verduisterd is, zouden we het allemaal opmerken’, vertelt bestuurslid Linh Pham.
Hoe dat komt? ‘De commissies hebben vaak een budget van maar honderd euro. Er is dan ook geen kascommissie die de penningmeester controleert.’ Tijdens de wekelijkse vergadering krijgt de rest van het bestuur een overzicht van wat er in- en uitgaat. Dat is voldoende.
Toch gebeurde het in de afgelopen jaren wel vaker dat studenten geld van hun vereniging stalen. Eerder dit jaar diende de penningmeester van de financiële studievereniging Risk zijn ontslag in, nadat bleek dat hij ongeoorloofde transacties had gedaan.
In 2012 raakte het studentenfestival Stukafest nog in financiële problemen, nadat een penningmeester fouten had gemaakt. Sponsorinkomsten waren rooskleuriger ingeschat dan ze in werkelijkheid waren.
Vaak slordigheidsfoutjes
Nog eerder, in de zomer van 2011, raakte volleybalvereniging Kroton zo’n 3.000 euro kwijt door een frauderende penningmeester. Hoewel dat inmiddels drie jaar geleden is, zit het voorval bestuursleden nog altijd dwars. Daarom zijn afgelopen jaar de regels veranderd en heeft de kascommissie een grotere functie gekregen. ‘Als kleine vereniging ben je allang blij dat iemand zich aanmeldt voor de functie als penningmeester. Als die dan geen ervaring heeft, neem je dat al gauw voor lief’, vertelt voorzitter Michiel Groothuis.
Hoewel het drie jaar geleden ging om échte diefstal – 3.000 euro was veel geld voor een vereniging met een jaarlijkse begroting van zo’n 20.000 euro – maken de onervaren penningmeesters ook vaak slordigheidsfoutjes. ‘Twee jaar geleden is het ook niet netjes afgelopen, ook al was er toen geen opzet in het spel.’
Daarom krijgt de kascommissie nu wekelijks inzicht in het werk van de penningmeester. ‘Eerder riep de penningmeester de commissie bijeen, waardoor hij tijd kreeg alle rekeningen op orde te maken.’ Ook wil de vereniging graag studenten economie of accountancy op de plek van penningmeester, zegt Groothuis.
Gevoelig onderwerp
Of het allemaal effect zal hebben, weet hij nog niet. ‘De regels zijn afgelopen week ingevoerd, maar ik vermoed dat het een positieve uitwerking zal hebben.’ De frauderende penningmeester heeft het geld overigens allemaal terug moeten betalen. ‘Het OM heeft de zaak zelfs voor de rechter laten komen, al was dat meer om een statement te maken: steel als student niet van je vereniging.’
De vriendengroep die recent – door hun eigen vriend – bestolen werd, wil niet op het verhaal reageren. Meerdere keren wordt de telefoon opgehangen als we vragen naar het onderwerp. Ook studievereniging Risk laat weten niet ‘uit te willen wijden’ over de frauderende penningmeester. Het onderwerp ligt gevoelig – helemaal als het om vrienden gaat. Er wordt niet graag over gepraat.