Bye bye Windows XP

‘Ik heb geen DotOffice in mijn Word. Wat moet ik doen?’ ‘Een paar programma’s werken niet meer. Wat nu?’ ‘Ze hebben mijn p-nummer verwisseld. Komen jullie zo langs?’

Hans Brouwers en Robert Smit van het Centrum voor Informatie Technologie (CIT) worden bestookt met vragen. Iedere minuut loopt er wel iemand hun ‘crisiskamer’ binnen met een probleem. De telefoon staat roodgloeiend en Roberts bureau ligt bezaaid met gele Post-its waarop de klussen staan die hij nog moet doen. Maar de twee blijven volkomen rustig. ‘Dat is binnen een half uur opgelost’ of  ‘ik loop wel even mee’ is steeds hun antwoord.

Het CIT staat voor de grootste ict-klus in jaren. De universiteit neemt eindelijk afscheid van Windows XP en vervangt het verouderde besturingssysteem door Windows 7. Maar ook de hele filosofie achter de universitaire werkplekken is veranderd. En dat betekent dat alle bijna 8.000 machines onder handen worden genomen.

Heksenketel

Brouwers en Smit hebben de leiding over de operatie. Samen met vijf ‘uitrollers’ trekken ze van faculteit naar faculteit om het nieuwe systeem bij alle medewerkers te installeren en problemen op te lossen.

Helemaal vlekkeloos gaat dat niet, ondanks de 72 voorlichtingsgesprekken die ze dit jaar houden. ‘De meeste problemen hebben juist te maken met mensen die niet bij de bijeenkomsten zijn geweest. Er verandert best veel’, zegt Brouwers.

Sommige programma’s kunnen niet overweg met het nieuwe systeem, maar er zijn ook vreemde eenden die roet in het eten gooien. ‘Kassasystemen die nog op DOS lopen bijvoorbeeld. Of groepen die met een sterk verouderde versie van AutoCAD werken, die nergens meer mee compatible is. Iedereen heeft er in de afgelopen jaren iets bij geknutseld en dat is in de beheersing niet handig’, vertelt Brouwers

‘Het is een beetje een heksenketel, maar dat hoort erbij’, reageert Smit. ‘We pakken iedere dag 130 pc’s aan. Dan zijn er natuurlijk opstartproblemen. Maar we gaan niet weg voordat het hier honderd procent in orde is.’

Nieuwe filosofie

De update had niet veel langer op zich moeten laten wachten. Microsoft stopt namelijk begin april met de technische ondersteuning van Windows XP. En dat betekent dat er geen updates meer komen die de computers beschermen. ‘In 2003 hadden we een zelfde operatie, toen installeerden we overal Windows XP. Je kreeg alleen een nieuw besturingssysteem. Maar nu verandert alles aan de achterkant’, vertelt Brouwers.

Het CIT heeft namelijk een compleet nieuwe filosofie. In 2003 bepaalden de ict-ers van de RUG welke programma’s je mocht gebruiken en waar het op draaide. ‘We willen jullie niet meer vertellen wat het beste voor jullie is. Het systeem is nu gebaseerd op wat jullie willen. We hebben een half jaar lang medewerkers geïnterviewd om erachter te komen wat dat is’, zegt Brouwers.

De nieuwe werkomgeving bestaat namelijk niet meer alleen uit die ene computer op je bureau. Met UWP 2 (UWP staat voor universitaire werkplek), zoals de update heet, maakt het niet uit waar je bent of met welk apparaat je werkt. Je hebt overal en altijd toegang tot de programma’s van de RUG en je eigen instellingen.

Thuis inloggen…

Je complete werkplek staat namelijk ook in de RUG-cloud. En dat betekent dat je thuis of op reis op je laptop, tablet of smartphone gewoon verder kunt werken als je inlogt op uwp.rug.nl. Je ziet dan dezelfde programma’s voor je, met dezelfde instellingen.

‘Dat is ideaal. Je kunt thuis inloggen en met hetzelfde systeem verder werken. Dat werkt beter dan ik had verwacht’, vertelt promovendus Tim Busscher van ruimtelijke wetenschappen. Zijn faculteit ging eind oktober als eerste over. ‘Ze hebben een grote sprong voorwaarts gemaakt en daar waren we als universiteit ook wel aan toe’, zegt Busscher.

… of juist niet

Tenminste, als je faculteit het toelaat. Niet iedereen maakt namelijk dezelfde sprong voorwaarts. ‘Er zijn faculteiten die niet willen dat alle medewerkers thuis werken. Dan zetten we die optie uit’, vertelt Brouwers.

En ook op je werkplek bepaalt de faculteit hoeveel vrijheid je hebt. Iedereen kan kiezen uit twee versies: een ‘gesloten’ werkplek waarbij het CIT bepaalt welke software je gebruikt en je dus geen andere programma’s – zoals het veel gebruikte Dropbox – kunt installeren. En een ‘open’ variant waarbij je zelf bepaalt welke programma’s op je pc staan. Bij het een garandeert het CIT dat alles werkt, maar heb je weinig vrijheid. De ander geeft je alle vrijheid en toegang tot de cloud, maar heeft als nadeel dat de helpdesk je niet altijd kan helpen met problemen.

Hij doet het

Niet alle medewerkers zijn echter van die keuzemogelijkheid op de hoogte. Brouwers: ‘De faculteit of dienst bepaalt of we er veel of weinig aandacht aan besteden bij de voorlichting. Bij ruimtelijke wetenschappen bijvoorbeeld iets minder dan bij economie & bedrijfskunde en wiskunde & natuurwetenschappen.’

En daar is niet iedereen blij mee. ‘Ik werk zelf met een programma genaamd PLS, dat kon ik opeens niet meer installeren. Dat is wel een probleem’, vertelt universitair docent management Hans Berger. ‘Ik hoorde pas na anderhalf uur Windows installeren dat er een andere variant is. Die moet nu opnieuw worden geïnstalleerd, dat kost weer anderhalf uur. Die standaard ‘gesloten’ variant is niet gebruiksvriendelijk, dat is puur beheersmatig.’

‘Ze hebben ons tijdens de installatie niet verteld over die keuzemogelijkheid’, zegt promovenda Jessica de Boer van planologie. ‘Omdat je nu zelf geen dingen kunt installeren moet je dat steeds aan het CIT vragen.’

Anderen willen zich juist helemaal niet druk maken over de opties en mogelijkheden. ‘Hij doet het. Je logt in en je gaat aan het werk. Dat is ook hoe het moet werken. Ik ben er niet zoveel mee bezig. Als internet en Word het doen, ben ik een blij mens’, zegt universitair docent ruimtelijke planning Chris Zuidema.