Rode loungebanken, afwasbare toetsenborden, verstelbare bureaus en geluidsabsorberende muren met gaatjes. Microsoft, Interpolis, SNS Reaal en de provincie Overijssel werken er al jaren mee. En de RUG is nu ook gepakt door het HNW-virus. De tuinvleugel tussen het Academiegebouw en het bestuursgebouw is ingenomen door zestig ‘pioniers’ die de komende maanden experimenteren met Het Nieuwe Werken.
De term wordt vaak geschreven met hoofdletters, omdat de nieuwe stijl zich inmiddels heeft verheven tot een ideologie. Een revolutie volgens velen, die ervoor moet zorgen dat we productiever zijn, minder kosten maken en minder kantoorruimte nodig hebben. ‘Het is een visie om werken effectiever, efficiënter maar ook plezieriger te maken, door de medewerker centraal te stellen’, volgens HNW-goeroe Dik Bijl.
Bill Gates
Het hele idee is ontstaan in het brein van miljardair en Microsofttopman Bill Gates. In mei 2005 schreef hij in een memo onder de titel The new world of work over de dreigende informatielawine. Nieuwe technologische snufjes moesten ervoor gaan zorgen dat we plaats- en tijdonafhankelijk konden gaan werken. Dat zou veel kosten besparen en beter aansluiten op de 24-uurs economie.
Hij zaaide vooral angst onder managers en bestuurders door een beeld te schetsen van massaal onder stress bezwijkende personeelsleden als gevolg van de rap toenemende hoeveelheid e-mails. Alleen door software – zijn software – te kopen zouden we overleven.
Wie de designlampen, hippe stoelen en zitzakken er bij heeft verzonnen is niet helemaal duidelijk. Microsoft heeft er in elk geval inmiddels een flinke handel van gemaakt.
Weg met de vergadercultuur
In de Proeftuin – het gloednieuwe kantoor van de RUG – wordt de visie van Gates sinds begin mei toegepast. Daar bepaalt iedereen nu zelf waar hij werkt, met wie hij werkt en hoe hij werkt.
De met asbest besmette kantoortjes van de financiële dienst zijn gesloopt, de vleugel is compleet verbouwd om dat mogelijk te maken. De ‘pioniers’ – zoals ze binnen de universiteit worden genoemd – hebben allemaal een laptop en iPhone 4 gekregen om ervoor te zorgen dat ze volledig mobiel en altijd bereikbaar zijn.
Elf gebruikersgroepen en een programmateam gingen eraan vooraf om het project op poten te zetten. Aanjager Delinah Halverson kreeg er een jaar de tijd voor. Hoe het uitpakt weet ze niet. ‘We gaan het ervaren. Ik wilde eigenlijk niet al die bureaucratie eromheen. Laat iedereen maar komen, en dan zien we wel hoe het gaat. Maar dat bleek toch moeilijk te doorbreken’, vertelt ze.
Medewerkers van acht verschillende afdelingen zitten in de Proeftuin aan open werkplekken: automatisch verstelbare bureaus met laptop docking station, iPhone-dock en gifgroene scheidingswandjes.
Gepraat wordt er nauwelijks. En als er al iemand iets zegt, dan is het op fluisterniveau. ‘Hoe was je weekend?’
‘Ja, goed.’
‘Terwijl het juist de bedoeling is dat we meer met elkaar gaan praten. Zodat je ook mensen van andere afdelingen hoort en denkt: ‘Hé, dat is handig!’ We willen af van die officiële memo’s en tijdrovende vergadercultuur. Het moet gemakkelijker worden om over de grenzen van je afdeling te kijken. Maar het is hier nu steeds wel heel erg stil. Maar ja, we werken ook hard’, verklaart Halverson.
Nieuwe vrijheid
De nieuwe medewerker verzint ’s ochtends zelf of hij thuis werkt, in het lunchcafé op de hoek gaat zitten, of z’n laptop in het docking station knalt. Die nieuwe vrijheid moet volgens Halverson vooral zorgen voor ‘meer plezier in het werk’.
Maar daar zijn wel regeltjes voor nodig, ontdekten ze vorige maand bij Yahoo. De kantoren van het Amerikaanse internetbedrijf bleven angstvallig leeg, omdat iedereen thuis ging werken.
‘We willen juist minder regeltjes, maar je moet wel een aantal kaders hebben. Mag je een maximaal aantal dagen buiten kantoor werken? Gaan we hier op één vaste dag allemaal zitten? Hoe vind je elkaar? Dat soort vragen gaan we met de leidinggevenden en de pioniers bespreken’, zegt Halverson.
De Proeftuin is een pilot voor de hele universiteit. Het is niet langer de vraag of dit de nieuwe werkstijl aan de RUG wordt, maar wanneer de rest over gaat. ‘Voor de universiteit betekent flexibel werken ook dat er minder werkruimte nodig is, en dus minder panden. En dat is een flinke kostenbesparing. Maar ik zie het liever ook als duurzamer. Minder werkruimte betekent ook minder gebruik van licht bijvoorbeeld.’
De RUG-medewerkers in de Proeftuin bevalt het in elk geval goed. Niet omdat ze nu zo flexibel zijn, maar meer omdat ze eindelijk het gedroomde kantoor hebben met het mooie uitzicht en de moderne, frisse meubels. ‘Het werd ook wel de hoogste tijd’, fluistert een van hen.
|
Het nieuwe werken is gekaapt ‘Weer een mislukte managementhype!’ Dik Bijl is dé Nederlandse goeroe van het nieuwe werken. Hij schreef boeken en organiseerde workshops om bedrijven van het nieuwe geloof te overtuigen. Maar het resultaat staat hem tegen. ‘Het nieuwe werken is dood.’ ‘Ik ben uitermate teleurgesteld’, zegt de goeroe over de telefoon. Als medewerker van Microsoft, de geboorteplaats van het nieuwe werken, begon hij in 2006 zich in de visie van Gates te verdiepen. Niet veel later verscheen zijn eerste boek waarin hij het nieuwe werken als oplossing aandraagt voor de fileproblemen, vollopende e-mail inboxen en de vermoeiende vergadercultuur. Maar die tijd is voorbij, weet hij nu. TNO-onderzoeker Merle Blok bevestigt dat de term te pas en te onpas wordt gebruikt. ‘Bij elke verbouwing of verplaatsing van een wandje wordt geroepen dat ze op het nieuwe werken overgaan. Het voelt als een hype’, zegt ze. Bedrijven roepen dat ze ermee aan de slag gaan. ‘Maar als ik naar de cijfers kijken wordt het nauwelijks echt toegepast.’ Feedback geven, op resultaten sturen in plaats van aanwezigheid en complimenten uitdelen, dat zorgt voor een stijging van de productiviteit. En mensen het gevoel geven dat ze controle hebben over wat ze doen en wanneer. ‘Maar die vrijheid moet je ervaren. Als een bedrijf zegt je mag wel thuiswerken maar alleen op vrijdag, dan werkt het niet’, vertelt Blok. |