Het is vrijdagmiddag en roostermaker Edwin Kiers van gedrags- en maatschappijwetenschappen leunt achterover in zijn stoel. ‘Stress? Nee joh. Die hebben we in maart’, lacht hij. ‘Nu hoeven we alleen nog maar kleine dingen aan te passen.’

Hoe werkt die mammoetklus? In maart vullen alle docenten de Ocasys, waarin alle vakken staan. Van daaruit wordt het rooster gemaakt. ‘Het mooie is dat de vakken elk jaar ongeveer gelijk blijven. We kunnen het rooster van het vorige jaar grotendeels gebruiken’, legt Kiers uit.

De aanpassingen daarop, net als de roosters voor nieuwe vakken, knutselen Kiers en zijn collega’s vanaf maart in elkaar. Geen supercomputer die dat kan. ‘We gebruiken een systeem van halverwege de jaren negentig dat er, inderdaad, nogal prehistorisch uitziet.’ Nieuwere systemen zijn er wel, maar zijn allemaal langzamer.

Puzzelen

Het systeem kijkt of een docent niet op twee locaties tegelijk is ingepland, of een lokaal vrij is en of studenten niet al iets anders hebben. Maar met de andere factoren moet de roostermaker zelf puzzelen. Neem bijvoorbeeld psychologie, waar een ruime meerderheid van de internationale studenten uit Duitsland komt. ‘Die gaan in het weekend naar huis. Een docent wil dus liever geen werkcolleges op vrijdagmiddag, want dan komen ze niet opdagen wat tot lagere studieresultaten leidt.’

Of tweedejaars die ook eerstejaarsvakken moeten kunnen volgen. Het kan zijn dat ze moeten herkansen. En het is belangrijk colleges aansluitend te plannen. Sowieso geeft geen enkele docent graag ’s avonds les. En er moet altijd eerst ruimte zijn voor hoorcolleges, daarna pas het werkcollege.

Tenslotte moeten de facultaire roosteraars onderling afspreken wie welke van de grote zalen wanneer mag gebruiken. Want daarvan zijn er niet genoeg. Zalen van externe partijen zoals Pathé worden alleen in noodgevallen ingezet.

Koud kunstje

Het lijkt ingewikkeld, maar als je dit werk al zes jaar doet – zoals Kiers – is het een koud kunstje. ‘Een nieuwe roosteraar inwerken duurt wel erg lang’, erkent hij.

Het lastigste is wanneer er pas in september fouten in Ocacys opduiken. ‘Voor je het weet begint alles te schuiven en klopt niets meer.’

Ook is het in september altijd spannend of er niet ineens meer studenten komen opdagen dan verwacht.

Maar deze september? Geen grote fouten en maar één opleiding die meer studenten heeft dan begroot en in te kleine zalen is ondergebracht. Maar ach: ‘Standaard is tien procent ziek, niets aan de hand dus.’