Het Education Support Centre (ESC) van de Faculteit Wiskunde en Natuurwetenschappen ziet er prachtig uit: het is er ruim en licht en er zijn grote werkplekken voor studenten. Medewerkers die een ondersteunende rol vervullen bij het onderwijs van alle opleidingen van FWN – zoals studieadviseurs, onderwijscoördinatoren, secretaresses en administratief medewerkers – zitten bij elkaar en studenten kunnen daar terecht voor informatie en studieadvies.

Chaos

Maar de komst van het ESC heeft onder dat ondersteunende personeel voor heel wat onrust gezorgd. De faculteit ging van drie disciplines – levenswetenschappen, natuurkunde en informatica/wiskunde – naar een undergraduate en graduate structuur. Het ondersteunend personeel werkt daardoor niet meer per discipline: ze moeten allemaal samenwerken.

Het resultaat was chaos. De werkdruk nam toe. Medewerkers meldden zich ziek, raakten overspannen of namen zelfs ontslag. ‘Het was letterlijk een soort van overleven’, zegt een van de betrokken studieadviseurs. ‘De heren van het bestuur hadden een soort utopische gedachte: als alles bij elkaar zit, komt het vanzelf goed. Dat was dus niet zo.’

In haar directe omgeving zijn vijf collega’s ziek geworden. ‘Ik heb zelf ook geworsteld. Steeds weer een andere plek, andere taken. Uiteindelijk leek het alsof alle studenten, van alle opleidingen, bij mij aanklopten.’

Puin ruimen

De chaos werd compleet door ontwikkelingen als de invoering van matchingsgesprekken, andere manieren van studenten werven en het grote aantal studenten, zegt ze. ‘Dat werd dan over de heg gekieperd. Maar hoe we daar mee om moesten gaan, werd ons niet gezegd.’

Volgens een opleidingscoördinator zijn ze binnen het ESC nu bezig met puin ruimen. ‘Puin ruimen en doorgaan. We waren geen van allen blij met hoe het vorm kreeg, met de snelheid. Het verdient geen schoonheidsprijs, maar we zijn in de laatste fase.’

Werkdruk

Het proces is onderschat, beaamt voorzitter Lucia van der Voort van de faculteitsraad. ‘Met name ook door het faculteitsbestuur. Ook het feit dat de werkdruk vooral bij het ondersteunend personeel belandde, was niet goed ingeschat.’

De faculteitsraad heeft aldoor zijn best gedaan het probleem onder de aandacht te brengen, zegt Van der Voort. ‘Nu is het bestuur bezig met het aantrekken van nieuwe medewerkers. Maar de reactie is aan de late kant. Wij zijn erg teleurgesteld dat het zo is gegaan.’

Cultuurverschillen

Volgens bestuurder Peter van Haastert was de organisatieverandering van tevoren niet goed te beoordelen. ‘We konden niet inschatten hoe lang de weg was om het bij elkaar te krijgen, hoeveel cultuurverschillen er waren. Iedereen – op alle niveaus – is met veel enthousiasme begonnen, maar zonder er vooraf goed over na te denken hoe we dit veranderingsproces in moesten gaan.’

Dat er medewerkers overspannen raakten, kwam volgens hem met de enorme veranderingen en de grote hoeveelheid medewerkers die daarmee te maken had. ‘Natuurlijk betreur ik dat. Het had veel te maken met het feit dat de organisatie nog niet stond. Maar dat is logisch bij zo’n grote verandering.’

Positief

Nu worden er nieuwe medewerkers aangenomen. ‘Dat gaat heel voortvarend’, zegt Van Haastert. ‘De taken zijn duidelijk en worden gedeeld. We kijken positief naar de toekomst.’

Dat gevoel heerst nu ook op de werkvloer. ‘Het gaat beter’, beamen verschillende medewerkers.

‘De sfeer is goed, we willen door’, zegt de opleidingscoördinator. ‘Maar het is triest dat er onderweg collega’s zijn geknapt. De hogere bobo’s mogen zich straks nog wel ‘s achter de oren krabben over wat ze hebben aangericht.’