Financiële chaos bij FSE door nieuw softwaresysteem
Financiële chaos bij FSE door nieuw softwaresysteem
Door Giulia Fabrizi
By Giulia Fabrizi
Giulia Fabrizi
Van uit de hand gelopen studentenfeestjes tot bezette universiteitsgebouwen en van kamertekorten tot dreigende bezuinigingen: Giulia houdt al het nieuws in de gaten. Ze praat graag met de mensen die het aangaat, schrijft erover en begeleidt freelancers bij het maken van nieuwsartikelen. Eerder werkte ze als stadsredacteur Groningen en gemeenteverslaggever Haren voor Dagblad van het Noorden.Een duidelijk overzicht ontbreekt en handmatige aanpassingen achteraf zullen niet in alle gevallen mogelijk zijn.
De problemen ontstaan onder meer doordat in de nieuwe software ook nieuwe projectnummers zijn opgenomen. Heldere instructies over de nieuwe nummers ontbreken en binnen de faculteit heerst veel onduidelijkheid over het gebruik ervan.
Vragen hierover worden door AFAS niet of niet goed beantwoord. Het resultaat is dat medewerkers zelf op zoek gaan naar oplossingen. Goed ingevoerde bronnen vertellen UKrant echter dat er maar weinig mensen zijn die het systeem daadwerkelijk snappen, waardoor er veel ‘houtje-touwtje-oplossingen’ worden verspreid.
Projectnummers
De verandering van projectnummers is in principe simpel. Vroeger had elk project een eigen projectnummer. Zowel projecten uit de eerste geldstroom (geld dat een groep krijgt van de universiteit) als uit de tweede en derde geldstroom (projectgeld dat van bijvoorbeeld NWO- of EU-subsidies komt) hadden een eigen nummer. De nummers waren als het ware een rekeningnummer waar het geld voor een project op stond.
In het nieuwe systeem heeft alleen het geld uit de eerste geldstroom nog één nummer. Alles dat als project wordt gezien, heeft er nu twee: een kostenplaats en een projectnummer. De kostenplaats geeft aan uit welke geldstroom het geld gehaald moet worden en de projectcode uit welk specifiek potje.
Wie een bestelling doet, moet in het nieuwe systeem dus zowel de kostenplaats invoeren (meestal de tweede of derde geldstroom) als het projectnummer. Alleen zo kan het geld dat voor een bestelling wordt gefactureerd, ook daadwerkelijk bij het juiste project worden gedeclareerd.
Onbruikbare geldstromen
De afgelopen weken bleken de tweede en derde geldstromen (waar een groot deel van FSE van afhankelijk is) in het systeem onbruikbaar te zijn. De eerste geldstroom stond daarentegen wel open. Resultaat: mensen bestelden hun projectmatige benodigdheden niet met de referentie naar hun eigenlijke geldpotje, maar vanaf de eerste geldstroom.
Bovendien hadden ze vervolgens maar één extra code nodig om de bestelling af te maken. Lang niet iedereen gebruikt hier de projectcode voor, maar voert de kostenplaats in. Zeker voor de algemenere bestellingen, die veel onderzoeksgroepen weleens doen, betekent dit dat het moeilijk zal zijn om achteraf nog uit te zoeken bij welk project welke bestelling hoorde.
Grote chaos
Doordat mensen nog wel kunnen bestellen, lijkt het werk aan de voorkant gewoon door te kunnen gaan. Waar het echte probleem ontstaat, is aan de achterkant van de faculteit. Zo is er voor de zakelijk coördinatoren, de mensen die normaal gesproken de financiën van een project bijhouden, nog geen financieel overzicht van projecten.
Er wordt nog aan een tool gebouwd, maar tot zover is de informatie die de coördinatoren normaliter zouden bijhouden niet te zien. Daardoor kunnen zij hoogleraren of projectleden – die normaal bij hen aankloppen voor financiële vragen – niet vertellen hoe het met de financiën van een groep staat.
Handmatige check
Hier komt bovenop dat de bestellingen administratief niet goed ingevoerd zijn en er eerst een handmatige check zal moeten plaatsvinden om alles te controleren. Door de verwarring met het gebruik van de codes, is het nog maar de vraag hoeveel van de verkeerd geregistreerde bestellingen achteraf aan de juiste budgetten zullen kunnen worden gekoppeld.
Hiermee loopt de hele faculteit – die grotendeels draait op projecten en subsidiegelden – het gevaar dat projectgroepen bij de volgende declaratie te weinig, of in sommige gevallen zelfs geen, subsidiegelden kunnen declareren bij subsidieverstrekkers. Het risico hiervan is dat de subsidieverstrekker daardoor kan denken dat er veel meer geld is aangevraagd dan nodig, wat er in het ergste geval toe zou kunnen leiden dat volgende subsidies lager uitvallen, of zelfs niet worden toegekend.